Onderhouden Eenheden
Procesberichten
Versies
- Onderhouden Eenheden
VERA 4.1 - Onderhouden Eenheden
VERA 4.0 - Onderhouden Eenheden
VERA 4.2
Kennismodel
Type Procesketen
ArchiMate
- Elementtype
- ArchiMateView
- Element-id
- Id-8854d1b3-afda-645f-8e54-87186dd7c19b
- ArchiMate-model
- VERA 4.2
Downloads
Onderhouden Eenheden
‘Onderhoud’ omvat de inspanningen die worden verricht om het bezit van de corporatie of het bezit van derden waar een overeenkomst over is afgesloten, zowel op lange als korte termijn op peil te houden conform de gestelde kwaliteitseisen.
De procesketen van onderhoud beschrijft de interactie tussen bedrijfs- en werkprocessen van verschillende rollen en hun betrokken bedrijfsfuncties:
- Onderhoudsbedrijf
- Onderhoudsfunctie
- Onderhoudscontrole functie
- Inspectiefunctie
- Technisch uitvoerder
- Technische uitvoer functie
- Technische uitvoer controle functie
- Klantbediening
- Klantbedieningsfunctie
- Finaniceelbeheer
- Debiteurenfunctie
- Crediteuren functie
- Vastgoedaanbieder (woningcorporatie of tussenpartij)
- Vastgoedgegevensbeheerfunctie
- Wooningwaarderingsfunctie
Binnen de procesketen voor onderhoud is het de procesketen vanuit de corporatie uitgewerkt. Voor koppelingen tussen applicaties van de corporatie biedt VERA API specificaties. Voor integratie met systemen van aannamers wordt de DICO standaard gebruikt van Ketenstandaard. DICO gebruikt hetzelfde logische model en procesketen model als VERA. Wij werken nauw samen met Ketenstandaard om beide standaarden te ontwikkelen.
Relatie met CORA
geen Procesketen gevonden in CORA
Triggers
Opvragen Afspraakopties
Ophalen van beschikbare tijdsperioden.Toelichting
Een afspraakoptie wordt opgevraagd voor een periode tussen twee data, voor een bepaalde duur, voor een bepaald specialisme en eventueel voor een bepaalde eenheid. Het afspraaksysteem retourneert de beschikbare afspraaktijdsperioden die voldoen aan de opgegeven criteria.
Scenario's
- Als klantportaal wil ik weten wat de beschikbare afspraaktijdsperioden tussen twee verschillende data, met een bepaalde medewerker of een medewerker met een bepaald specialisme, bijvoorbeeld voor een inspectie of reparatie.
Bericht
AfspraakOptiesOpvragen Afspraakopties
Opvragen van een afspraak.Toelichting
Aan de hand van de discipline, verwachte duur van de werkzaamheden en de locatie van het onderhoud worden afspraakopties opgevraagd bij het bedrijfsproces Uitvoeren Onderhoudsorder zodat een keuze gemaakt kan worden in de gewenste afspraakdatum en tijdstip / tijdsblok.
Scenario's
PrimairBericht
AfspraakOptiesBijwerken bouwkundige elementen
Doorgeven nieuwe en gewijzigde Bouwkundige elementen.Toelichting
De onderhoudsfunctie geeft een wijziging van bouwkundige elementen door aan de bedrijfsfunctie 'Beheren vastgoedgegevens'.
Scenario's
Primair
- Als onderhoudsfunctie wil ik bedrijfsfunctie 'Beheren vastgoedgegevens' op de hoogte stellen van gewijzigde elementen als gevolg van het uitvoeren van de onderhoudsorder.
Bericht
BouwkundigElementenSynchroniseren CollectieveObjecten
Ophalen van collectieve objectenToelichting
Een het klantbedieningsysteem kan het gewenst zijn om de collectief objecten te synchroniseren met de eigen applicatie. Met dit synchronisatiebericht kunnen wijzigingen en nieuwe collectieve objecten door het bedrijfsproces Beheren Vastgoedgegevens aangeboden worden.
