CORA en VERA online

Ondersteuning

Elementtype  : BusinessFunction
Element-id  : Id-8ae03bb3-4308-fd96-5ae7-7306a41ff8b0
ArchiMate-model  : CORA 4.3.1
Label  : Ondersteuning
Documentatie  : Het ervoor zorgen dat de juiste mensen en middelen beschikbaar zijn zodat de overige functies uitgevoerd kunnen worden.
CORA-concepttype  : Hoofdbedrijfsfunctie
Soort bedrijfsfunctie  : Secundair
Bron  : CORA 4.0
Servicekosten  : Ja
Reparatieonderhoud  : Ja
Verhuurmutatie  : Ja
Planmatig onderhoud  : Ja
Wederverkoop  : Ja
(Her)ontwikkeling eenheden  : Ja
Bedrijfsfunctiemodel  : Ja
Aedes processenboek  : Ja
Sector specifiek  : Nee
Vastgoedsturing  : Ja
ArchiMate-modellen > CORA 4.3.1 > BusinessFunctions > Ondersteuning

ArchiMate-views


Relaties


Contextdiagram

Bekijken op ware grootte om deze op te slaan or printen
Klik op de onderdelen voor de beschrijving van dat onderdeel.
Het ervoor zorgen dat de juiste mensen en middelen beschikbaar zijn zodat de overige functies uitgevoerd kunnen worden. (BusinessFunction) Ondersteuning De keten waarin de intake, beoordeling en afhandeling van een reparatieverzoek wordt uitgevoerd inclusief de coördinatie. (BusinessInteraction) Reparatieond- erhoud Indien asbest wordt geconstateerd, dan dient het asbest verwijderd te worden. Dit kan bij mutatie, bij renovatie en/of bij reparatie van vastgoed het geval zijn. Ook kan het onderdeel zijn van planmatig onderhoud. Deze procesketen kan ingepast worden in andere procesketens en stuurscenario's. (BusinessInteraction) Asbestsanerin- g Het zorgdragen dat vastgoed tijdig door onafhankelijke taxateurs wordt getaxeerd en de financiële waarde (in de juiste context) van de complete vastgoedportefeuille binnen de gestelde kaders onafhankelijk kan worden vastgesteld. (BusinessFunction) Vastgoedwaar- debepaling De keten van processen waarin het in exploitatie nemen van nieuw of herontwikkeld vastgoed wordt gerealiseerd respectievelijk het wijzigen van de exploitatie van vastgoed dat wisselt van DAEB naar NIET-DAEB en vice versa wijzigt. (BusinessInteraction) Overdragen en (opnieuw) in exploitatie nemen vastgoed Het zorgdragen dat de organisatie zich op de juiste wijze uit naar interne en externe partijen. (BusinessFunction) Communicatie Verantwoordelijk voor het bekend maken en vertalen van informatiebehoeften naar gewenste informatievoorziening functionaliteiten en ICT-middelen en het verzorgen van het beheer de verbetering en doorontwikkeling daarvan. (BusinessFunction) ICT Het verwerven van middelen en het bewaken van de afspraken hierover met de leverancier. (BusinessFunction) Inkoop Het zorgdragen dat vastgoed met een specifiek doel geïnspecteerd wordt en de daaruit voortkomende bevindingen gerapporteerd wordt zodat voor dat specifieke doel de juiste vervolgacties kunnen worden uitgevoerd. (BusinessFunction) Vastgoedinsp- ectie Het ervoor zorgdragen dat gegevens beschikbaar blijven zodat het handelen van de woningcorporatie publiek verantwoord kan worden. (BusinessFunction) Informatieman- agement De doelstelling van de procesketen 'Coördineren planmatig onderhoud' is om de uitvoering van afzonderlijke planmatig onderhoudsprojecten (conform de MJOB en de jaarplanning c.q. begroting) te coördineren, ten behoeve van het kosteneffectief behalen van de gewenste kwaliteit van het bezit. Uitgangspunten voor dit proces Het proces Opstellen Meer Jaren Onderhoudsbegroting (MJOB) vormt de input voor dit proces. Uit de MJOB volgt een jaarplanning c.q. -begroting (JOB) voor alle uit te voeren projecten. Voorliggend proces betreft de coördinatie van één planmatig onderhoudsproject. De uitvoeringswerkzaamheden van het project zijn in deze procesketen niet meegenomen, ervan uitgaande dat de uitvoering altijd door externe partijen gebeurt. Echter dient planmatig onderhoud wel vanuit de corporatie gecoördineerd te worden, wat heeft geleid tot het opstellen van