Bepalen en inkopen nieuw ingekochte servicecomponenten inclusief managen inkoopcontract

Kennismodel

Type: Procesketen
Soort: Procesketen

ArchiMate

Elementtype: BusinessInteraction
Element-id: Id-4722bf7e-186b-54fa-a4b9-08a5e5e53f42
ArchiMate-model: CORA 4.3.3
Bron: CORA 4.1

Bepalen en inkopen nieuw ingekochte servicecomponenten inclusief managen inkoopcontract

Referentieproces

De procesketen van werkprocessen waarin nieuwe servicecomponenten worden bepaald, bewonersinstemming wordt geregeld en worden ingekocht.

Toelichting

De keten van werkprocessen vanaf het bepalen en het vervolgens inkopen van servicecomponenten exclusief het managen van inkoopcontract.

Toelichting figuur

Het proces en de te leveren dienst staan centraal.
De kPi's en risico's staan altijd boven de procesketen/dienst ingetekend.

Elementen

Administratie geactualiseerd (Gebeurtenis, Procesboek: Geactualiseerde administratie)
Administratief vastleggen servicecomponent (Werkproces, Het werkproces Administratief vastleggen servicecomponent bestaat uit processtappen die nodig zijn voor het vastleggen van alle noodzakelijke administratieve handelingen om de service te leveren, de voorschotten te innen en de afrekening op te stellen. Daarvoor is het belangrijk dat er zowel administratieve vastlegging op eenheidsniveasu als op contractniveau plaatsvindt. Input: Vastgesteld voorstel servicecomponenten Output: Geactualiseerde administratie)
Afstemmen met bewonerscommissie (Processtap, Alvorens een akkoord te vragen aan alle huurders van het complex, dient eerst met de bewonerscommissie (indien deze bestaat) te worden afgestemd wat het voorstel is waarvoor akkoord wordt gevraagd. Omdat er niet altijd een bewonerscommissie is, is deze stap optioneel. Input: Voorgestelde nieuwe servicecomponenten Output: Bepaalde verdeelsleutel)
Analyseren risico's (Processtap, Analyseer welke risico's het contract en de levering met zich meebrengen en hoe deze te mitigeren. Input: Afgesloten contract Output: Geanalyseerde en gemitigeerde risico's)
Beheerde levering (Bedrijfsservice, Het meten welke goederen, diensten en/of werken daadwerkelijk worden geleverd en waarvan de resultaten worden afgezet tegen de normering die in het inkoopcontract overeen is gekomen.)
Beheren levering (Werkproces, Beheren levering bevat alle processtappen die nodig zijn om iedere afzonderlijke levering conform contract te beheren.)
Behoefte specificeren (Processtap, Maak op basis van het beleid servicecomponenten en de vastgestelde behoefte, een voorstel voor de levering van een specifieke service aan één of meerdere complexen. Het vaststellen van de behoefte vindt overigens plaats in een separaat proces, hier niet uitgewerkt, in samenwerking tussen verschillende disciplines zoals vastgoed en verhuur. Ook kan een behoefte worden aangegeven door bewoners. Input: Beleid en behoefte Output: Vastgestelde behoefte)
Beoordelen offerte(s) (Processtap, INDIEN MUTATIEONDERHOUD: Beoordeel de ontvangen offertes en keur de calculatie goed. Laat indien akkoord het bedrag accorderen door de (conform procuratie) hiervoor gemachtigde medewerker. Deze stap is optioneel en wordt niet uitgevoerd wanneer er al vaste afspraken zijn met de partners zoals bij afkoop of vaste prijsafspraken. Keur, indien niet akkoord, de offerte af met reden van afkeur en vraag een aangepaste offerte of werkbon op. Input: Offerte of concept werkbon Output: Goedgekeurde offerte of werkbon INDIEN NIEUWE SERVICECOMPONENTEN: Beoordeel de ontvangen offertes aan de hand van de selectiecriteria