Scenario's
Primair
- Als Klantbedieningsysteem wil ik de collectieve objecten synchroniseren zodat een optimale ondersteuning kan worden geleverd in het klantbedieningsproces.
Bericht
CollectiefObjectenOphalen CollectiefObjecten
Ophalen van collectieve objectenToelichting
Een collectief object is een specifiek te identificeren onderdeel of ruimte in of rond een gebouw met een gemeenschappelijke functie, m.a.w. het wordt door meerdere bewoners gedeeld.
Scenario's
- Als huurder wil ik de collectieve objecten raadplegen die behoren bij de eenheden waarvoor ik een huurovereenkomst heb, zodat ik daarvoor een reparatieverzoek kan indienen.
Bericht
CollectiefObjectenDoorgeven Inspectierapport
Doorgeven van een nieuw of gewijzigd inspectierapportToelichting
Nadat de inspectie is afgerond geeft de inspectiefunctie het resultaat van het inspectieverzoek door aan de bedrijfsfunctie 'Regisseren onderhoud'. Ook is het mogelijk om een gewijzigd inspectierapport aan te bieden aan Regisseren Onderhoud na bijvoorbeeld gevraagde aanpassingen door de onderhoudsfunctie.
Scenario's
Primair
- Als onderhoudscontrole functie wil ik het resultaat van een mutatieinspectie doorgeven aan het bedrijfsproces Regisseren Onderhoud zodat op basis daarvan vervolgacties kunnen worden gepland.
- Als onderhoudscontrole functie wil ik het resultaat van een inspectie voor een reparatieverzoek doorgeven aan het bedrijfsproces Regisseren Onderhoud zodat op basis daarvan vervolgacties kunnen worden gepland.
- Als onderhoudscontrole functie wil ik het resultaat van een steekproef doorgeven aan het bedrijfsproces Regisseren Onderhoud zodat op basis daarvan vervolgacties kunnen worden gepland.
Secundair
- Als onderhoudscontrole functie wil ik de wijzigingen in het inspectierapport in zijn geheel opnieuw aanbieden aan het bedrijfsproces Regisseren Onderhoud zodat op basis daarvan vervolgacties kunnen worden gepland.
Bericht
InspectierapportenDoorgeven statuswijziging Inspectieorder
Doorgeven van wijzigingen en/of aanvullingen op de onderhoudsorder van het type Inspectie.Toelichting
De onderhoudscontrolefunctie geeft een wijziging in status van de Opdracht tot inspectie door aan de bedrijfsfunctie 'Regisseren onderhoud'. Mogelijke statussen zijn vastgelegd in de Referentiedata. Daarbij moet vastgesteld worden welke bedrijfsfunctie (opdrachtgevende of opdrachtnemende) actie dient te ondernemen op de Opdracht tot inspectie. Zo kan de inspectiefunctie een verzoek doen om aanvullende informatie aan te leveren om de inspectie uit te kunnen voeren.
Scenario's
Primair
- Als onderhoudscontrole functie wil ik de status van de uitvoering van de inspectie doorgeven zodat het proces Regisseren Onderhoud op de hoogte is van de status
- Als onderhoudscontrole functie wil ik de inspectie afmelden bij het proces Regisseren Onderhoud zodat het proces Regisseren Onderhoud de vervolgacties kan uitvoeren
Bericht
InspectierapportenDoorgeven Offerteaanvraag
Doorgeven van een aanvraag voor een offerteToelichting
Het bedrijfsproces Regisseren Onderhoud zal in sommige situaties een offerte opvragen voordat een onderhoudsorder uitgezet kan worden bij een (externe) onderhoudspartner. In veel gevallen zal het echter ook voorkomen dat er reeds een onderhoudsorder is doorgegeven aan een onderhoudspartner maar dat na de intake door de onderhoudspartner meer of andere werkzaamheden verricht moeten worden die niet gedekt worden door de onderhoudsorder.
