Planmatig onderhoud inclusief (M)JOB

Elementtype  : BusinessInteraction
Element-id  : Id-f692cfed-ee8c-5272-1c52-cf0ef97fed2d
ArchiMate-model  : CORA 4.3
Label  : Planmatig onderhoud inclusief (M)JOB
Documentatie  : De verzameling van planmatig onderhoudsprocessen waarop de woningcorporatie integraal stuurt.

Woningcorporaties stellen jaarlijks een meerjaren onderhoud begroting (MJOB) op voor het onderhouden van de gehele vastgoedportefeuille. Voor het gesplitst vastgoed (gemengde complexen) doet zij dat primair alleen voor de onderdelen waarvan de woningcorporatie zelf eigenaar is. Voor de delen waarvoor de VvE verantwoordelijk is, laat de VvE zelf een meerjaren onderhoud begroting opstellen. De VvE kan besluiten om de MJOB door de woningcorporatie op te laten stellen maar kan dat ook elders inkopen. Om de technische staat van het vastgoed en de installaties te kunnen beoordelen wordt periodiek een conditiemeting uitgevoerd, maar wordt ook naar het aantal en de aard van de onderhoudsverzoeken gekeken. Ze geven goed inzicht welke onderdelen planmatig onderhouden moeten worden. De eerste jaarschijf van de MJOB vormt doorgaans de Jaar Onderhoud Begroting (JOB) en vormt het uitvoeringsprogramma voor het eerstvolgende kalenderjaar. In CORA vormt dit de procesketen 'Meerjaren onderhoud begroting en conditiemeting'.

Zodra de JOB is vastgesteld kunnen formeel de voorbereidingen van de voorgenomen projecten van start gaan. Ieder project moet aanbesteed worden en soms moeten bewoners tijdelijk naar een wisselwoning. Maar de meeste planmatig onderhoudsprojecten worden in bewoonde staat uitgevoerd. De coördinatie van alle werkzaamheden vormt de spil van de procesketen 'Coördineren planmatig onderhoud'.
CORA-concepttype  : Stuurscenario
Bron  : CORA 4.1
Planmatig onderhoud  : Ja
Betreft  : Referentieproces
Toelichting  : De verzameling processen vanaf het plannen van onderhoud tot en met de afronding van een planmatig onderhoudsproject.
Keten  : Ja
Aedes processenboek  : Ja
ArchiMate-modellen > CORA 4.3 > BusinessInteractions > Planmatig onderhoud inclusief (M)JOB

