Plannen en uitvoeren jaarcyclus Algemene Ledenvergadering VvE

Kennismodel

Type: Procesketen
Soort: Procesketen

ArchiMate

Elementtype: BusinessInteraction
Element-id: Id-442e656e-1d37-9396-4f65-83d7335bc4fa
ArchiMate-model: CORA 4.3.3
Bron: CORA 4.1

Plannen en uitvoeren jaarcyclus Algemene Ledenvergadering VvE

Prototype

De verzameling processen die doorlopen worden voor het plannen, voorbereiden, deelnemen van de algemene ledenvergadering van de VvE en het vervolgens informeren van afdelingen én huurders over de besluiten die de ALV van de VvE heeft aangenomen.

Toelichting

De keten van werkprocessen ter voorbereiding van - , deelname aan - en het leiden van de jaarlijkse Algemene ledenvergadering van de Vereniging van Eigenaren (ALV VvE) inclusief de terugkoppeling naar de beheerafdelingen van de woningcorporatie met betrekkening tot besluiten van de VvE.

Toelichting figuur

Het proces en de te leveren dienst staan centraal.
De kPi's en risico's staan altijd boven de procesketen/dienst ingetekend.

Elementen

(Groot)eigenaar-vertegenwoordiging (Bedrijfsfunctie, Het zorgdragen dat de belangen van de woningcorporatie in de Vereniging van Eigenaren worden behartigd en de organisatieonderdelen van de woningcorporatie als (Groot)eigenaar tevens VvE-lid over de VvE-besluiten worden geïnformeerd.)
Aanpassen huurovereenkomsten (Processtap, Indien de ALV een wijziging in het huishoudelijk reglement heeft vastgesteld en dit gevolgen heeft voor de huurovereenkomsten van de woningcorporatie met de huurders van betreffende VVE, dan ...)
Accorderen jaarplanning (Processtap)
Accorderen notulen en actielijst (Processtap)
Administratief VvE beheer (Dienst, VvE administratie betreft het organiseren en notuleren van de Vergadering van Eigenaars, het opvolgen van actiepunten, het up-to-date houden van de ledenadministratie, de afhandeling van eigendomsoverdrachten en het faciliteren van het digitaal archief van de VvE.)
Administratief VvE-beheer (Bedrijfsfunctie, Het zorgdragen voor het administratief en financieel beheer van Vereniging van Eigenaren.)
Administratief vastleggen JOB (Processtap, Op enig moment voorafgaand aan de uitvoering, wordt de JOB bevroren en administratief vastgelegd. Dit betekent dat de totale jaarbegroting is vastgezet. Wel is er enige ruimte gewenst om te kunnen schuiven binnen deze begroting om veranderende marktprijzen en mee- en tegenvallers op te vangen. Input: Vastgestelde JOB; planning Output: Bevroren en vastgelegde JOB Variant: Het administratief vastleggen van de JOB kan ook als eindstap van het proces Vaststellen MJOB zijn opgenomen.)
Afsluiten boekjaar (Processtap)
Agendastukken indienen (Processtap, Nadat alle discussiepunten zijn verzameld...)
Beheerde VvE (Product, Beheerde VvE is de rechtspersoon Vereniging van Eigenaren die het beheer (en optioneel het technisch beheer en/of het besturen) van de VvE heeft ingekocht bij de woningcorporatie.)
Belangen in ALV behartigd (Gebeurtenis)
Beoordelen MJOB/MJOP (Processtap)
Besturen VvE (Bedrijfsproces, Besturen VVE is het bedrijfsproces uitvoering van de besluiten die de vergadering van eigenaars heeft genomen.)
Bestuurlijk VvE-beheer (Bedrijfsfunctie, Het zorgdragen voor het aansturen van de uitvoering van VvE-besluiten en het additioneel besturen van de Vereniging van Eigenaren.)
Bewaken actiepunten (Processtap)
Bijwonen ALV (Processtap)
Bijwonen ALV en lezen notulen (Processtap)
Boekjaar administratief afgerond (Gebeurtenis)