en de opgestelde scorelijsten. Input: Ontvangen offertes + Selectiecriteria Output: Beoordeelde offertes INDIEN REPARATIEONDERHOUD: Beoordeel de ontvangen offerte(s) op volledigheid, geoffreerde werkzaamheden en kosten. Vaak worden geoffreerde werkzaamheden vergeleken met het complexbeheerplan om te bepalen of deze werkzaamheden passen binnen de strategie van het complex (bijvoorbeeld wanneer een complex gelabeld is voor sloop of er korte termijn voor planmatig onderhoud gepland is, zal je minder grote reparatiewerkzaamheden uitvoeren) Dit is een optionele stap die alleen wordt uitgevoerd wanneer bij voorgaande stap een offerte is aangevraagd. Input: Ontvangen offerte Output: Beoordeelde offerte)
Bepalen KPI's (Processtap, Stel Kritische Proces Indicatoren op waarop de levering van de leverancier door de opdrachtgever beoordeeld wordt. Input: Bepaalde contractonderdelen Output: Bepaalde KPI’s)
Bepalen contractonderdelen (Processtap, Bepaal welke onderdelen in het contract moeten komen te staan zoals hoeveelheden, ingangsdatum en leverings- en contractvoorwaarden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan factuurspecificatie van exploitatie- en servicekosten. Input: Te sluiten of uit te breiden contract Output: Bepaalde contractonderdelen Het wordt aangeraden om voorwaarden in te regelen om ruimte te hebben tot aanpassingen voor mogelijke digitalisering. Denk hierbij aan een vaste opmaak waardoor de facturen direct juist ingelezen en verwerkt kunnen worden in het systeem.)
Bepalen contractvoorwaarden (Processtap, Bepaal de contractvoorwaarden waar opdrachtgever en opdrachtnemer zich binnen het contract aan dienen te houden. Input: Bepaalde contractonderdelen en bepaalde KPI’s Output: Bepaalde contractvoorwaarden)
Bepalen dienstverlening (Processtap, Bepaal het te leveren dienst of product en aanpalende voorwaarden waaraan door de leverancier binnen het contract dient te worden voldaan. Input: Bepaalde contractonderdelen Output: Bepaalde dienstverlening)
Bepalen eindresultaat (Processtap, Bepaal op basis van alle ontvangen en ingevulde akkoordverklaringen of de benodigde meerderheid gehaald is of dat de meerderheid niet akkoord is. Op basis van de uitkomst worden de vervolgacties bepaald, waaronder communicatie naar huurders over de uitslag. Input: Verwerkte akkoordverklaringen Output: Akkoord op of afwijzing van voorstel nieuwe servicecomponenten door huurders)
Bepalen en inkopen nieuw ingekochte servicecomponenten inclusief managen inkoopcontract (Procesketen, De procesketen van werkprocessen waarin nieuwe servicecomponenten worden bepaald, bewonersinstemming wordt geregeld en worden ingekocht.)
Bewonersakkoord gevraagd (Gebeurtenis, Procesboek: Voorgestelde nieuwe servicecomponent)
Bewonersakkoord nieuwe servicecomponent gegeven (Gebeurtenis, Procesboek: Bewonersakkoord)
Bijhouden prestaties (Processtap, Houd de prestaties van de leverancier bij en controleer of de bijgehouden prestaties voldoen aan de prestaties/kwaliteit welke de leverancier in het contract verklaard heeft te zullen leveren. Input: Afgesloten contract Output: Bijgehouden prestaties)
Classificeren contract (Processtap, Bepaal de intensiteit van contract- en leveranciersmanagement met betrekking tot het contract: Licht Contractmanagement (bijv.: 1 x prestatiemeting en 1 evaluatie/jaar). Volledig Contractmanagement. Dit is afhankelijk van het soort service dat geleverd wordt en het contract dat gemanaged moet worden. Input: Afgesloten contract Output: Geclassificeerd contract)