voorliggende procesketen. Selectie externe partij Voor de uitvoering van het planmatig onderhoud wordt een externe partij geselecteerd via het generieke inkoopproces. Er zijn meerdere varianten mogelijk, afhankelijk van het inkoopbeleid van de betreffende woningcorporatie: Enkelvoudig aanbesteden; Meervoudig aanbesteden; Opvragen van een kostencalculatie binnen een bestaande raamovereenkomst. Resultaat Gericht Samenwerken Veel corporaties zijn bezig met het invoeren van Resultaat Gericht Samenwerken (RGS). RGS is een groeimodel en corporaties bevinden zich allemaal op net even een ander niveau in het groeimodel, wat uiteenlopende hybride varianten van RGS oplevert. In de procesbeschrijving is uitgegaan van de ‘traditionele’ aanpak. Wel zijn RGS variaties opgenomen en wordt aandacht besteed aan mogelijke hybride varianten. De volledige RGS-werkwijze is beschreven in de Leidraad Resultaatgericht Samenwerken van de Stichting Resultaat Gericht Samenwerken (april 2021). Terminologie Bij Planmatig Onderhoud spreken sommige corporaties over ‘projecten’ en andere over ‘werken’. In deze procesbeschrijving hanteren we de benaming ‘project’. (BusinessInteraction) Coördineren planmatig onderhoud Deze bedrijfsfuncties ondersteunen de overige bedrijfsfuncties en kunnen doorgaans worden gezien als generieke functies die in elke willekeurige organisatie te herkennen zijn. (Grouping) Secundair of ondersteunend Het ervoor zorgdragen dat er competente medewerkers beschikbaar zijn voor de uitvoering van bedrijfsprocessen. (BusinessFunction) HRM De verzameling processen die doorlopen worden voor het plannen, voorbereiden, deelnemen van de algemene ledenvergadering van de VvE en het vervolgens informeren van afdelingen én huurders over de besluiten die de ALV van de VvE heeft aangenomen. (BusinessInteraction) Jaarcyclus Algemene Ledenvergade- ring VvE De verzameling processen van huuropzegging t/m nieuwe verhuring van een verhuurbare eenheid waarop de woningcorporatie integraal stuurt. Voor het verhuren van vastgoed zijn woningcorporaties aan verschillende wet- en regelgevingen gebonden. Zeker als het sociale huurwoningen betreffen. Vrijkomende woningen kunnen via woonruimteverdeelsystemen waarin meerdere woningcorporaties samenwerken aangeboden worden aan de markt. Er zijn ook woningcorporaties die zelf hun woningaanbod aan de markt aanbieden. Er zijn woningcorporaties die beide doen, bijvoorbeeld sociale woningen via het ‘regionale’ verdeelsysteem en de vrije sector huur via andere kanalen. En voor bijvoorbeeld studentenhuisvesting en woongroepen kan voor coöptatie worden gekozen waarbij de zittende huurders een kandidaat voordraagt aan de woningcorporatie. Regelmatig hebben woningcorporaties voor een kandidaat met een urgentie een inspanningsverplichting waardoor de eerst vrijkomende woning die voldoet aan de voorwaarden direct aangeboden moet worden. Zodra de kandidaat bekend is die in aanmerking komt voor de vrijkomende woning, vindt een klantoverdracht plaats naar de woningcorporatie die de kandidaat definitief de woning gaat toewijzen. Het opstellen, doornemen en ondertekenen van de huurovereenkomst is een generiek verhuurproces. Immers de vastgoedkenmerken, huurvoorwaarden, type overeenkomst liggen vooraf al vast en hoeven alleen verrijkt te worden met de gegevens van de kandidaat huurder. Zodra de verhuring formeel is geregeld moet de sleutel worden overhandigd en de diverse bewijslast worden geadministreerd waaruit afgeleid kan worden dat de verhuring conform de spelregels heeft plaatsgevonden. Zodra de huurovereenkomst wordt beëindigd, dan gaan verschillende processen bij de woningcorporatie bijna gelijktijdig van start. Met de vertrekkende huurder op wiens verzoek de huurovereenkomst wordt beëindigd worden afspraken gemaakt in welke toestand de huureenheid opgeleverd moet worden aan de woningcorporatie. De woningcorporatie