Scenario's
Primair
- Als onderhoudsfunctie wil ik een offerte aanvragen voor de uitvoering van werkzaamheden zodat ik een besluit kan nemen hierover
- Als onderhoudsfunctie wil ik, naar aanleiding van de uitvoering van een bestaande onderhoudsorder, een offerte aanvragen voor aanvullende werkzaamheden zodat ik een besluit kan nemen hierover.
Bericht
OffertesDoorgeven Offerte
Doorgeven van de offerte voor de huurderToelichting
Het bedrijfsproces 'Regisseren onderhoud' zal in sommige situaties een offerte opvragen voor het geven van de opdracht. Daarnaast kunnen ook kosten in rekening gebracht worden bij de huurder omdat de huurder zelf verantwoordelijk is voor een gemeld defect. Deze kosten moeten via het bedrijfsproces Leveren Financiele Diensten voorgelegd worden aan de huurder door het bedrijfsproces Bediening Klant.
Scenario's
Primair
- Als onderhoudsfunctie wil ik een offerte als prijsopgave doorgeven aan ‘Leveren financiële dienstverlening’ zodat deze aan Klantbediening overlegd kan worden waarop de klant akkoord op de reparatie kan geven.
Bericht
OffertesDoorgeven reactie offerte
Reactie op uitgebrachte offerteToelichting
Wanneer de uitgebrachte offerte beoordeeld is door het Regisseren Onderhoud en het blijkt dat er (nog) geen akkoord gegeven kan worden op de offerte zal dit teruggekoppeld worden aan het bedrijfsproces Uitvoeren onderhoudsorder. Dit kan betekenen dat de offerte wordt ingetrokken of dat er nog wijzigingen op de offerte gewenst zijn.
Scenario's
Primair
- Als onderhoudsfunctie wil ik gewenste wijzigingen in de uitgebrachte offerte doorgeven aan Uitvoeren onderhoudsorder zodat de opdracht gegeven kan worden.
- Als onderhoudsfunctie wil ik een uitgebrachte offerte afkeuren en terugtrekken zodat de werkzaamheden door een andere onderhoudspartner kan worden uitgevoerd.
Bericht
OffertesDoorgeven offerte
Doorgeven van een nieuwe of gewijzigde offerteToelichting
Op basis van een offerteaanvraag van het bedrijfsproces Regisseren Onderhoud zal een offerte opgesteld worden door de technische uitvoerfunctie. De offerte zal daarbij aangeboden worden aan het bedrijfsproces Regisseren onderhoud.
Scenario's
Primair
- Als technische uitvoerfunctie wil ik een offerte aanbieden aan Regisseren Onderhoud zodat duidelijk is wat de kosten zijn voor de uit te voeren werkzaamheden
Secundair
- Als technische uitvoerfunctie wil een aangepaste offerte opnieuw aanbieden aan Regisseren Onderhoud zodat hierover een nieuw besluit genomen kan worden.
Bericht
OffertesDoorgeven Inspectieorder
Doorgeven van een nieuw of gewijzigde onderhoudsorder voor de uitvoering van een inspectie.Toelichting
Bij de afhandeling van een onderhoudsverzoek voor mutatieonderhoud zet de onderhoudsfunctie een inspectieorder (onderhoudsverzoek met onderhoudsoort Inspectie) uit bij de inspectiefunctie. Daarnaast kan de onderhoudsfunctie ook bij reparatieonderhoud een verzoek doen voor het uitvoeren van een inspectie door de inspectiefunctie. Daarnaast kunnen wijzigingen ontstaan in de onderhoudsorder voor de uitvoering van de inspectie zoals de status (annuleren) maar ook het toevoegen van aanvullende informatie die gewenst zijn voor de uitvoering van de inspectie zoals het toevoegen van een inventarislijst.