Communiceren intern (Processtap, Informeer medewerkers over dit contract o.b.v. het implementatieplan. Input: Vastgesteld implementatieplan en afgesloten contract Output: Geïnformeerde medewerkers)
Contract gemanaged (Gebeurtenis)
Contracteren leverancier (Werkproces, Contracteren bestaat uit processtappen die gaan over het afsluiten van een leveringscontract met de geselecteerde leverancier.)
Contractmanagement (Dienst, Inkoopcontracten die zijn gesloten worden geïmplementeerd en bewaakt door de woningcorporatie.)
Contractmanagement (Bedrijfsfunctie, Het bewaken van de naleving van de in een contract vastgelegde afspraken. Hierbij wordt zowel de prestatie van de leverancier bewaakt, als de prestatie van de eigen organisatie.)
Controleren verdeelsleutels (Processtap, Controleer in het systeem de verdeelsleutels binnen de serviceclusters en pas deze waar nodig deze aan. Op basis van de verdeelsleutels kunnen de voorschotten berekend worden. Input: Bepaalde verdeelsleutel Output: Geregistreerde verdeelsleutels)
Debiteurenbeheer (Dienst, Woningcorporaties innen bedragen bij externe klanten voor het leveren van diensten en zorgen dat deze op de rekening courant wordt verwerkt.)
Debiteurenbeheer (Bedrijfsfunctie, Het zorgdragen van de debiteuren administratie en daaruit voortkomende werkzaamheden alsmede het signaleren van ontstane achterstanden.)
Evalueren contractimplementatie (Processtap, Evalueerde implementatie – zijn alle stappen uit het plan gezet en is het contract naar wens geïmplementeerd. Input: Vastgesteld implementatieplan Output: Geëvalueerd implementatieplan)
Evalueren samenwerking/levering (Processtap, Evalueer op basis van de verzamelde prestatiegegevens de samenwerking met c.q. levering door de leverancier. Op basis van de evaluatie kan een verslag worden gemaakt en kunnen bijsturingsacties worden benoemd en opgepakt door de corporatie of de leverancier. Input: Rapportages Output: Evaluatieverslag)
Geadministreerde servicecomponent (Bedrijfsservice, Een (herhalende) betaalde dienst (zoals beschikbaarstellen van een recreatieruimte) of werk (zoals schoonmaakwerkzaamheden van een collectieve ruimte) die in rekening wordt gebracht bij de huurder/VVE.)
Gefaciliteerde organisatie (Product, Gefaciliteerde organisatie is een organisatie die secundaire of ondersteunende diensten aan zichzelf levert en/of door derden laat leveren om daarmee de primaire activiteiten te kunnen uitvoeren gericht op het leveren van producten en diensten aan klanten.)
Gemanaged inkoopcontract (Bedrijfsservice, De bewaking van de woningcorporatie dat de te leveren goederen, diensten en/of werrken conform de afgesloten inkoopovereenkomst daadwerkelijk worden geleverd en als dat niet (meer) klopt desgewenst worden bijgestuurd om dit doel alsnog te bereiken.)
Geselecteerde leverancier (Bedrijfsservice, De leverancier waarmee de woningcorporatie een inkoopcontract sluit voor het laten leveren van goederen, diensten en werken.)
Geïmplementeerd inkoopcontract (Bedrijfsservice, Het met leverancier gesloten inkoopcontract dat geimplementeerd is binnen de woningcorporatie en waarvan de verantwoordelijkheden binnen de bedrijfsonderdelen van de woningcorporatie onderling duidelijk zijn belegd.)
