Incasseren vorderingen
Bedrijfsproces
Legenda
Kennismodel
Type: Bedrijfsproces
Soort: Primair
ArchiMate
- Elementtype
- BusinessProcess
- Element-id
- Id-fed51675-cc09-64c5-a301-d0261535b212
- ArchiMate-model
- CORA 4.3
- Bron
- CORA 4.0
Incasseren vorderingen
Het proces incasseren vorderingen woningcorporaties betreft het deel van het Incasso proces dat door de woningcorporatie uitgevoerd wordt. Dit proces bestaat uit vier werkprocessen. Namelijk de pre-minnelijke fase, de minnelijke fase 1, afsluiten betalingsregeling en bewaken uitzonderingen Incasso.
(Incasseren vorderingen is het bedrijfsproces waarmee vorderingen worden gesignaleerd en indien van toepassing afspraken worden gemaakt hoe de vordering wordt ingelopen)
Toelichting figuur
- Het proces en de te leveren bedrijfsservice staan centraal.
- De resultaat kPi's en bedrijfsrisico's staan altijd boven het bedrijfsproces/de dienst ingetekend, apart van de proceskPi's en procesrisico's die altijd onder boven het bedrijfsproces/de dienst staan.
Elementen
- % Automatische incasso's (Proces-indicator, Aantal overeengekomen automatische Incasso’s, geteld aan het einde van het kwartaal, gedeeld door het aantal VHE. Dus het aantal automatische Incasso’s op bijvoorbeeld 31 maart t.o.v. het aantal VHE op dezelfde datum.)
- % Huurachterstand (HAP1) (Resultaat-indicator, Totale betalingsachterstand ultimo kwartaal (inclusief huur, servicekosten, et cetera) gedeeld door gefactureerde omzet over de afgelopen 12 maanden (inclusief huur, servicekosten, et cetera).)
- % Huurachterstand (HAP2) (Resultaat-indicator, Totale betalingsachterstand ultimo kwartaal van zittende huurders (inclusief huur, servicekosten, et cetera) gedeeld door gefactureerde omzet over de afgelopen 12 maanden (inclusief huur, servicekosten, et cetera).)
- 3e Partij risico’s (Risico, Het risico dat de uitbestede activiteiten aan een derde partij niet voldoen aan de kwalitatieve en kwantitatieve eisen van de organisatie. Concreet voorbeeld: het Incassobureau verricht onvoldoende acties om de vordering te innen waardoor het aantal ontruimingsaanzeggingen stijgt.)
- Achterstand betaling geconstateeerd (Gebeurtenis, Procesboek: Achterstand betaling Niet betaald hebben voor de 1e van de maand)
- Afboekingen (oninbaar) (Proces-indicator, De som van de gefactureerde huur (huur, servicekosten, et cetera) die in het afgelopen kwartaal ten laste van de voorziening zijn afgeboekt.)
- Afsluiten betalingsregeling (Werkproces, Het proces afsluiten betalingsregeling omvat alle stappen die uitgevoerd moeten worden om een betalingsregeling af te sluiten. De bewaking van de uitvoering van de betalingsregeling betreft een apart proces, welke valt onder debiteurenbeheer.)
- Betalingsregeling (Bedrijfsservice, De regeling die contracttant met een betalingsachterstand met de woningcorporatie overeen is gekomen waarin afspraken zijn gemaakt over het aantal termijnen waarop de vorderingen alsnog door contractant zullen worden voldaan.)
- Bewaken uitzonderingen incasso (Werkproces, Het komt voor dat de afwikkeling van betalingsachterstanden tijdelijk wordt geparkeerd en/of wordt overgedragen aan andere instanties. Woningcorporaties registreren dit doorgaans in hun systemen middels zogenaamde ‘afwachtcodes’. Instanties informeren woningcorporaties over de voortgang in lopende zaken. Bij betaling via de Gemeentelijke Kredietbank (GKB) wordt nog ook wel de betaalconditie ‘GKB’ gebruikt. Bij toepassing WSNP boekt de woningcorporatie doorgaans het openstaande bedrag gelijk af, gezien de geringe kans op betaling.)
- Compliance risico’s (Risico, Werken in overeenstemming met de geldende weten regelgeving. Concreet voorbeeld: werken volgens de AVG en volgens voorgeschreven wettelijke termijnen voor Incasso)
- Contractant geprenotificeerd (Procesboek: Geprenotificeerde contractant)
- FTE (Proces-indicator, Aantal personen ultimo van het kwartaal in loondienst of gedetacheerd /ingehuurd van de woningcorporatie, werkzaam als Incassomedewerker en uitgedrukt in Full Time Equivalent, dat werkt aan de betalingsachterstanden (huur, servicekosten, BOG etc). Niet meetellen: een woonconsulent (werkzaam op een andere afdeling) die huisbezoek doet etc., call center, externen, of outsourcing.)
- Gemiddelde betalingstermijn (Proces-indicator, Het gemiddelde aantal dagen waarop huurders hun openstaande betalingsachterstand (inclusief huur, servicekosten, et cetera) hebben voldaan.)
- Geprenotificeerde contractant (Bedrijfsservice, Contractant waarvoor het (vermoeden of) een concrete aanleiding bekend is van een te verwachten achterstand bij de te verzenden factuur)
- Incasseren vordering, minnelijke fase 1 (Werkproces, Het werkproces ‘minnelijke fase 1’ is de eerste fase binnen het minnelijke gedeelte van het Incassoproces. Dit bevat alle processtappen die de woningcorporatie zelf of via een afgevaardigde onderneemt, zonder daarbij een deurwaarder in te schakelen. Ook komt er bij een minnelijke invordering geen rechter aan te pas. Bij een minnelijke invorderingsprocedure wordt via verschillende communicaties (aanmaningsbrieven bijvoorbeeld) met de contractant met een betalingsachterstand onderhandeld om alsnog de openstaande facturen te betalen.)