ArchiMate-views


Relaties


Contextdiagram

Bekijken op ware grootte om deze op te slaan or printen
Klik op de onderdelen voor de beschrijving van dat onderdeel.
De verzameling van planmatig onderhoudsprocessen waarop de woningcorporatie integraal stuurt. Woningcorporaties stellen jaarlijks een meerjaren onderhoud begroting (MJOB) op voor het onderhouden van de gehele vastgoedportefeuille. Voor het gesplitst vastgoed (gemengde complexen) doet zij dat primair alleen voor de onderdelen waarvan de woningcorporatie zelf eigenaar is. Voor de delen waarvoor de VvE verantwoordelijk is, laat de VvE zelf een meerjaren onderhoud begroting opstellen. De VvE kan besluiten om de MJOB door de woningcorporatie op te laten stellen maar kan dat ook elders inkopen. Om de technische staat van het vastgoed en de installaties te kunnen beoordelen wordt periodiek een conditiemeting uitgevoerd, maar wordt ook naar het aantal en de aard van de onderhoudsverzoeken gekeken. Ze geven goed inzicht welke onderdelen planmatig onderhouden moeten worden. De eerste jaarschijf van de MJOB vormt doorgaans de Jaar Onderhoud Begroting (JOB) en vormt het uitvoeringsprogramma voor het eerstvolgende kalenderjaar. In CORA vormt dit de procesketen 'Meerjaren onderhoud begroting en conditiemeting'. Zodra de JOB is vastgesteld kunnen formeel de voorbereidingen van de voorgenomen projecten van start gaan. Ieder project moet aanbesteed worden en soms moeten bewoners tijdelijk naar een wisselwoning. Maar de meeste planmatig onderhoudsprojecten worden in bewoonde staat uitgevoerd. De coördinatie van alle werkzaamheden vormt de spil van de procesketen 'Coördineren planmatig onderhoud'. (BusinessInteraction) Planmatig onderhoud inclusief (M)JOB Uitvoeren onderhoudsorder is het bedrijfsproces waarmee onderhoudsorders technisch worden gerealiseerd (BusinessProcess) Uitvoeren onderhoudsor- der Leveren communicatie diensten is het bedrijfsproces waarmee de interne en externe communicatiediensten worden gerealiseerd en de huisstijl van de organisatie(onderdelen) worden geleverd (BusinessProcess) Leveren communicatie diensten Inspecteren vastgoed is het werkproces waarbij bouwkundige elementen, bouwdelen en installaties van vastgoed wordt geïnspecteerd en afhankelijk van de reden voor inspectie oorzaak en gevolgen van schade en/of storingen worden onderzocht ten einde een diagnose te stellen respectievelijk de technische staat aan de hand van criteria te beoordelen en daarover te rapporteren (BusinessProcess) Inspecteren vastgoed Registreren vastgoed is het bedrijfsproces waarbij mutaties aan bestaande of registraties van nieuwe bouwkundige elementen, bouwdelen en installaties worden geadministreerd in de vastgoedadministratie. (BusinessProcess) Registreren vastgoed Opstellen actualiseren (M)JOB is het bedrijfsproces waarmee de beoogde onderhoudswerkzaamheden in afstemming met de meerjaren-investeringsbegroting worden getemporiseerd en waarvan de activiteiten voor het eerstvolgende kalenderjaar als jaarschijf afzonderlijk wordt vastgesteld om vervolgens in productie te kunnen nemen. (BusinessProcess) Opstellen/actu- aliseren (Meerjaren- )Onderhoudsb- egroting Managen klantwaardering is het bedrijfsproces waarmee de waardering van klanten over de geleverde producten, diensten en service wordt opgevraagd en gerapporteerd (BusinessProcess) Managen klantwaarderin- g Managen contracten is het bedrijfsproces waarmee het implementeren en managen van het contract en het beheren van de levering wordt gerealiseerd. (BusinessProcess) Managen contracten Coördineren project planmatig onderhoud is het bedrijfsproces waarmee het voorbereiden en uitvoeren van geplande onderhoudswerkzaamheden en het begeleiden van bewoners bij die voorbereiding en uitvoering worden gerealiseerd (BusinessProcess) Coördineren project planmatig onderhoud Inkopen goederen, diensten en werken is het bedrijfsproces waarmee goederen, diensten en werken worden ingekocht en de rechten en plichten contractueel worden geborgd inclusief het sluiten van serviceabonnementen ten aanzien van de ingekochte goederen, diensten en werken. (BusinessProcess) Inkopen goederen, diensten en werken Verhuren eenheden is het bedrijfsproces waarmee aangaan en beëindigen van de huurovereenkomst met huurders wordt gerealiseerd inclusief het in rekening brengen van de netto huur (BusinessProcess) Verhuren eenheden Doel van het proces Meerjaren-Onderhoudsbegroting (MJOB) is om inzicht te krijgen in welke onderhoudswerkzaamheden, tegen welke kosten, er de komende jaren worden verwacht om de gewenste kwaliteit van het vastgoed te behouden. Dit vertaalt zich in een begroting ten behoeve van het uitvoeren van Planmatig Onderhoud. Doel van het proces Conditiemeting is het objectief vaststellen van de conditie van het vastgoedbezit, als input voor de MJOB en om te toetsen of de kwaliteit van het bezit zich op het gevraagde kwaliteitsniveau bevindt. De meet- en registratiewijze vindt plaats conform de NEN2767 standaard. Uitgangspunten voor dit proces: Naast het in conditie houden van het bezit, is ook verduurzaming van het bezit