Scenario's
Primair
- Als onderhoudsfunctie wil ik een opdracht geven voor het uitvoeren van een inspectie voor het verhuurmutatieproces.
- Als onderhoudsfunctie wil ik een opdracht geven voor het uitvoeren van een inspectie van een reparatieverzoek zodat bepaald kan worden welke (herstel)werkzaamheden moeten worden uitgevoerd.
- Als onderhoudsfunctie wil ik opdracht geven voor het uitvoeren van een steekproef bij een reeds uitgevoerde onderhoudsorder zodat bepaald kan worden of de werkzaamheden correct zijn uitgevoerd.
Secundair
- Als onderhoudsfunctie wil ik aanvullende informatie (foto’s, bijlagen, klantcontacten) bij een inspectie doorgeven aan de onderhoudscontrolefunctie zodat deze een volledig beeld heeft van de lopende inspectie.
Bericht
OnderhoudsordersDoorgeven statuswijziging Onderhoudsorder
Doorgeven van een statuswijziging van een onderhoudsorder.Toelichting
In het proces Uitvoeren onderhoudsorder wordt uitvoering gegeven aan de onderhoudsorder. De informatie over de uitvoering van de onderhoudsorder worden doorgegeven aan het Regisseren onderhoudsysteem. De technisch uitvoerder van de onderhoudsorder geeft een wijziging door aan de onderhoudsfunctie. Mogelijke statussen zijn vastgesteld in de Referentiedata. Daarbij moet vastgesteld worden welke bedrijfsfunctie (opdrachtgevende of opdrachtnemende) actie dient te ondernemen op de onderhoudsorder. Zo kan de technisch uitvoerder een verzoek doen om de afrekenwijze aan te passen waarbij de onderhoudsfunctie hierover een besluit moet nemen.
Scenario's
Primair
- Als uitvoerder van de onderhoudsorder wil ik de aangeboden onderhoudsorder accepteren zodat het bedrijfsproces Regisseren Onderhoud weet dat de onderhoudsorder in uitvoering genomen wordt.
- Als uitvoerder van de onderhoudsorder wil vastgelegde foto's en bevindingen (informatieobjecten) bij de uitvoering doorgeven aan het bedrijfsproces Regisseren Onderhoud zodat zij geinformeerd zijn over de laatste stand van zaken rondom de uitvoering.
Bericht
OnderhoudsordersOmzetten plan naar Onderhoudsorders
Doorgeven van nieuwe of gewijzigde onderhoudsorders voor uitvoering planmatig onderhoud.Toelichting
Vanuit het bedrijfsproces Coordineren Project worden de jaarlijkse onderhoudsplannen (obv de MJOB) uitgewerkt in onderhoudsorders die uitgevoerd moeten worden door Regisseren onderhoud.
Scenario's
Primair
- Als corporatie wil ik voor elk plan een onderhoudsorder doorgeven aan het bedrijfsproces Regisseren onderhoud zodat zij de uitvoering regisseren
Bericht
OnderhoudsordersDoorgeven Onderhoudsorder
Doorgeven van een nieuw of gewijzigde onderhoudsorder.Toelichting
Vanuit het bedrijfsproces Regisseren onderhoud wordt bepaald welke onderhoudsorders aangemaakt en uitgezet moeten worden. Op basis daarvan worden onderhoudsorders aangemaakt in het Onderhouden Eenheden-systeem en vervolgens doorgegeven aan het systeem voor de uitvoering van de onderhoudsorder. In de meeste gevallen is dit het systeem van een onderhoudspartner maar het kan ook de eigen onderhoudsdienst zijn. Daarnaast kunnen wijzigingen ontstaan in de onderhoudsorders zoals de status (annuleren van de onderhoudsorder) maar ook het toevoegen van aanvullende informatie die gewenst zijn voor de uitvoering van de onderhoudsorder zoals het later toevoegen van foto's van het defect.