Communiceren jaarplanning (Processtap)
Conditiemeting gevraagd (Gebeurtenis, Procesboek: Opdracht tot uitvoeren conditiemeting)
Conditiemeting uitgevoerd (Gebeurtenis, Procesboek: Opdracht conditiemeting uitgevoerd)
Controleren uitgaves en boeken laatste uitgaves (Processtap)
Coördineren ALV (Werkproces)
Datum ALV bekend (Gebeurtenis)
Deelnemen ALV (Werkproces, Bijwonen VvE vergadering is het werkproces waarmee de woningcorporatie - tevens VvElid - actief deelneemt aan de VvE vergadering en daardoor ook de belangen behartigt van de huurder in de VvE vergadering)
Einde boekjaar (Gebeurtenis)
Faciliteren VvE vergadering (Werkproces, Faciliteren VvE vergadering is het werkproces waarmee de agenda, de vergaderstukken en de notulen van de VvE ledenvergadering worden opgesteld en verspreid onder de leden van de VvE)
Financieel VvE beheer (Dienst, Financieel VvE beheer heeft betrekking op het factureren en incasseren van VvE bijdrages, maken van begrotingen en jaarrekeningen en betalen van facturen.)
Gecoördineerde ALV (Bedrijfsservice)
Gefaciliteerde ALV (Bedrijfsservice)
Gefaciliteerde organisatie (Product, Gefaciliteerde organisatie is een organisatie die secundaire of ondersteunende diensten aan zichzelf levert en/of door derden laat leveren om daarmee de primaire activiteiten te kunnen uitvoeren gericht op het leveren van producten en diensten aan klanten.)
Geïnspecteerd vastgoed (Dienst, Voor diverse doeleinden (zoals beoordelen onderhoudsverzoeken, periodieke conditiemetingen of bijvoorbeeld woningopleveringen) worden vastgoedinspecties uitgevoerd door (of in opdracht van) de woningcorporatie.)
Huurdersbelang VVEvraagstuk (Bedrijfsservice)
Indienen MJOB (Processtap, Dien de MJOB in ter vaststelling conform het begrotingsproces. Input: MJOB Output: Vastgestelde MJOB)
Informeren eigen organisatieonderdelen VvEbesluit(en) (Processtap)
Informeren eigenaren over VvE-bijdrage (Processtap)
Informeren huurder(s) VvEcomplex (Werkproces, Informeren huurder(s) VvEcomplex is het werkproces waarmee de huurder(s) door de woningcorporatie - tevens VvElid - op de hoogte wordt gehouden van (voor)genomen besluiten van de VvE)
Informeren huurders (Processtap, Indien de VvE besluiten heeft genomen informeert de woningcorporatie haar huurders over de genomen VvE besluiten en welke eventuele gevolgen daaruit voortvloeien.)
Inspecteren vastgoed (Bedrijfsproces, Inspecteren vastgoed is het werkproces waarbij bouwkundige elementen, bouwdelen en installaties van vastgoed wordt geïnspecteerd en afhankelijk van de reden voor inspectie oorzaak en gevolgen van schade en/of storingen worden onderzocht ten einde een diagnose te stellen respectievelijk de technische staat aan de hand van criteria te beoordelen en daarover te rapporteren)
Intern communiceren datum ALV (Processtap)
Jaarcyclus ALV gerealiseerd (Gebeurtenis)
Laten accorderen definitieve jaarrekening (Processtap)
Nieuwe jaarcyclus gerealiseerd (Gebeurtenis)
Nieuwe jaarcyclus vereist (Gebeurtenis, Procesboek: Nieuwe jaarcyclus)
Onderhoudsbegroting (Bedrijfsservice)
Ondersteuning (Hoofdbedrijfsfunctie, Het ervoor zorgen dat de juiste mensen en middelen beschikbaar zijn zodat de overige functies uitgevoerd kunnen worden.)
Ontvangen en verwerken feedback huurders (Processtap)
Opnemen conditie bouwdelen (Werkproces, Opnemen conditie bouwdelen maakt deel uit van het bedrijfsproces Inspecteren Vastgoed en bestaat uit de processtappen die nodig zijn om objectief de conditie van de bouwdelen vast te stellen. Bij Resultaat Gericht Samenwerken (RGS) kan ervoor gekozen worden om de conditiemeting niet meer zelf uit te voeren.)