- Incasseren vorderingen (Bedrijfsproces, Het proces incasseren vorderingen woningcorporaties betreft het deel van het Incasso proces dat door de woningcorporatie uitgevoerd wordt. Dit proces bestaat uit vier werkprocessen. Namelijk de pre-minnelijke fase, de minnelijke fase 1, afsluiten betalingsregeling en bewaken uitzonderingen Incasso. (Incasseren vorderingen is het bedrijfsproces waarmee vorderingen worden gesignaleerd en indien van toepassing afspraken worden gemaakt hoe de vordering wordt ingelopen))
- Incassokosten rekening klant (Proces-indicator, De cumulatieve som van incassokosten die op de huurder kan worden verhaald.)
- Inkomende betaling (Bedrijfsservice, De betaling van een debiteur van een openstaande vordering)
- Klanttevredenheid incassoproces (Proces-indicator, Klanttevredenheid over Incassoproces (nog nader uit te werken door HIP in overleg met haar deelnemers). (hier wijken wij af van de visio omdat deze klanttevredenheid niet gaat over het resultaat maar hoe het proces is verlopen))
- Lopende betalingsregeling vastgesteld (Gebeurtenis, Procesboek: Betalingsregeling De regeling die contracttant met een betalingsachterstand met de woningcorporatie overeen is gekomen waarin afspraken zijn gemaakt over het aantal termijnen waarop de vorderingen alsnog door contractant zullen worden voldaan.)
- Overdrachtsdossier deurwaarder (Bedrijfsservice, Het dossier van de contracttant met een forse betalingsachtestand waarbij de woningcorporatie ondanks alle eigen middelen heeft moeten besluiten het dossier over te dragen aan de deurwaarder)
- Overdrachtsdossier deurwaarder ontvangen (Gebeurtenis, Procesboek: Overdrachtsdossier deurwaarder Het dossier van de contracttant met een forse betalingsachtestand waarbij de woningcorporatie ondanks alle eigen middelen heeft moeten besluiten het dossier over te dragen aan de deurwaarder)
- Pre-notificeren contractant (Werkproces, Het werkproces ‘pré-minnelijke fase’ bestaat uit processtappen die voorafgaan aan de minnelijke fase. Dit betreft het voorsorteren van contractanten op de daaropvolgende minnelijke fasen.)
- Prenotificatiemoment bereikt (Gebeurtenis, Procesboek: # dagen voor de prolongatie Het aantal dagen voor de prolongatie waarop het pre-notificeren van contracttanten uitgevoerd wordt)
- Privacyschending (Risico, Inbreuk op de persoonlijke levenssfeer, schending van het recht op privacy. Concreet voorbeeld: een verkeerde bijlage naar een huurder sturen.)
- Uitzondering incasso vastgesteld (Gebeurtenis, Procesboek: Uitzondering incasso Saneringen waarbij een deel van de vordering wordt kwijtgescholden)
- Verzoek betalingsregeling ontvangen (Gebeurtenis, Procesboek: Verzoek betalingsregeling Het verzoek van de contractant met een betalingsachterstand om met de woningcorporatie een betalingsregeling overeen te komen ten einde de achterstand weer te kunnen inlopen.)
- Voorkomen/beperken betaalachterstand (Dienst, Woningcorporaties trachten betaalachterstanden van klanten maximaal te voorkomen. Indien er toch een betaalachterstand ontstaat, worden inspanningen gepleegd om de achterstand in te lopen)
Gerelateerde views
- 038 Incasseren vorderingen (Bedrijfsproces)
- Bedrijfsfunctiemodel met processen en diensten
- Bedrijfsprocessen
- Incasso (Procesketen)
- Procesmodel incl werkprocessen
- Producten en bedrijfsprocessen
Relaties
- Incasseren vorderingen aggregeert Incasseren vordering, minnelijke fase 1 (AggregationRelationship)
- Incasseren vorderingen aggregeert Afsluiten betalingsregeling (AggregationRelationship)
- Incasseren vorderingen is gerelateerd aan Primair financieel management (AssociationRelationship)
- Incasseren vorderingen aggregeert Pre-notificeren contractant (AggregationRelationship)
- Incasseren vorderingen aggregeert Bewaken uitzonderingen incasso (AggregationRelationship)
- Incasseren vorderingen realiseert Voorkomen/beperken betaalachterstand (RealizationRelationship)
- Gemiddelde betalingstermijn is gerelateerd aan Incasseren vorderingen (AssociationRelationship)
- Incassokosten rekening klant is gerelateerd aan Incasseren vorderingen (AssociationRelationship)
- Privacyschending is gerelateerd aan Incasseren vorderingen (AssociationRelationship)
- Primair aggregeert Incasseren vorderingen (AggregationRelationship)
- Afboekingen (oninbaar) is gerelateerd aan Incasseren vorderingen (AssociationRelationship)
- Compliance risico’s is gerelateerd aan Incasseren vorderingen (AssociationRelationship)
- % Automatische incasso's is gerelateerd aan Incasseren vorderingen (AssociationRelationship)
- 3e Partij risico’s is gerelateerd aan Incasseren vorderingen (AssociationRelationship)
- Klanttevredenheid incassoproces is gerelateerd aan Incasseren vorderingen (AssociationRelationship)
- FTE is gerelateerd aan Incasseren vorderingen (AssociationRelationship)
- Incasso aggregeert Incasseren vorderingen (AggregationRelationship)
- Incasso aggregeert Incasseren vorderingen (AggregationRelationship)
Contextdiagram
Klik op de onderdelen voor de beschrijving van dat onderdeel.