Implementeren contract (Werkproces, Implementeren contract bestaat uit processtappen die nodig zijn om een afgesloten contract binnen de organisatie te implementeren, zodat vervolgens zowel het contract, de leverancier als de levering, gemanaged en beheerd kunnen worden. Een goede implementatie en inrichting van het contract in de organisatie en de systemen kan bijdragen aan het soepel verlopen van de gehele procesketen. Bijvoorbeeld door aan de voorkant in te richten welke kosten er door het jaar heen op basis van het contract verwacht worden en dit op te nemen in de facturen, kunnen facturen bij ontvangst gemakkelijk en snel verwerkt worden.)
Informeren leveranciers (Processtap, Stuur een bericht naar de kandidaat leveranciers met daarin gecommuniceerd of zij wel/niet geselecteerd zijn voor de opdracht. Input: Intern geselecteerde leverancier Output: Geïnformeerde leveranciers)
Inkoop (Bedrijfsfunctie, Het verwerven van middelen en het bewaken van de afspraken hierover met de leverancier.)
Inkoopbehoefte bepaald (Gebeurtenis, Procesboek: Te selecteren leverancier of uit te breiden contract)
Inkoopcontract afgesloten (Gebeurtenis)
Inkoopcontract geïmplementeerd (Gebeurtenis)
Inkoopmanagement (Dienst, Woningcorporaties kopen goederen, diensten en werken in om daarmee diensten te kunnen leveren, zowel aan interne als externe klanten)
Inkopen goederen, diensten en werken (Bedrijfsproces, Inkopen goederen, diensten en werken is het bedrijfsproces waarmee goederen, diensten en werken worden ingekocht en de rechten en plichten contractueel worden geborgd inclusief het sluiten van serviceabonnementen ten aanzien van de ingekochte goederen, diensten en werken.)
Inrichten contractbeheer (Processtap, Richt (administratief en organisatorisch) het contractbeheer voor dit contract in o.b.v. het implementatieplan. Indien hiervoor al een beleid is opgezet hoeft deze stap niet uitgevoerd te worden. Input: Vastgesteld implementatieplan Output: Ingericht contractbeheer)
Inrichten contractmanagement (Processtap, Richt (administratief en organisatorisch) het contractmanagement voor dit contract in o.b.v. het implementatieplan. Indien hiervoor al een beleid is opgezet hoeft deze stap niet uitgevoerd te worden. Input: Vastgesteld implementatieplan Output: Ingericht contractmanagement)
Inschatten voorschotten (Processtap, Bepaal op basis van de verdeelsleutel (de percentages van) de voorschotten voor de huurders. Maak hierbij onderscheid tussen commerciële huurders (BOG) en reguliere huurders. Input: Vastgestelde behoefte; Bepaalde verdeelsleutel Output: Bepaalde voorschotten)
Intern selecteren leverancier (Processtap, Bepaal met welke leverancier je op basis van de ontvangen offerte een contract wilt gaan afsluiten. Input: Beoordeelde offertes Output: Intern geselecteerde leverancier)
Leefomgevingsbeheer (Hoofdbedrijfsfunctie, Het actief benutten van ideeën en denkkracht van partners bij het plannen, ontwikkelen, uitvoeren en/of evalueren van het corporatiebeleid.)
Leverancier geselecteerd (Gebeurtenis, Procesboek: Geselecteerde leverancier)
Levering beheerd (Gebeurtenis)
Managen contract (Werkproces, Managen contract bestaat uit processtappen die nodig zijn om het contract met de leverancier te managen. Binnen een contract kunnen meerdere leveringen zijn vastgelegd. Iedere levering wordt separaat beheerd conform proces Beheren levering.)
Managen contractafspraken (Processtap, Manage gedurende de looptijd van het contract dat de gemaakte afspraken worden nageleefd. Input: Inkoopcontract geïmplementeerd Output: Gemanagede contractafspraken)
Managen contracten (Bedrijfsproces, Managen contracten is het bedrijfsproces waarmee het implementeren en managen van het contract en het beheren van de levering wordt gerealiseerd.)
Managen leverancier (Processtap, Manage gedurende de looptijd van het contract de samenwerking met de leverancier. Input: Afgesloten contract Output: Gemanagede leverancier)