Opstellen VvE jaarbegroting (Werkproces, Opstellen VvE jaarbegroting is het werkproces waarmee de jaarbegroting voor de Vereniging van Eigenaren ter besluitvorming van de jaarlijkse VvEvergadering wordt opgesteld)
Opstellen VvE jaarrekening (Werkproces, Opstellen VvE jaarrekening is het werkproces waarmee de jaarrekening van het afgesloten boekjaar voor de Vereniging van Eigenaren ter besluitvorming van de jaarlijkse VvEvergadering wordt opgesteld)
Opstellen begroting (Processtap)
Opstellen concept jaarrekening (Processtap)
Opstellen en toetsen MJOB en scenario's (Processtap, Stel de MJOB op dan wel actualiseer deze, op basis van de verzamelde informatie, de conditiemeting en eventueel inspecties, door het voorstellen van technische ingrepen plus begrote kosten (meestal op basis van eenheidsprijzen) en de (gewijzigde) planningen. Vervolgens wordt de conceptversie besproken, beoordeeld en getoetst (aan jaarplanbrief, kaders en beleid) door verschillende (interne) betrokkenen. Dit kan leiden tot aanpassingen welke worden doorgevoerd, waarna wederom een beoordeling plaatsvindt. Dit is een iteratief proces, mogelijk ook samen met stap Toetsen aan financiële meerjarenplanning (FMP), dat meerdere malen doorlopen kan worden tot er een eerste concept MJOB ligt. Vaak wordt hier ook al het MT in meegenomen. Veelal wordt er gewerkt met meerdere scenario’s waar vervolgens een keuze uit gemaakt moet worden. Input: Informatie over vastgoedconditie Output: Scenario’s, Concept MJOB)
Opstellen en vaststellen jaarplanning (Processtap, af te stemmen met ...)
Opstellen en verstrekken (M)JOB (Werkproces, Opstellen en verstrekken meerjarenonderhoudsbegroting is het werkproces waarin de temporisering en omvang van te plannen onderhoudswerkzaamheden worden doorgerekend op effectiviteit en prijs en ter besluitvoming van de jaarlijkse vvEvergadering een scenario wordt uitgewerkt en de onderhoudsbegroting voor het komende boekjaar wordt bepaald.)
Opstellen en versturen agenda ALV (Processtap)
Opstellen lijst complexen voor conditiemeting (Processtap, Stel de lijst op van complexen waar een conditiemeting uitgevoerd dient te worden. De meeste corporaties doen jaarlijks een conditiemeting op een deel van het bezit, in cycli van 3 jaar. Daarnaast zijn er complexen die om bepaalde redenen niet meegenomen hoeven te worden, bijvoorbeeld vanwege geplande sloop, grootschalige projecten of verkoop. Input: Opdracht tot uitvoeren conditiemeting Output: Lijst te inspecteren complexen)
Opstellen presentielijst (Processtap)
Opstellen uitvoeringsplanning (Processtap, Stel op basis van de vastgestelde JOB een uitvoeringsplanning op. Houdt daarbij ook rekening met andere zaken die de planning kunnen beïnvloeden, bijvoorbeeld de capaciteitsplanning. De planning dient daarnaast ook enige flexibiliteit in zich te hebben, zodat er ruimte is om tijdens de uitvoering te schuiven (ook tussen projecten onderling) wanneer er mee- of tegenvallers zijn. Communiceer de uitvoeringsplanning intern en eventueel extern, zodat er in andere processen rekening mee kan worden gehouden. Bijvoorbeeld in het proces Reparatieonderhoud, waar reparaties worden afgewogen tegen gepland Planmatig Onderhoud. Input: Vastgestelde JOB Output: Uitvoeringsplanning Variant: Wanneer de inspecties niet in het proces Vaststellen MJOB zijn uitgevoerd, kan ervoor gekozen worden deze als eerste stap in het proces Plannen Uitvoering JOB uit te voeren. Maak verschillende planningen op basis van de ‘grootte’ van een project.)
