CORA en VERA online

Inschrijven woningzoekenden

Bedrijfsproces

CORA 4.3.1
Bekijken met Legenda Bekijken op ware grootte om deze op te slaan or printen
 
In deze baan worden de belangrijkste (bedrijfs/proces)risico's gemodelleerd (ArchiMateNote) Risico's Gegevens niet tijdig verwijderd conform AVG-richtlijnen (data minimalisatie), er is onnodige data aanwezig of data wordt voor andere zaken gebruikt (geen grondslag aanwezig). Beheersmaatregel: Precieze AVG vereisten en regelgeving toepassen, zoals welke gegevens mag je opvragen, vastleggen en voor hoe lang. Direct bij het verzamelen van de data al oordelen welke informatie verwijderd moet worden. Periodieke steekproef op huurdossiers. Via WRV-systeem van leverancier precieze AVG vereisten en regelgeving configureren voor gevalideerd opvragen, vastleggen en bewaren van gegevens zodat het systeem bewaartermijn monitort en signaleert voor de organisatie wanneer gegevens verwijderd dienen te worden. (Assessment) Niet naleven van de AVG Fraude kan in dit proces bijvoorbeeld zijn dat ongewenste aanpassingen worden doorgevoerd op inschrijfdatum/ urgentietoekenning e.d. of dat doorgevoerde wijzigingen niet door de inschrijver zelf zijn aangevraagd. Beheersmaatregel: 4-ogen principe toepassen bij aanpassingen inschrijfdatum en urgentietoekenning. Bevestigingsbericht sturen aan ingeschrevene voorafgaand aan het doorvoeren van de wijziging. Automatiseren waarbij je alleen met inloggegevens een wijziging kan doorgeven. Systeemautorisaties Systeem zo inrichten dat het niet mogelijk is om (zonder extra controle) inschrijvingen met terugwerkende kracht te maken. Systeemlogging toepassen zodat aanpassingen te auditeren en traceerbaar zijn. Tweeweg identificatie. (Assessment) Fraude De inschrijving is onjuist of onrechtmatig doordat niet aan alle voorwaarden voor inschrijving is voldaan. Beheersmaatregel: 4-ogen principe op accorderen van (verlenging) inschrijving (al dan niet door middel van steekproef of deelwaarneming.) Verplichten Huurpaspoort. (Assessment) Onrechtmatige/ Onjuiste inschrijving In deze baan worden de processen gemodelleerd (ArchiMateNote) Proces Inschrijven woningzoekenden is het bedrijfsproces waarmee personen en (te vormen) huishoudens worden geregistreerd als woningzoekende inclusief de woonwensen (BusinessProcess) Inschrijven woningzoekenden Inschrijven Woningzoekenden bestaat uit processtappen die nodig zijn om een woningzoekende te registreren. Het proces kan (deels) ook toegepast worden voor overige eenheden. (BusinessProcess) Registreren 'woningzoekende' (en overige eenheden) Actualiseren inschrijfgegevens bestaat uit processtappen welke kunnen worden doorlopen wanneer de omstandigheden van de geregistreerde woningzoekende gewijzigd zijn, zoals inkomen of huishoudenssamenstelling. Wanneer een ingeschreven woningzoekende een woning geaccepteerd heeft, zal de inschrijving al dan niet automatisch aangepast moeten worden. Hierbij kan gekozen worden voor het opnieuw starten van de inschrijfduur, het naar nul zetten van de inschrijfpunten of het geheel beëindigen van de inschrijving, ook daarin worden door corporaties verschillende keuzes gemaakt. Ook kan het gaan om een verzoek van de ingeschrevene tot uitschrijving. (BusinessProcess) Actualiseren inschrijfgegevens Wanneer een inschrijfperiode is verlopen, kan de ingeschrevene verzoeken de inschrijfperiode te verlengen. Start het verlengingsproces niet of niet op tijd, dan leidt dit automatisch tot het verlopen van de inschrijving. Indien het verlengingsproces niet leidt tot een verlenging, bijvoorbeeld door het niet betalen van verlengingsgelden, dan kan dat ook leiden tot het verlopen van de inschrijving. (BusinessProcess) Verlengen inschrijving 'woningzoekende' Procesboek: Gewijzigde omstandigheden woningzoekende (BusinessEvent) Omstandigheden woningzoekende gewijzigd Procesboek: Verlopen inschrijftermijn (BusinessEvent) Inschrijftermijn verlopen Procesboek: Verzoek tot inschrijving Verhuiswens (BusinessEvent) Inschrijvingsverzoek ontvangen Procesboek: Verzoek tot inschrijving verwerkt (BusinessEvent) Inschrijvingsverzoek verwerkt BusinessEvent Uitschrijving verwerkt Procesboek: Gewijzigde omstandigheden woningzoekende verwerkt (BusinessEvent) Omstandigheden woningzoekende verwerkt BusinessEvent Verlopen inschrijftermijn verwerkt In deze baan staan de dienst die door het bedrijfsproces wordt gerealiseerd en de bedrijfsservices die door de werkprocessen worden gerealiseerd (ArchiMateNote) Producten en diensten Woningcorporaties werken doorgaans in een samenwerkingsverband waar woningzoekenden zich kunnen inschrijven. Indien de woningcorporatie niet deelneemt in een samenwerkingsverband, dan schrijft de woningzoekende zich bij betreffende woningcorporatie in en zullen de woningzoekenden alleen bij betreffende woningcorporatie kans maken op een passende woning (BusinessService) Inschrijving 'woningzoekende' Dit is de registratie van een 'woningzoekende' (namens een (te vormen) huishouden)inclusief een specificatie van de 'woonwensen' waar de woningzoekende bepaalde rechten (zoals opgebouwde inschrijfduur) kan ontlenen om in aanmerking te kunnen komen voor een beschikbaar komende woning (garage, parkeerplaats enzovoorts). (BusinessService) Inschrijving Dit betreft een inschrijving waarvan de einddatum - waarop het recht op inschrijving en daaruit voortkomende rechten komt te vervallen - is verlengd. (BusinessService) Verlengde inschrijving Dit betreft een inschrijving waarbij ten opzicht van een eerdere versie de 'woningzoekende' gewijzigde woonwensen of persoonlijke omstandigheden heeft kenbaar gemaakt en laten verwerken. Deze omstandigheden kunnen gevolgen hebben op de eerder opgebouwde rechten en zullen indien van toepassing daardoor worden geactualiseerd. (BusinessService) Geactualiseerde inschrijving In deze baan staan de resultaat kPi's (ArchiMateNote) Resultaat KPI's AssociationRelationship AssociationRelationship AssociationRelationship Inschrijven woningzoekenden realiseert: Inschrijving (RealizationRelationship) Realiseert TriggeringRelationship RealizationRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship RealizationRelationship RealizationRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship Deze svg is op 09-04-2024 10:34:23 CEST gegenereerd door ArchiMedes™ © 2016-2024 ArchiXL. ArchiMedes 09-04-2024 10:34:23 CEST