Monitoren prestaties (Processtap, Monitorde door de leverancier geleverde prestaties. Input: Geleverde prestatie Output: Prestatiemonitoring)
Niet voldoen aan wet- en regelgeving (Risico, Opdrachten of contracten (met leveranciers of huurders) kunnen opgesteld zijn zonder deze te toetsen aan wet- en regelgeving, of zonder de juiste procesgang (exact) te hebben gevolgd. Bijvoorbeeld wanneer een wijziging pas kan worden doorgevoerd bij 70% akkoord van bewoners, maar een wijziging ook wordt doorgevoerd zonder dat akkoord. Het ontbreken van de juiste kennis kan hieraan ten grondslag liggen. Beheersmaatregel: Jaarlijkse check op regelgeving; Inbouwen compliance-controles.)
Nieuw ingekochte servicecomponent(en) (Bedrijfsservice, Een servicecomponent waarvan de behoefte is ontstaan en waarvoor het akkoord van bewoners is verkregen om te kunnen gaan leveren en waarvoor een inkoopcontract is gesloten met een externe leverancier.)
Omgevingsbeheer (Bedrijfsfunctie, Het zorgdragen dat de kwaliteit van de directe leefomgeving van de huurders (zoals straten, portieken enzovoorts) op peil blijft zoals dat in beheerplannen is beschreven en/of waar de woningcorporatie als verhuurder vanuit vigerende wet- en regelgeving toe verplicht is.)
Ondersteuning (Hoofdbedrijfsfunctie, Het ervoor zorgen dat de juiste mensen en middelen beschikbaar zijn zodat de overige functies uitgevoerd kunnen worden.)
Ondertekenen contract(uitbreiding)/verplichting (Processtap, Ondertekenen van het contract(uitbreiding) door leverancier en corporatie. In sommige gevallen is er geen contract maar wordt er wel een verplichting aangegaan. Input: Contract (uitbreiding) Output: Ondertekend(e) contract(uitbreiding))
Operationeel bijsturen afspraken (Processtap, Stuur gemaakte afspraken bij wanneer in de operatie blijkt dat de gemaakte afspraken niet volledig, voldoende of juist blijken te zijn. Pas dit aan in het contract wanneer blijkt dat er regelmatig bijgestuurd moet worden. Input: Afgesloten contract Output: Bijgestuurde afspraken)
Opstellen concept voorstel servicecomponent(en) (Processtap, Voorgaande stappen vormen de basis voor het concept voorstel servicecomponenten dat ofwel met de bewonerscommissie wordt overlegd ofwel direct ter akkoord aan de huurders wordt voorgelegd. Input: Vastgestelde behoefte; eenheden; bepaalde voorschotten Output: Conceptvoorstel servicecomponenten)
Opstellen contract(uitbreiding) (Processtap, Indien er een (nieuw) contract of contractuitbreiding nodig is, wordt deze opgesteld op basis van voorgaande stappen. Input: Bepaalde contractvoorwaarden Output: Opgesteld(e) contract(uitbreiding))
Opstellen implementatieplan (Processtap, Stel een plan op hoe het contract geïmplementeerd zal worden. Input: Afgesloten contract Output: Implementatieplan)
Opstellen marktuitvraag (Processtap, Stel op basis van de vastgestelde behoeften en het beleid de marktuitvraag met daarin de eisen en wensen op. Input: Te selecteren leverancier Output: Opgestelde marktuitvraag)
Opstellen rapportages (Processtap, Stel rapportages op over de in het contract vastgelegde afspraken, bijvoorbeeld op het gebied van de afgesproken prestaties, naleving, kosten en kwaliteit. Input: Afgesloten contract Output: Rapportages)