Participeren ALV (Bedrijfsproces, Participeren ALV is het bedrijfsproces waarmee deelname aan VVE vergaderingen worden voorbereid, uitgevoerd en relevante VVEbesluiten aan huurders worden teruggekoppeld)
Plannen en uitvoeren jaarcyclus Algemene Ledenvergadering VvE (Procesketen, De verzameling processen die doorlopen worden voor het plannen, voorbereiden, deelnemen van de algemene ledenvergadering van de VvE en het vervolgens informeren van afdelingen én huurders over de besluiten die de ALV van de VvE heeft aangenomen.)
Regelen vergaderlocatie (Processtap)
Technisch VvE beheer (Dienst, Technisch VvE beheer heeft betrekking op het uitvoeren van klein dagelijks onderhoud, het verhelpen van storingen en het afhandelen van schades.)
Technisch VvE-beheer (Bedrijfsfunctie, Het zorgdragen dat alle noodzakelijke activiteiten ten behoeve van het technisch beheer aan het vastgoed waarvoor de Vereniging van Eigenaren verantwoordelijk is worden gepland en uitgevoerd.)
Toetsen aan financiële meerjarenplanning (FMP) (Processtap, De concept MJOB danwel meerdere scenario’s worden getoetst aan c.q. doorgerekend in relatie tot de totale financiële meerjarenplanning van de corporatie. Pas hierbij de juiste coderingen voor bijvoorbeeld Onderhoud en Investeringen toe. Dat is van belang omdat in de uitvoering steeds vaker renovatie- en verduurzamingswerkzaamheden worden gecombineerd met werkzaamheden voor Planmatig Onderhoud. De uitgevoerde toets leidt uiteindelijk tot een voorkeursscenario. Stappen Opstellen en toetsen MJOB en scenario's en Toetsen aan financiële meerjarenplanning (FMP) kunnen meerdere keren als een cyclus doorlopen worden tot er een voorkeursscenario is. Input: Scenario’s / Concept MJOB Output: Voorkeursscenario)
Uitvoeren conditiemeting (Processtap, Voer de conditiemeting uit conform NEN2767. De resultaten van de conditiemeting dienen te worden verwerkt in het systeem. Dit kan in deze stap gebeuren, ofwel in het proces MJOB. Input: Opdracht tot uitvoeren conditiemeting Output: Uitgevoerde conditiemeting / Vastgestelde conditie bouwdelen Inspiratie: Voer een steekproefsgewijze controle van de conditiemeting uit om deze te toetsen aan kwaliteit en consistentie. Ook kan er gekeken worden naar uitschieters als extra controle.)
Uitvoeren inspectie element (Processtap, INDIEN INSPECTEREN ELEMENT: Inspecteer het in de reparatiemelding genoemde defecte element in de eenheid. Input: Voorbereidde inspectie Output: Inspectieresultaten/-rapport Hanteer bij het inspecteren van elementen de binnen de corporatie vastgestelde eisen voor basiskwaliteit. INDIEN VASTSTELLEN MJOB: Aanvullend op de conditiemeting kan vastgoed worden geïnspecteerd om te bepalen welke werkzaamheden er nodig zijn om de gewenste kwaliteit en conditie te behalen. Veelal wordt deze inspectie gebruikt om door het systeem voorgestelde maatregelen te toetsen of extra informatie te verzamelen wanneer een complex niet recentelijk onderdeel is geweest van de conditiemeting. Hoe deze inspectie exact vorm wordt gegeven, verschilt per corporatie. Een uitwerking van dit deel van het inspectieproces is hier niet opgenomen. Input: Gestart MJOB proces Output: Uitgevoerde inspectie Variant: De inspecties worden door sommige corporaties uitgevoerd bij het vertalen van de MJOB naar de JOB.)