Legenda




   
   
   
   
   
   

   
   

   
   

   
   

   
   

   
   

   
   
   
   

   
   

   
   

Kennismodel

Type: Bedrijfsproces
Soort: Primair

ArchiMate

Elementtype
BusinessProcess
Element-id
Id-6988356f-f833-12a9-e2d3-9557541d8032
ArchiMate-model
CORA 4.3.1
Bron
CORA 4.0

Inschrijven woningzoekenden

Inschrijven woningzoekenden is het bedrijfsproces waarmee personen en (te vormen) huishoudens worden geregistreerd als woningzoekende inclusief de woonwensen

Toelichting figuur

  1. Het proces en de te leveren bedrijfsservice staan centraal.
  2. De resultaat kPi's en bedrijfsrisico's staan altijd boven het bedrijfsproces/de dienst ingetekend, apart van de proceskPi's en procesrisico's die altijd onder boven het bedrijfsproces/de dienst staan.

Elementen

  • Actualiseren inschrijfgegevens (Werkproces, Actualiseren inschrijfgegevens bestaat uit processtappen welke kunnen worden doorlopen wanneer de omstandigheden van de geregistreerde woningzoekende gewijzigd zijn, zoals inkomen of huishoudenssamenstelling. Wanneer een ingeschreven woningzoekende een woning geaccepteerd heeft, zal de inschrijving al dan niet automatisch aangepast moeten worden. Hierbij kan gekozen worden voor het opnieuw starten van de inschrijfduur, het naar nul zetten van de inschrijfpunten of het geheel beëindigen van de inschrijving, ook daarin worden door corporaties verschillende keuzes gemaakt. Ook kan het gaan om een verzoek van de ingeschrevene tot uitschrijving.)
  • Fraude (Risico, Fraude kan in dit proces bijvoorbeeld zijn dat ongewenste aanpassingen worden doorgevoerd op inschrijfdatum/ urgentietoekenning e.d. of dat doorgevoerde wijzigingen niet door de inschrijver zelf zijn aangevraagd. Beheersmaatregel: 4-ogen principe toepassen bij aanpassingen inschrijfdatum en urgentietoekenning. Bevestigingsbericht sturen aan ingeschrevene voorafgaand aan het doorvoeren van de wijziging. Automatiseren waarbij je alleen met inloggegevens een wijziging kan doorgeven. Systeemautorisaties Systeem zo inrichten dat het niet mogelijk is om (zonder extra controle) inschrijvingen met terugwerkende kracht te maken. Systeemlogging toepassen zodat aanpassingen te auditeren en traceerbaar zijn. Tweeweg identificatie.)
  • Geactualiseerde inschrijving (Bedrijfsservice, Dit betreft een inschrijving waarbij ten opzicht van een eerdere versie de 'woningzoekende' gewijzigde woonwensen of persoonlijke omstandigheden heeft kenbaar gemaakt en laten verwerken. Deze omstandigheden kunnen gevolgen hebben op de eerder opgebouwde rechten en zullen indien van toepassing daardoor worden geactualiseerd.)
  • Inschrijftermijn verlopen (Gebeurtenis, Procesboek: Verlopen inschrijftermijn)
  • Inschrijven woningzoekenden (Bedrijfsproces, Inschrijven woningzoekenden is het bedrijfsproces waarmee personen en (te vormen) huishoudens worden geregistreerd als woningzoekende inclusief de woonwensen)