Opstellen selectiecriteria (Processtap, Stel de criteria op, op basis waarvan de offertes van de leveranciers zullen worden beoordeeld en op basis waarvan een leverancier geselecteerd kan gaan worden. Deze scorelijst wordt niet extern gedeeld. Deze stap is optioneel indien er al vaste selectiecriteria in het inkoopbeleid zijn opgenomen. Soms kan het voorkomen dat er los van het beleid een aparte scorelijst wordt opgesteld, omdat de situatie dusdanig afwijkt van het generieke proces. Input: Opgestelde marktuitvraag Output: Opgestelde selectiecriteria)
Opstellen shortlist leveranciers (Processtap, Stel een shortlist op van leveranciers om te benaderen voor de marktuitvraag, door te bepalen welke leveranciers het gewenste product of dienst kunnen leveren en voldoen aan algemene inkoopeisen en -beleid. Input: Opgestelde marktuitvraag Output: Shortlist leveranciers)
Opstellen voorstel servicecomponenten (Werkproces, Opstellen voorstel servicecomponenten bestaat uit processtappen welke nodig zijn om voor een specifiek complex een specifiek te leveren service vast te stellen inclusief de verdeling van de kosten over de eenheden welke de service ontvangen.)
Opstellen werkomschrijving (Processtap, INDIEN WERKPROCES CONTRACTEREN LEVERANCIER: Stel een omschrijving op van de door de leverancier binnen het contract te verrichten werkzaamheden. Input: Bepaalde contractonderdelen Output: Opgestelde werkomschrijving INDIEN WERKPROCES INLOPEN GOEDEREN, DIENSTEN EN WERKEN: De exacte werkomschrijving opstellen. Input: Overzicht uit te voeren werkzaamheden; Keuzepakketten Output: Werkomschrijving Afhankelijk van het samenwerkingsverband wordt dit door de corporatie dan wel de partner gedaan. Voordeel van het uit handen geven is dat de partner veel meer inzicht heeft in de operationele taken en dit beter kan inschatten. Meestal wordt de werkomschrijving door een externe partij tegelijkertijd met de kostencalculatie gemaakt.)
Opvoeren component(en) (Processtap, Registreer in het systeem de nieuwe servicecomponenten, wanneer deze zijn vastgesteld met 70% instemming van de huurders, op de eenheid en op elk bestaand contract binnen het servicecluster. Deze stap is optioneel omdat er niet altijd nieuwe componenten hoeven worden toegevoegd. Input: Nieuwe servicecomponenten Output: Aangepaste servicecomponenten op het contract)
Opvoeren serviceclusters en servicecomponenten (Bedrijfsproces, Opvoeren serviceclusters en servicecomponenten bestaat uit processtappen die nodig zijn voor het vastleggen van alle administratieve zaken die nodig zijn om de service te leveren, de voorschotten te innen en de afrekening op te stellen. Daarvoor is het belangrijk dat er zowel administratieve vastlegging op eenheidsniveau als op contractniveau plaatsvindt.)
Opvragen offerte(s) (Processtap, INDIEN MUTATIEONDERHOUD: Vraag op basis van de conceptopdracht een offerte op voor de werkzaamheden bij één of meerdere aannemers. Deze stap is optioneel en wordt niet uitgevoerd wanneer er al vaste afspraken zijn met de partners zoals bij afkoop of vaste prijsafspraken. Input: Opgestelde onderhoudsorder Output: Verstuurde offerte aanvraag INDIEN NIEUWE SERVICECOMPONENTEN: Zet de marktuitvraag uit bij de leveranciers van de shortlist. Input: Shortlist leveranciers + Opgestelde marktuitvraag Output: Opgevraagde offertes INDIEN REPARATIEONDERHOUD: Vraag een offerte voor de uit te voeren werkzaamheden op. Dit is een optionele stap die afhankelijk van het beleid wordt uitgevoerd. Afhankelijk van dat beleid kan het nodig zijn een offerte op te vragen bij complexe onderhoudstaken of onderhoudstaken waarvan de kosten boven een bepaald bedrag uit zullen komen en die door een externe partij worden uitgevoerd. Input: Opdracht reparatieonderhoud Output: Opgevraagde offerte)