Uitwerken notulen en actiepunten (Processtap)
VVE besluit (Gebeurtenis)
VVE besluit naar huurders gecommuniceerd (Gebeurtenis)
Vastgestelde vastgoedconditie (Bedrijfsservice)
Vastgoedinspectie (Bedrijfsfunctie, Het zorgdragen dat vastgoed met een specifiek doel geïnspecteerd wordt en de daaruit voortkomende bevindingen gerapporteerd wordt zodat voor dat specifieke doel de juiste vervolgacties kunnen worden uitgevoerd.)
Vastgoedtransactie (Hoofdbedrijfsfunctie, Het zorgdragen voor de clustergewijze aankoop en verkoop respectievelijk de verkoop en terugkoop van vastgoedeenheden voor de woningcorporatie en vervolgens zorgdragen voor het exploitatie gereed maken van vastgoed en/of de beëindiging van de exploitatie van vastgoed.)
Vaststellen agenda ALV (Processtap)
Vaststellen voorkeursscenario MJOB (Processtap, Stel het uit stap Toetsen aan financiële meerjarenplanning (FMP) voortgekomen voorkeursscenario vast. Input: Voorkeurscenario Output: Vastgesteld voorkeursscenario MJOB)
Vergaderstukken beoordelen (Processtap)
Verhuurde eenheid (Product, Verhuurde eenheid is (de combinatie van) een fysieke woning, bedrijfsruimte, parkeerplaats enzovoorts, waarvan de huurder het exclusieve gebruiksrecht heeft en op basis van de huurovereenkomst en algemene voorwaarden van de woningcorporatie recht heeft op aanvullende diensten.)
Verstrekken opdracht conditiemeting (Processtap, Om input voor de MJOB te verzamelen, is het nodig de conditie van het bezit te kennen. Als input voor de MJOB kan opdracht tot het intern of extern uitvoeren van een conditiemeting worden verstrekt. Input: Verzamelde informatie Output: Verstrekte opdracht tot uitvoeren conditiemeting Variant: Bij het volledig conform RGS werken kan ervoor gekozen worden om de conditiemeting niet meer zelf te laten uitvoeren. In dat geval kunnen de partners verantwoordelijk zijn voor het aanleveren van de complexcondities op basis van een conditiemeting of schouw. Bij hybride vormen, bijvoorbeeld wanneer alleen bij bepaalde complexen of voor bepaalde werkzaamheden conform RGS wordt gewerkt, zal er zowel van de partners informatie moeten komen als vanuit de interne organisatie. De conditiemeting kan ook jaarlijks standaard ingepland zijn, waardoor een expliciete opdracht niet nodig is. Inspiratie: Automatiseer de overdracht van de informatie van de partners, zodat dit direct kan worden verwerkt in de MJOB-software.)
Verstrekken opdracht nieuwe begroting (Processtap)
Verstrekken opdracht uit te voeren conditiemeting (Processtap, Verstrek opdracht aan een interne afdeling of medewerker voor het uitvoeren van de conditiemeting. Veelal wordt de conditiemeting uitgevoerd door een externe partij. Volg in dat geval voor de opdrachtverstrekking het generieke proces Inkopen goederen, diensten en werken. Essentieel is dat de uitvoerende gecertificeerd is. Input: Lijst met te inspecteren complexen en Overzicht te inspecteren bouwdelen Output: Opdracht tot uitvoeren conditiemeting)
Vertegenwoordiging in de VvE (Dienst, Woningcorporaties met gesplitst vastgoed zijn lid van VVE's. Als eenheden met een appartementsrecht door de woningcorporatie worden verhuurd, dan worden de belangen van die huurders door de woningcorporatie behartigd in de VVE)