Scenario's
Primair
- Als onderhoudsfunctie wil ik een onderhoudsorder met taken en ingeplande afspraken doorgeven aan de eigen technische uitvoerder zodat deze de order kan uitvoeren.
- Als onderhoudsfunctie wil ik een onderhoudsorder met taken doorgeven aan de externe technische uitvoerder zodat deze de taken kan inplannen.
- Als onderhoudsfunctie wil ik een onderhoudsorder met taken en planning doorgeven aan de externe technische uitvoerder.
Secundair
- Als onderhoudsfunctie wil ik aanvullende informatie (foto’s, bijlagen, klantcontacten) bij een onderhoudsorder doorgeven aan de technische uitvoerfunctie zodat deze een volledig beeld heeft van de lopende onderhoudsorder.
Bericht
OnderhoudsordersOpvragen Onderhoudsverzoek
Opvragen van een onderhoudsverzoekToelichting
In het bedrijfsproces Bediening Klant is het gewenst om de onderhoudsverzoeken op te vragen om de klant te kunnen informeren.
Scenario's
Primair
- Als medewerker klantbediening wil ik de lopende onderhoudsverzoeken opvragen waarvan de klant de melder is zodat ik de klant kan informeren over de status en uitvoering.
- Als klant wil ik op het klantportaal de lopende onderhoudsverzoeken opvragen van mijn woning en eventuele gekoppelde collectieve objecten
Bericht
OnderhoudsverzoekenDoorgeven onderhoudsverzoek
Doorgeven van een nieuw of gewijzigd onderhoudsverzoekToelichting
Meldingen voor onderhoudsverzoeken worden door de bedrijfsfunctie Klantbediening geregistreerd en doorgegeven aan 'Regisseren onderhoud’. In de bedrijfsfunctie Klantbediening is alle benodigde informatie beschikbaar om de eenheid en de huurder te identificeren. In het geval van reparatieverzoek of klachtenonderhoud is de melder van het onderhoudsverzoek vaak de gebruiker van de woning (de huurder of bewoner), een derde (buurvrouw, kennis) of de afdeling binnen de woningcorporatie die verantwoordelijk is voor de verhuur van de woning (verhuur-/bewonerszaken). Het verzoek bevat de LEDO-informatie (locatie, element, defect en oorzaak) zoals vastgelegd in een Defect. Bij een onderhoudsverzoek kunnen meerdere defecten worden vastgelegd.
Als binnen het bedrijfsproces Klantbediening gedetecteerd is dat er al een melding is voor dezelfde klacht, zal er geen nieuw onderhoudsverzoek doorgegeven worden.
Scenario's
Primair
- Als medewerker klantbediening wil ik een onderhoudsverzoek doen voor een gemeld defect zodat door het proces Regisseren Onderhoud bepaalt kan worden wat de vervolgactie moet zijn.
Bericht
OnderhoudsverzoekenSynchroniseren Onderhoudsverzoek
Doorgeven van een gewijzigd onderhoudsverzoekToelichting
Onderhoudsverzoeken worden beheerd door het bedrijfsproces Onderhoud Eenheden en kunnen opgevraagd worden door andere bedrijfsprocessen / procesketens. In bepaalde gevallen is het gewenst om de onderhoudsverzoeken te synchroniseren met het Klantbedieningsproces. De In de siVoor het doorgeven van statuswijzigingen om de melder van het verzoek te kunnen informeren. Nadat de bedrijfsfunctie Klantbediening de intake heeft uitgevoerd wordt een onderhoudsverzoek naar 'Regisseren onderhoud' gestuurd. 'Regisseren onderhoud' neemt het onderhoudsverzoek in behandeling, registreert statuswijzigingen en geeft deze door aan Klantbediening.
Scenario's
Primair
- Als medewerker klantbediening wil ik een onderhoudsverzoek doen voor een gemeld defect zodat door het proces Regisseren Onderhoud bepaalt kan worden wat de vervolgactie moet zijn.
Bericht
Onderhoudsverzoeken