grijpt een huurmutatie ook aan om werkzaamheden aan de eenheid uit te voeren om de eenheid verhuurklaar te maken. Ook de huurprijs wordt conform het huurbeleid geharmoniseerd en kan vervolgens weer aangeboden worden aan de markt. Omdat leegstand huurderving impliceert, sturen veel woningcorporaties op zoveel mogelijk aansluitend verhuren. Dat betekent dat op verschillende parallel lopende processen integraal gestuurd moet worden. In CORA heet dit stuurscenario ‘verhuurmutatie’. (BusinessInteraction) Verhuurmutati- e Doel van het proces Meerjaren-Onderhoudsbegroting (MJOB) is om inzicht te krijgen in welke onderhoudswerkzaamheden, tegen welke kosten, er de komende jaren worden verwacht om de gewenste kwaliteit van het vastgoed te behouden. Dit vertaalt zich in een begroting ten behoeve van het uitvoeren van Planmatig Onderhoud. Doel van het proces Conditiemeting is het objectief vaststellen van de conditie van het vastgoedbezit, als input voor de MJOB en om te toetsen of de kwaliteit van het bezit zich op het gevraagde kwaliteitsniveau bevindt. De meet- en registratiewijze vindt plaats conform de NEN2767 standaard. Uitgangspunten voor dit proces: Naast het in conditie houden van het bezit, is ook verduurzaming van het bezit een steeds belangrijkere opgave. Dit maakt het MJOB-proces steeds complexer. Daarnaast doet het Resultaatgericht Samenwerken steeds meer zijn intrede. In dit referentieproces MJOB trachten we de processtappen zo eenvoudig mogelijk weer te geven en maken we waar nodig uitstapjes naar varianten. Hiermee zetten we een bruikbaar referentieproces neer met oog voor de complexiteit van de werkelijkheid. Variant: Binnen verschillende corporaties wordt er ook al gedacht aan een 2-jaarlijkse begroting, waarbij men voor 2 jaren vooruit gaat begroten. Resultaat Gericht Samenwerken: Veel corporaties zijn bezig met het invoeren van Resultaatgericht Samenwerken (RGS). RGS is een groeimodel en corporaties bevinden zich op verschillende niveaus in het groeimodel, wat verschillende hybride varianten oplevert. In de basisprocesbeschrijving is uitgegaan van de ‘traditionele’ aanpak. Wel zijn RGS variaties opgenomen en wordt aandacht besteed aan mogelijke hybride varianten. De volledige RGS-werkwijze is beschreven in de Leidraad Resultaatgericht Samenwerken van de Stichting Resultaat Gericht Samenwerken (april 2021). Terminologie: Er worden verschillende termen en afkortingen gebruikt in dit proces. Wij hanteren de volgende termen en afkortingen: Meerjaren-Onderhoudsbegroting = MJOB, ook wel Meerjaren-Onderhoudsraming genoemd. Ook de term MJOP wordt gehanteerd, dit betreft veelal de planning zonder de financiële paragraaf. Omdat de meeste onderhoudssoftwareprogramma’s direct prijzen/normbedragen koppelen aan voorgenomen werkzaamheden, hebben we in dit proces geen onderscheid gemaakt tussen de MJOP en de MJOB. Onderhoudsbegroting = JOB De procesketen eindigt met de JOB, oftewel de Jaarlijkse onderhoudsbegroting. Deze wordt ook wel jaarschijf of jaarlijkse onderhoudsplanning genoemd. Wij hanteren hier de term Jaarlijkse Onderhoudsbegroting = JOB. Onderhoud en/of Investeringen: Dit proces richt zich op de Meerjaren-Onderhoudsbegroting. Het proces voor investeringen in renovatie en nieuwbouw is buiten beschouwing gelaten. Er zijn echter corporaties waar deze twee processen deels tegelijk lopen. Daarom zijn er wel teksten opgenomen om duidelijk te maken waar Onderhoud en Investeringen na het samen op lopen, uitgesplitst dienen te worden. Processcope: Ten aanzien van de scope van het proces kan het volgende gezegd worden. In de procesketen MJOB hebben we ook de vertaling van de meerjarenbegroting naar de jaarbegroting opgenomen. Er zijn ook corporaties waar het werkproces ‘Plannen uitvoering JOB’ onderdeel is van de procesketen Planmatig onderhoud. De plaatsing van het werkproces in de keten is door corporaties