  • Inschrijving (Bedrijfsservice, Dit is de registratie van een 'woningzoekende' (namens een (te vormen) huishouden)inclusief een specificatie van de 'woonwensen' waar de woningzoekende bepaalde rechten (zoals opgebouwde inschrijfduur) kan ontlenen om in aanmerking te kunnen komen voor een beschikbaar komende woning (garage, parkeerplaats enzovoorts).)
  • Inschrijving 'woningzoekende' (Dienst, Woningcorporaties werken doorgaans in een samenwerkingsverband waar woningzoekenden zich kunnen inschrijven. Indien de woningcorporatie niet deelneemt in een samenwerkingsverband, dan schrijft de woningzoekende zich bij betreffende woningcorporatie in en zullen de woningzoekenden alleen bij betreffende woningcorporatie kans maken op een passende woning)
  • Inschrijvingsverzoek ontvangen (Gebeurtenis, Procesboek: Verzoek tot inschrijving Verhuiswens)
  • Inschrijvingsverzoek verwerkt (Gebeurtenis, Procesboek: Verzoek tot inschrijving verwerkt)
  • Niet naleven van de AVG (Risico, Gegevens niet tijdig verwijderd conform AVG-richtlijnen (data minimalisatie), er is onnodige data aanwezig of data wordt voor andere zaken gebruikt (geen grondslag aanwezig). Beheersmaatregel: Precieze AVG vereisten en regelgeving toepassen, zoals welke gegevens mag je opvragen, vastleggen en voor hoe lang. Direct bij het verzamelen van de data al oordelen welke informatie verwijderd moet worden. Periodieke steekproef op huurdossiers. Via WRV-systeem van leverancier precieze AVG vereisten en regelgeving configureren voor gevalideerd opvragen, vastleggen en bewaren van gegevens zodat het systeem bewaartermijn monitort en signaleert voor de organisatie wanneer gegevens verwijderd dienen te worden.)
  • Omstandigheden woningzoekende gewijzigd (Gebeurtenis, Procesboek: Gewijzigde omstandigheden woningzoekende)
  • Omstandigheden woningzoekende verwerkt (Gebeurtenis, Procesboek: Gewijzigde omstandigheden woningzoekende verwerkt)
  • Onrechtmatige/ Onjuiste inschrijving (Risico, De inschrijving is onjuist of onrechtmatig doordat niet aan alle voorwaarden voor inschrijving is voldaan. Beheersmaatregel: 4-ogen principe op accorderen van (verlenging) inschrijving (al dan niet door middel van steekproef of deelwaarneming.) Verplichten Huurpaspoort.)
  • Registreren 'woningzoekende' (en overige eenheden) (Werkproces, Inschrijven Woningzoekenden bestaat uit processtappen die nodig zijn om een woningzoekende te registreren. Het proces kan (deels) ook toegepast worden voor overige eenheden.)
  • Uitschrijving verwerkt (Gebeurtenis)
  • Verlengde inschrijving (Bedrijfsservice, Dit betreft een inschrijving waarvan de einddatum - waarop het recht op inschrijving en daaruit voortkomende rechten komt te vervallen - is verlengd.)
  • Verlengen inschrijving 'woningzoekende' (Werkproces, Wanneer een inschrijfperiode is verlopen, kan de ingeschrevene verzoeken de inschrijfperiode te verlengen. Start het verlengingsproces niet of niet op tijd, dan leidt dit automatisch tot het verlopen van de inschrijving. Indien het verlengingsproces niet leidt tot een verlenging, bijvoorbeeld door het niet betalen van verlengingsgelden, dan kan dat ook leiden tot het verlopen van de inschrijving.)
  • Verlopen inschrijftermijn verwerkt (Gebeurtenis)