Primair financieel management (Product, Primair financieel management is het zorgdragen dat voor de betaalbare te leveren diensten facturen worden verstuurd en de daaruit voortkomende vorderingen 'op tijd' worden ontvangen.)
Rapelleren klant (Processtap, Rappelleer huurders die niet binnen de gestelde tijd de akkoordverklaring hebben teruggezonden, om dit alsnog te doen. Input: Reactiedeadline Output: Gerappelleerde klant)
Registreren serviceclusters (Processtap, Leg in het systeem de clusters vast waarbinnen een geleverde service wordt afgerekend en voeg de betreffende eenheden toe aan deze clusters. Input: Vastgesteld voorstel levering servicecomponenten Output: Geregistreerd servicecluster)
Registreren voorschotten (Processtap, Leg de voorschotten vast in het systeem, op de eenheid en op elk bestaand contract binnen het servicecluster, zodat deze kunnen worden doorberekend aan de huurder. Input: Bepaalde voorschotten Output: Geregistreerde voorschotten)
Service geleverd (Gebeurtenis)
Servicecomponentbehoefte vastgesteld (Gebeurtenis, Procesboek: Behoefte aan servicecomponent(en))
Toepassen verdeelsleutel (Processtap, Op basis van de eenheden welke binnen het servicecluster gebruik gaan maken van de geleverde service, is een verdeelsleutel vastgesteld voor het verdelen van de servicekosten over alle eenheden. Pas deze verdeelsleutel, in combinatie met de situatie van het servicecluster (bv. huurders op de begane grond betalen niet voor de lift), toe op contractniveau. Input: Vastgestelde behoefte; Servicecluster Output: Bepaalde verdeelsleutel)
Uitvoeren kwaliteitscontrole (Processtap, Controleerde kwaliteit van de geleverde services aan de hand van de in het contract gemaakte kwaliteitsafspraken. Input: Afgesloten contract + Geleverde services Output: Uitgevoerde kwaliteitscontrole)
Uitvoeren voortgangsmeting (Processtap, Meet de voortgang van de gemaakte afspraken. Input: Afgesloten contract + Geleverde services Output: Uitgevoerde voortgangsmeting)
Vastgestelde nieuwe servicecomponent(en) (Bedrijfsservice, Een servicecomponent waarvan de behoefte is ontstaan en waarvoor het akkoord van bewoners is verkregen om te kunnen gaan leveren.)
Vastgestelde servicecomponenten (Dienst, Servicecomponenten maken onderdeel uit van de exploitatie van betreffend vastgoed.)
Vaststellen implementatieplan (Processtap, Stel het implementatieplan vast. Input: Implementatieplan Output: Vastgesteld implementatieplan)
Vaststellen servicecomponenten (Bedrijfsproces, Vaststellen servicecomponenten is het bedrijfsproces waarin nieuwe diensten die als servicecomponent in rekening worden gebracht bij de (toekomstige) huurders worden vastgesteld.)
Verhuurde eenheid (Product, Verhuurde eenheid is (de combinatie van) een fysieke woning, bedrijfsruimte, parkeerplaats enzovoorts, waarvan de huurder het exclusieve gebruiksrecht heeft en op basis van de huurovereenkomst en algemene voorwaarden van de woningcorporatie recht heeft op aanvullende diensten.)
Verkrijgen bewonersakkoord (Werkproces, Verkrijgen bewonersakkoord is een generiek proces binnen de corporatie en bestaat uit processtappen welke nodig zijn om akkoord te verkrijgen van huurders op een voorstel waarbij wettelijk bewonersakkoord benodigd is. In dit specifieke geval betreft dit het bewonersakkoord op het voorstel voor een nieuwe/aangepaste levering van een door huurders te betalen service en de hiervoor bepaalde voorschotten. Inspiratie voor het gehele proces: Door actief gebruik te maken van digitalisering kan onderstaand proces volledig geautomatiseerd worden. Dit kan bijvoorbeeld via een “mijn omgeving” of vergelijkbaar programma.)