zelf in te vullen. Het heeft geen invloed op de inhoud van het werkproces. (BusinessInteraction) Meerjaren onderhoudsbe- groting en conditiemeting Het zorgdragen dat wijzigingen die aan het vastgoed worden doorgevoerd worden, geadministreerd worden in de vastgoedadministratie. (BusinessFunction) Vastgoedregis- tratie De keten waarin vastgoed wordt geinspecteerd om een nieuw energielabel te kunnen afmelden en te registeren in de vastgoedadministratie. (BusinessInteraction) Vernieuwen energielabels De verzameling processen die doorlopen worden voor het bepalen en effectueren van een periodieke huurverhoging van een verzamaling verhuurde- en verhuurbare eenheden. (BusinessInteraction) Periodieke huurverhoging Het bieden van advies en ondersteuning op het gebied van wet- en regelgeving. (BusinessFunction) Juridisch advies Het zorgdragen voor een werkvoorraad van veelgebruikte materialen en gereedschappen waardoor standaardonderhoudswerkzaamheden direct uitgevoerd kunnen worden. (BusinessFunction) Magazijnbehe- er Het zorgdragen voor de faciliteiten van de organisatie. (BusinessFunction) Facilitair De verzameling processen van terugkoop t/m verkoop van een verkoopbare eenheid (desgewenst incl. erfpachtuitgifte van perceel waarop de eenheid staat) waarop de woningcorporatie integraal stuurt. Veel woningcorporaties die het product verkoop onder voorwaarden voeren, hebben dit gecombineerd met een terugkoopregeling. Dat wil zeggen dat zodra de eigenaar de woning wil verkopen een aanbiedingsplicht heeft naar de woningcorporatie. Voor grondgebonden vastgoed (eengezinswoningen en eventueel bijbehorende garageboxen of bergingen) wordt dit doorgaans geregeld door de grond in (onder)erfpacht te geven en de opstal(len) te verkopen. Afhankelijk van de eerder overeengekomen verkoopvoorwaarden, kan het zijn dat de woningcorporatie een terugkoopplicht of een terugkooprecht heeft. Zodra de woningcorporatie de opstal(len) terugkoopt, treed een keten van processen in gang om de opstal(len) plus grond opnieuw aan de markt aan te bieden (tenzij sloop wordt voorzien). Dat kan in de huursector zijn, maar als de woning opnieuw verkocht wordt, is sprake van wederverkoop. De opstal(len) plus grond komt dan tijdelijk op de vlottende balans van de woningcorporatie te staan in plaats van de vaste balans. Omdat zowel de verkoper, de woningcorporatie én een nieuwe koper worden bediend vormt dit in CORA stuurscenario ‘wederverkoop eenheden’. (BusinessInteraction) Wederverkoop eenheden De procesketen van werkprocessen waarin nieuwe servicecomponenten worden bepaald, bewonersinstemming wordt geregeld en worden ingekocht. (BusinessInteraction) Bepalen en inkopen nieuw ingekochte servicecompo- nenten Het afhandelen van directe contacten met personen binnen en buiten de organisatie en het beheren van de relatie met deze personen. (BusinessFunction) Stakeholders- management Geautomatiseerde handelingen gericht op het registreren en opslaan van alle contractgegevens en daaruit voortkomende rechten en verplichtingen. (ApplicationService) Verwerking contract Vastgoedsturing kan niet zonder een ondernemingsstrategie. In dit stuurscenario zijn alle relevante processen opgenomen die veelal periodiek worden uitgevoerd. Sommige processen worden iedere drie of vijf jaar uitgevoerd, de meeste processen jaarlijks en sommige processen worden slechts incidenteel uitgevoerd. De beleidsachtbaan vormt onderdeel uit van dit stuurscenario. CORA maakt de samenhang inzichtelijk van producten & diensten met processen en bedrijfsfuncties. Met vastgoedsturing zijn nieuwe sturende producten & diensten in beeld gekomen. Deze zijn met CORA 4.3 toegevoegd respectievelijk geoptimaliseerd. Om dit inzicht te verkrijgen hebben we: - diverse documenten bestudeerd - de sturende producten en diensten in kaart gebracht[10] - de volgordelijkheid van de sturende producten en diensten