een steeds belangrijkere opgave. Dit maakt het MJOB-proces steeds complexer. Daarnaast doet het Resultaatgericht Samenwerken steeds meer zijn intrede. In dit referentieproces MJOB trachten we de processtappen zo eenvoudig mogelijk weer te geven en maken we waar nodig uitstapjes naar varianten. Hiermee zetten we een bruikbaar referentieproces neer met oog voor de complexiteit van de werkelijkheid. Variant: Binnen verschillende corporaties wordt er ook al gedacht aan een 2-jaarlijkse begroting, waarbij men voor 2 jaren vooruit gaat begroten. Resultaat Gericht Samenwerken: Veel corporaties zijn bezig met het invoeren van Resultaatgericht Samenwerken (RGS). RGS is een groeimodel en corporaties bevinden zich op verschillende niveaus in het groeimodel, wat verschillende hybride varianten oplevert. In de basisprocesbeschrijving is uitgegaan van de ‘traditionele’ aanpak. Wel zijn RGS variaties opgenomen en wordt aandacht besteed aan mogelijke hybride varianten. De volledige RGS-werkwijze is beschreven in de Leidraad Resultaatgericht Samenwerken van de Stichting Resultaat Gericht Samenwerken (april 2021). Terminologie: Er worden verschillende termen en afkortingen gebruikt in dit proces. Wij hanteren de volgende termen en afkortingen: Meerjaren-Onderhoudsbegroting = MJOB, ook wel Meerjaren-Onderhoudsraming genoemd. Ook de term MJOP wordt gehanteerd, dit betreft veelal de planning zonder de financiële paragraaf. Omdat de meeste onderhoudssoftwareprogramma’s direct prijzen/normbedragen koppelen aan voorgenomen werkzaamheden, hebben we in dit proces geen onderscheid gemaakt tussen de MJOP en de MJOB. Onderhoudsbegroting = JOB De procesketen eindigt met de JOB, oftewel de Jaarlijkse onderhoudsbegroting. Deze wordt ook wel jaarschijf of jaarlijkse onderhoudsplanning genoemd. Wij hanteren hier de term Jaarlijkse Onderhoudsbegroting = JOB. Onderhoud en/of Investeringen: Dit proces richt zich op de Meerjaren-Onderhoudsbegroting. Het proces voor investeringen in renovatie en nieuwbouw is buiten beschouwing gelaten. Er zijn echter corporaties waar deze twee processen deels tegelijk lopen. Daarom zijn er wel teksten opgenomen om duidelijk te maken waar Onderhoud en Investeringen na het samen op lopen, uitgesplitst dienen te worden. Processcope: Ten aanzien van de scope van het proces kan het volgende gezegd worden. In de procesketen MJOB hebben we ook de vertaling van de meerjarenbegroting naar de jaarbegroting opgenomen. Er zijn ook corporaties waar het werkproces ‘Plannen uitvoering JOB’ onderdeel is van de procesketen Planmatig onderhoud. De plaatsing van het werkproces in de keten is door corporaties zelf in te vullen. Het heeft geen invloed op de inhoud van het werkproces. (BusinessInteraction) Meerjaren onderhoudsbe- groting en conditiemeting De doelstelling van de procesketen 'Coördineren planmatig onderhoud' is om de uitvoering van afzonderlijke planmatig onderhoudsprojecten (conform de MJOB en de jaarplanning c.q. begroting) te coördineren, ten behoeve van het kosteneffectief behalen van de gewenste kwaliteit van het bezit. Uitgangspunten voor dit proces Het proces Opstellen Meer Jaren Onderhoudsbegroting (MJOB) vormt de input voor dit proces. Uit de MJOB volgt een jaarplanning c.q. -begroting (JOB) voor alle uit te voeren projecten. Voorliggend proces betreft de coördinatie van één planmatig onderhoudsproject. De uitvoeringswerkzaamheden van het project zijn in deze procesketen niet meegenomen, ervan uitgaande dat de uitvoering altijd door externe partijen gebeurt. Echter dient planmatig onderhoud wel vanuit de corporatie gecoördineerd te worden, wat heeft geleid tot het opstellen van voorliggende procesketen. Selectie externe partij Voor de uitvoering van het planmatig onderhoud wordt een externe partij geselecteerd via het generieke inkoopproces. Er zijn meerdere varianten mogelijk, afhankelijk van het inkoopbeleid van de betreffende woningcorporatie: Enkelvoudig aanbesteden; Meervoudig aanbesteden; Opvragen van een kostencalculatie binnen een bestaande raamovereenkomst. Resultaat Gericht Samenwerken Veel corporaties zijn bezig met het invoeren van Resultaat Gericht Samenwerken (RGS). RGS is een groeimodel en corporaties bevinden zich allemaal op net even een ander niveau in het groeimodel, wat uiteenlopende hybride varianten van RGS oplevert. In de procesbeschrijving is uitgegaan van de ‘traditionele’ aanpak. Wel zijn RGS variaties opgenomen en wordt aandacht besteed aan mogelijke hybride varianten. De volledige RGS-werkwijze is beschreven in de Leidraad Resultaatgericht Samenwerken van de Stichting Resultaat Gericht Samenwerken (april 2021). Terminologie Bij Planmatig Onderhoud spreken sommige corporaties over ‘projecten’ en andere over ‘werken’. In deze procesbeschrijving hanteren we de benaming ‘project’. (BusinessInteraction) Coördineren planmatig onderhoud AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship Deze svg is op 26-02-2024 08:50:15 CET gegenereerd door ArchiMedes™ © 2016-2024 ArchiXL. ArchiMedes 26-02-2024 08:50:15 CET



Deze pagina is voor het laatst bewerkt op 24 feb 2024 om 16:42.