Verstrekken additionele opdrachten (Processtap, Geef opdrachten buiten de contractafspraken om, wanneer daar noodzaak toe is. Dit betreft het registreren van incidentele opdrachten die binnen het contract vallen. Denk hierbij aan een schoonmaker die een keer extra langs gaat. Dit zijn opdrachten die niet via de afrekening servicekosten doorbelast (kunnen) worden. Input: Afgesloten contract Output: Opdracht tot additionele leveringen)
Versturen en ontvangen akkoordverklaring (Processtap, Stuur een in te vullen akkoordverklaring naar alle huurders van het betreffende servicecluster met de vraag aan te geven of ze wel of niet akkoord zijn met het voorstel en deze verklaring ingevuld terug te sturen. Input: Voorgestelde nieuwe servicecomponenten Output: Ontvangen akkoordverklaring)
Verwerken akkoordverklaringen (Processtap, Verwerk alle ontvangen en ingevulde akkoordverklaringen, zodat deze vastliggen en zodat er een eindresultaat uit kan worden gehaald. Input: Ontvangen akkoordverklaring Output: Verwerkte akkoordverklaring)
Verwerken contract(uitbreiding)/verplichting (Processtap, Verwerk alle gegevens uit het contract in de systemen. Input: Ondertekend contract Output: Verwerkt contract)
Verwerken inkoopdossier (Processtap, Nadat het contract in het systeem is verwerkt, kan het gehele inkoopdossier worden verwerkt. Input: Verwerkt contract Output: Verwerkt inkoopdossier)
Voorgestelde nieuwe servicecomponent(en) (Bedrijfsservice, Een servicecomponent waarvan de behoefte is ontstaan om die te gaan leveren, maar (indien lopende exploitatie) waarvoor het akkoord van bewoners verkregen moet worden alvorens te kunnen gaan leveren.)
Voorstel servicecomponent vastgesteld (Gebeurtenis, Procesboek: Vastgesteld voorstel servicecomponent)
Werven en selecteren leverancier(s) (Werkproces, Werven en selecteren leverancier(s) bestaat uit processtappen die nodig zijn om een leverancier te selecteren die een gewenst product of dienst gaat leveren. De uitvoering van dit werkproces hangt ervan af of het een dienst is die al door een (vaste) leverancier wordt geleverd of dat het een nieuwe dienst betreft waarvoor nog geen overeenkomst is met een (vaste) leverancier. Wanneer er sprake is van een vaste leverancier of een reeds geselecteerde leverancier, dan is het doorlopen van dit proces niet nodig en is er enkel sprake van een uitbreiding van het contract. Indien de dienst nog niet geleverd wordt, bepaal dan of (alle stappen in dit) werkproces gevolgd moet worden.)

Gerelateerde views

Bepalen en inkopen nieuw ingekochte servicecomponenten inclusief managen inkoopcontract (Procesketen)
Inkopen, leveren en verrekenen servicecomponenten (Stuurscenario)

Relaties

Bepalen en inkopen nieuw ingekochte servicecomponenten inclusief managen inkoopcontract aggregeert Leefomgevingsbeheer (AggregationRelationship)
Bepalen en inkopen nieuw ingekochte servicecomponenten inclusief managen inkoopcontract aggregeert Ondersteuning (AggregationRelationship)
Niet voldoen aan wet- en regelgeving is gerelateerd aan Bepalen en inkopen nieuw ingekochte servicecomponenten inclusief managen inkoopcontract (AssociationRelationship)
Inkopen, leveren en verrekenen servicecomponenten aggregeert Bepalen en inkopen nieuw ingekochte servicecomponenten inclusief managen inkoopcontract (AggregationRelationship)

Contextdiagram

Klik op de onderdelen voor de beschrijving van dat onderdeel.

Selecteer een kleurenweergave :