bepaald - de daarvoor benodigde processen conform de CORA methodiek herleid - de start en eindgebeurtenissen voor zover ons logisch lijkt ingeschat Op basis van het CORA procesketen sjabloon zijn we de processen gaan modelleren. Processtappen die naar andere processen verwijzen in het kader van het toepassen van de beleidsachtbaan, hebben we benoemd en de relaties ingetekend. Alle overige processtappen zijn buiten scope van deze verkenning gehouden. In de sturende laag zijn immers de kwaliteit van de te leveren producten & diensten veel relevanter dan het proces daar naartoe. Sturende producten & diensten van hoogwaardig niveau dragen bij aan kwalitatief goed bestuur en effectief risicomanagement van de woningcorporatie. Een belangrijk onderscheid met de primaire en ondersteunende producten & diensten is dat er een meerjarig perspectief van toepassing is (de besturingshorizon). We zijn ons terdege bewust dat er in de praktijk niet zo systematisch wordt gewerkt als hier is uitgewerkt, maar de functie van architectuur is om alle onderdelen die een specifieke functie vervullen, inzichtelijk te maken die aan de orde komen. Zo hebben we het hier over een gebiedsvisie en een gebiedsplan. Veelal zullen die als integraal document gemaakt worden, maar Richting (synoniem van visie) is een ander product dan Plan. Door dit inzicht te gebruiken in de dagelijkse praktijk en daarmee het eigenaarschap van de sturende producten en diensten (en dus automatisch ook van de sturende processen) te optimaliseren, verbetert de kwaliteit van de sturing van de organisatie. (BusinessInteraction) Vastgoedsturi- ng inclusief Onderneming- sstrategie De verzameling processen van terugkoop t/m verkoop van een verkoopbare eenheid (i.c. het appartementsrecht) waarop de woningcorporatie integraal stuurt. Veel woningcorporaties die het product verkoop onder voorwaarden voeren, hebben dit gecombineerd met een terugkoopregeling. Dat wil zeggen dat zodra de eigenaar de woning wil verkopen een aanbiedingsplicht heeft naar de woningcorporatie. Voor gesplitst vastgoed is dit relatief makkelijk te regelen omdat er geen bloot-eigendom wordt geleverd doch een appartementsrecht. Afhankelijk van de eerder overeengekomen verkoopvoorwaarden, kan het zijn dat de woningcorporatie een terugkoopplicht of een terugkooprecht heeft. Zodra de woningcorporatie de woning terugkoopt, treed een keten van processen in gang om de woning opnieuw aan de markt aan te bieden (tenzij sloop wordt voorzien). Dat kan in de huursector zijn, maar als de woning opnieuw verkocht wordt, is sprake van wederverkoop. De eenheid komt dan tijdelijk op de vlottende balans van de woningcorporatie te staan in plaats van de vaste balans. Omdat zowel de verkoper, de woningcorporatie én een nieuwe koper worden bediend vormt dit in CORA stuurscenario ‘wederverkoop appartementsrechten’. (BusinessInteraction) Wederverkoop appartements- rechten De keten waarin de realisatie van nieuw vastgoed respectievelijk de renovatie van bestaand vastgoed wordt gerealiseerd en vervolgens wordt overgedragen aan de beheerder van betreffend vastgoed. (BusinessInteraction) (Her)ontwikkel- en en opleveren vastgoed Het bewaken van de naleving van de in een contract vastgelegde afspraken. Hierbij wordt zowel de prestatie van de leverancier bewaakt, als de prestatie van de eigen organisatie. (BusinessFunction) Contractmana- gement AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship TriggeringRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship Deze svg is op 24-03-2025 08:36:48 CET gegenereerd door ArchiMedes™ © 2016-2025 ArchiXL. ArchiMedes 24-03-2025 08:36:48 CET



Overgenomen van "https://www.coraveraonline.nl/index.php?title=Id-8ae03bb3-4308-fd96-5ae7-7306a41ff8b0&oldid=172770"
Deze pagina is voor het laatst bewerkt op 24 feb 2024 om 22:27.
Nora-familie.png CORA & VERA zijn onderdeel van de NORA-familie↗