Gerelateerde views


Relaties



Contextdiagram

Bekijken op ware grootte om deze op te slaan or printen
Klik op de onderdelen voor de beschrijving van dat onderdeel.
Inschrijven woningzoekenden is het bedrijfsproces waarmee personen en (te vormen) huishoudens worden geregistreerd als woningzoekende inclusief de woonwensen (BusinessProcess) Inschrijven woningzoeken- den De bedrijfsfuncties in dit domein gaan over het feitelijke werk van de organisatie. Deze functies leveren een directe bijdrage aan de producten en diensten die een organisatie levert. Met andere woorden: deze functies leveren primair de toegevoegde waarde van de organisatie (Grouping) Primair Het zorgdragen dat het beschikbaar komende aanbod van vastgoedeenheden wordt aangeboden aan de klant(groep) die daar conform de wens van de klant(groep) én vigerende wet- en regelgeving het beste op aansluit. (BusinessFunction) Matching De inschrijving is onjuist of onrechtmatig doordat niet aan alle voorwaarden voor inschrijving is voldaan. Beheersmaatregel: 4-ogen principe op accorderen van (verlenging) inschrijving (al dan niet door middel van steekproef of deelwaarneming.) Verplichten Huurpaspoort. (Assessment) Onrechtmatig- e/ Onjuiste inschrijving Fraude kan in dit proces bijvoorbeeld zijn dat ongewenste aanpassingen worden doorgevoerd op inschrijfdatum/ urgentietoekenning e.d. of dat doorgevoerde wijzigingen niet door de inschrijver zelf zijn aangevraagd. Beheersmaatregel: 4-ogen principe toepassen bij aanpassingen inschrijfdatum en urgentietoekenning. Bevestigingsbericht sturen aan ingeschrevene voorafgaand aan het doorvoeren van de wijziging. Automatiseren waarbij je alleen met inloggegevens een wijziging kan doorgeven. Systeemautorisaties Systeem zo inrichten dat het niet mogelijk is om (zonder extra controle) inschrijvingen met terugwerkende kracht te maken. Systeemlogging toepassen zodat aanpassingen te auditeren en traceerbaar zijn. Tweeweg identificatie. (Assessment) Fraude De verzameling processen van huuropzegging t/m nieuwe verhuring van een verhuurbare eenheid waarop de woningcorporatie integraal stuurt. Voor het verhuren van vastgoed zijn woningcorporaties aan verschillende wet- en regelgevingen gebonden. Zeker als het sociale huurwoningen betreffen. Vrijkomende woningen kunnen via woonruimteverdeelsystemen waarin meerdere woningcorporaties samenwerken aangeboden worden aan de markt. Er zijn ook woningcorporaties die zelf hun woningaanbod aan de markt aanbieden. Er zijn woningcorporaties die beide doen, bijvoorbeeld sociale woningen via het ‘regionale’ verdeelsysteem en de vrije sector huur via andere kanalen. En voor bijvoorbeeld studentenhuisvesting en woongroepen kan voor coöptatie worden gekozen waarbij de zittende huurders een kandidaat voordraagt aan de woningcorporatie. Regelmatig hebben woningcorporaties voor een kandidaat met een urgentie een inspanningsverplichting waardoor de eerst vrijkomende woning die voldoet aan de voorwaarden direct aangeboden moet worden. Zodra de kandidaat bekend is die in aanmerking komt voor de vrijkomende woning, vindt een klantoverdracht plaats naar de woningcorporatie die de kandidaat definitief de woning gaat toewijzen. Het opstellen, doornemen en ondertekenen van de huurovereenkomst is een generiek verhuurproces. Immers de vastgoedkenmerken, huurvoorwaarden, type overeenkomst liggen vooraf al vast en hoeven alleen verrijkt te worden met de gegevens van de kandidaat huurder. Zodra de verhuring formeel is geregeld moet de sleutel worden overhandigd en de diverse bewijslast worden geadministreerd waaruit afgeleid kan worden dat de verhuring conform de spelregels heeft plaatsgevonden. Zodra de huurovereenkomst wordt beëindigd, dan gaan verschillende processen bij de woningcorporatie bijna gelijktijdig van start. Met de vertrekkende huurder op wiens verzoek de huurovereenkomst wordt beëindigd worden afspraken gemaakt in welke toestand de huureenheid opgeleverd moet worden aan de woningcorporatie. De woningcorporatie grijpt een huurmutatie ook aan om