Verwerken resultaten conditiemeting (Processtap, Verwerken de resultaten van de conditiemeting in het systeem. Input: Uitgevoerde conditiemeting Output: Verwerkte resultaten conditiemeting Het is ook mogelijk om tijdens het uitvoeren van de conditiemeting alle gegevens al in een systeem te verwerken. Dan is deze stap hier niet meer nodig. Een andere mogelijkheid is om bij het verwerken van de conditiemeting voorgestelde ingrepen al te koppelen aan normbedragen (prijzenboek) om zo meteen een financieel inzicht te hebben.)
Verwerken review kascomissie en accountant (Processtap)
Verzamelen en beoordelen intern aangedragen discussiepunten (Processtap)
Verzamelen informatie eenheden en beleid (Processtap, Verzamel alle informatie benodigd voor het opstellen van de MJOB. Input: Moment in de tijd Output: Verzamelde informatie Inspiratie: De kwaliteit van de aangeleverde informatie is essentieel voor een zo accuraat mogelijke MJOB. Met name de datakwaliteit van vastgoedgegevens is een thema dat bij corporaties hoog op de agenda staat. Er zijn verschillende manieren om de datakwaliteit te controleren. Dit kan door middel van de inzet van analisten, het gebruik van controlerapporten, het automatiseren en inrichten van processen rondom het beheer van datakwaliteit. In de risicoparagraaf wordt ingegaan op enkele concrete risico’s en mogelijke beheersmaatregelen. Het proces MJOB kan ook opgestart worden wanneer er nieuw vastgoed is opgeleverd. Dit zorgt namelijk voor wijzigingen in de MJOB ten opzichte van het voorgaande jaar.)
Verzamelen vergaderstukken (Processtap)
Verzenden naar kascommissie en accountant (Processtap)
Verzoek nieuwe MJOB VvE (Gebeurtenis)
Verzoek nieuwe MJOB VvE uitgevoerd (Gebeurtenis)
Verzoek nieuwe begroting VvE (Gebeurtenis)
Verzoek nieuwe begroting VvE uitgevoerd (Gebeurtenis)
Voeren administratief beheer VVE (Bedrijfsproces, Voeren administratief beheer VVE is het bedrijfsproces waarmee de administratie van de VVE wordt bijgehouden)
Voeren financieel beheer VVE (Bedrijfsproces, Voeren financieel beheer VVE is het bedrijfsproces waarmee de financiele administratie van de VVE wordt gevoerd)
Voeren technisch beheer VVE (Bedrijfsproces, Voeren technisch beheer VVE is het bedrijfsproces waarmee het technisch beheer van de VVE wordt uitgevoerd)
Volmacht tekenen met steminstructie (Processtap)
Voorbereiden communicatie naar huurders (Processtap)
Voorzitten ALV (Processtap)
VvE Jaarbegroting (Bedrijfsservice)
VvE Jaarrekening (Bedrijfsservice)
VvE beheerovereenkomst (Gebeurtenis)
VvE bestuur (Dienst, Het bestuur van de VvE wordt door de vergadering benoemd uit diegenen die zich daarvoor verkiesbaar stellen. Degene die de meeste stemmen krijgt wordt bestuurder. De bestuurders hoeven niet per se ook lid van de VvE te zijn. Er kan ook een externe bestuurder benoemd worden.)
VvE participatie ALV (Bedrijfsservice)
VvE-beheer (Hoofdbedrijfsfunctie, Het zorgdragen van het administratief en financieel beheer van de Vereniging van Eigenaren, het optioneel besturen van de Vereniging van Eigenaren en optioneel het technisch beheer van het vastgoed van Vereniging van Eigenaren.)

Gerelateerde views

Plannen en uitvoeren jaarcyclus Algemene Ledenvergadering VvE (Procesketen)

Relaties

Plannen en uitvoeren jaarcyclus Algemene Ledenvergadering VvE aggregeert Vastgoedtransactie (AggregationRelationship)
Plannen en uitvoeren jaarcyclus Algemene Ledenvergadering VvE aggregeert Ondersteuning (AggregationRelationship)
Plannen en uitvoeren jaarcyclus Algemene Ledenvergadering VvE aggregeert VvE-beheer (AggregationRelationship)

Contextdiagram

Klik op de onderdelen voor de beschrijving van dat onderdeel.

Selecteer een kleurenweergave :