werkzaamheden aan de eenheid uit te voeren om de eenheid verhuurklaar te maken. Ook de huurprijs wordt conform het huurbeleid geharmoniseerd en kan vervolgens weer aangeboden worden aan de markt. Omdat leegstand huurderving impliceert, sturen veel woningcorporaties op zoveel mogelijk aansluitend verhuren. Dat betekent dat op verschillende parallel lopende processen integraal gestuurd moet worden. In CORA heet dit stuurscenario ‘verhuurmutatie’. (BusinessInteraction) Verhuurmutati- e Actualiseren inschrijfgegevens bestaat uit processtappen welke kunnen worden doorlopen wanneer de omstandigheden van de geregistreerde woningzoekende gewijzigd zijn, zoals inkomen of huishoudenssamenstelling. Wanneer een ingeschreven woningzoekende een woning geaccepteerd heeft, zal de inschrijving al dan niet automatisch aangepast moeten worden. Hierbij kan gekozen worden voor het opnieuw starten van de inschrijfduur, het naar nul zetten van de inschrijfpunten of het geheel beëindigen van de inschrijving, ook daarin worden door corporaties verschillende keuzes gemaakt. Ook kan het gaan om een verzoek van de ingeschrevene tot uitschrijving. (BusinessProcess) Actualiseren inschrijfgegev- ens Wanneer een inschrijfperiode is verlopen, kan de ingeschrevene verzoeken de inschrijfperiode te verlengen. Start het verlengingsproces niet of niet op tijd, dan leidt dit automatisch tot het verlopen van de inschrijving. Indien het verlengingsproces niet leidt tot een verlenging, bijvoorbeeld door het niet betalen van verlengingsgelden, dan kan dat ook leiden tot het verlopen van de inschrijving. (BusinessProcess) Verlengen inschrijving 'woningzoeke- nde' Passende eenheid is (de combinatie van) een fysieke woning, bedrijfsruimte, parkeerplaats enzovoorts, waarvan de 'woningzoekende' op basis van vigerende wet- en regelgeving het gebruiksrecht of eigendomsrecht mag verkrijgen en die zo goed als mogelijk aansluit bij de wensen van de huurder/koper. (Product) Passende eenheid Gegevens niet tijdig verwijderd conform AVG-richtlijnen (data minimalisatie), er is onnodige data aanwezig of data wordt voor andere zaken gebruikt (geen grondslag aanwezig). Beheersmaatregel: Precieze AVG vereisten en regelgeving toepassen, zoals welke gegevens mag je opvragen, vastleggen en voor hoe lang. Direct bij het verzamelen van de data al oordelen welke informatie verwijderd moet worden. Periodieke steekproef op huurdossiers. Via WRV-systeem van leverancier precieze AVG vereisten en regelgeving configureren voor gevalideerd opvragen, vastleggen en bewaren van gegevens zodat het systeem bewaartermijn monitort en signaleert voor de organisatie wanneer gegevens verwijderd dienen te worden. (Assessment) Niet naleven van de AVG Inschrijven Woningzoekenden bestaat uit processtappen die nodig zijn om een woningzoekende te registreren. Het proces kan (deels) ook toegepast worden voor overige eenheden. (BusinessProcess) Registreren 'woningzoeke- nde' (en overige eenheden) Woningcorporaties werken doorgaans in een samenwerkingsverband waar woningzoekenden zich kunnen inschrijven. Indien de woningcorporatie niet deelneemt in een samenwerkingsverband, dan schrijft de woningzoekende zich bij betreffende woningcorporatie in en zullen de woningzoekenden alleen bij betreffende woningcorporatie kans maken op een passende woning (BusinessService) Inschrijving 'woningzoeke- nde' AggregationRelationship AggregationRelationship AssociationRelationship AssociationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AssociationRelationship AssociationRelationship AggregationRelationship Inschrijven woningzoekenden realiseert: Inschrijving (RealizationRelationship) Realiseert Deze svg is op 09-04-2024 10:34:24 CEST gegenereerd door ArchiMedes™ © 2016-2024 ArchiXL. ArchiMedes 09-04-2024 10:34:24 CEST



Overgenomen van "https://www.coraveraonline.nl/index.php?title=Id-6988356f-f833-12a9-e2d3-9557541d8032&oldid=170132"
Deze pagina is voor het laatst bewerkt op 24 feb 2024 om 21:58.
Nora-familie.png CORA & VERA zijn onderdeel van de NORA-familie↗