044 Regisseren reparatieonderhoud
Werkproces
Kennismodel
Type Werkproces
ArchiMate
- Elementtype
- ArchiMateView
- Element-id
- Id-458b0f77-5110-234e-0370-ea4635cfb2c9
- ArchiMate-model
- CORA 4.3
Downloads
Werkproces 044 Regisseren reparatieonderhoud als SVG
044 Regisseren reparatieonderhoud
Elementen
- (Concept) onderhoudsorder (Representation)
- (Getekende) offerte (Representation)
- Aanmaken en verstrekken opdracht uitvoeren onderhoudsorder (BusinessProcess, Maak een opdracht aan en verstrek deze aan de gekozen partij op basis van de informatie uit de diagnose ofwel op basis van de informatie uit de offerte. Deze opdracht vormt de inputgebeurtenis voor Realiseren onderhoudsorder. Input: Beoordeelde offerte/diagnose Output: Verstrekte opdracht)
- Afspraak (Representation)
- Afstemmen met verzekering (BusinessProcess, Wanneer het onderhoudsverzoek een onderdeel betreft waarvoor de corporatie verzekerd is, stem dan met de verzekering af, omdat dit invloed kan hebben op hoe het proces verder verloopt. Eventueel dient er een separaat proces te starten, met mogelijke stappen als een inspectie en/of een taxatie door de verzekeringsmaatschappij. Input: Vastgestelde uitvoerende Output: Afgestemde aanpak met de verzekering)
- Asbestinventarisatie(s) (Representation)
- Beoordelen offerte(s) (BusinessProcess, INDIEN MUTATIEONDERHOUD: Beoordeel de ontvangen offertes en keur de calculatie goed. Laat indien akkoord het bedrag accorderen door de (conform procuratie) hiervoor gemachtigde medewerker. Deze stap is optioneel en wordt niet uitgevoerd wanneer er al vaste afspraken zijn met de partners zoals bij afkoop of vaste prijsafspraken. Keur, indien niet akkoord, de offerte af met reden van afkeur en vraag een aangepaste offerte of werkbon op. Input: Offerte of concept werkbon Output: Goedgekeurde offerte of werkbon INDIEN NIEUWE SERVICECOMPONENTEN: Beoordeel de ontvangen offertes aan de hand van de selectiecriteria en de opgestelde scorelijsten. Input: Ontvangen offertes + Selectiecriteria Output: Beoordeelde offertes INDIEN REPARATIEONDERHOUD: Beoordeel de ontvangen offerte(s) op volledigheid, geoffreerde werkzaamheden en kosten. Vaak worden geoffreerde werkzaamheden vergeleken met het complexbeheerplan om te bepalen of deze werkzaamheden passen binnen de strategie van het complex (bijvoorbeeld wanneer een complex gelabeld is voor sloop of er korte termijn voor planmatig onderhoud gepland is, zal je minder grote reparatiewerkzaamheden uitvoeren) Dit is een optionele stap die alleen wordt uitgevoerd wanneer bij voorgaande stap een offerte is aangevraagd. Input: Ontvangen offerte Output: Beoordeelde offerte)
- Beoordelen inspectie nodig (BusinessProcess, Beoordeel of het nodig is om ter plaatse de situatie te bekijken voordat de reparatie kan worden ingepland. Een inspectie kan nodig zijn wanneer er onvoldoende informatie uit de intake komt om te bepalen welke reparatie er exact nodig is, met name bij grote/complexe gebreken. Ook kan vermoeden van asbest op de te repareren plek een reden zijn. Een andere afweging kan zijn om bij reparaties boven een bepaald bedrag altijd een inspectie in te plannen. Input: Vastgestelde uitvoerende Output: Besluit wel of geen inspectie nodig In plaats van een inspectie is het ook mogelijk om de klant te vragen voldoende foto’s en filmpjes te sturen om op die manier snel een goed beeld te krijgen. Overweging: Laat je de inspectie uitvoeren door een interne of een externe inspecteur. Voordeel van een externe is dat er wellicht meer specialistische kennis aanwezig is. Nadeel kan zijn dat de externe meer werk adviseert in de hoop daar werk uit te halen voor zichtzelf.)
- Beoordelen inspectierapport (BusinessProcess, Beoordeel de resultaten van de inspectie als verdere input voor het afhandelen van het onderhoudsverzoek. Input: Inspectierapport Output: Beoordeelde inspectieresultaten)
- Bepalen planning uitvoerende (BusinessProcess, De uitvoerende moet een planning maken om te zorgen dat de onderhoudstaak/-taken in de juiste volgorde door de juiste partij worden uitgevoerd binnen een bepaald tijdsbestek. De woningcorporatie heeft hierin meestal een coördinerende rol. De vorm en mate waarin deze coördinatie plaatsvindt verschilt per variant: Uitvoeringsvariant (intern/extern) Regievariant (afkoop/vaste eenheidsprijzen/nacalculatie) Input: Verstrekte opdracht tot uitvoering Output: Geplande uitvoering)
- Bepalen te verrekenen kosten (BusinessProcess, Bepaal welke kosten aan de huurder of eventueel derden doorberekend dienen te worden. Input: Verstrekte opdracht Output: te verrekenen kosten bepaald)
- Bepalen uitvoerende (BusinessProcess, Nadat in het proces intake klantvraag bepaald is dat de opvolging door de woningcorporatie opgepakt dient te worden, bepaal je voor een onderhoudsverzoek wie dit vervolgens moet uitvoeren. Dit kan zijn de interne dienst, een externe partner, de VVE etc. Op basis van o.a. de volgende punten kan bepaald worden wie de uitvoerende gaat zijn en wie de kosten betaalt: Toetsen of het onderhoudsverzoek voor de corporatie is of voor de VVE. Controleren of het een uniek onderhoudsverzoek is of dat deze reeds in het complex is gemeld. Toetsen of het onderhoudsverzoek valt onder garantieafspraken of opleverpunten uit een vastgoedproject. Valt het onder een verzekering? Toetsen of het contractonderhoud betreft. Toetsen aan toekomstig gepland onderhoud. Is er sprake van een serviceabonnement? Zijn de kosten van de reparatie voor rekening corporatie of voor huurder? In het tweede geval hebben huurders de keus of ze het door de corporatie laten uitvoeren. In dat geval dienen ze (schriftelijk) akkoord te geven op de daarbij behorende kosten. Sociale toetsing – kan er een vakman alleen naar toe of moet er een collega mee? Betreft het een complex of een type onderhoud dat door een externe opgepakt dient te worden of door de eigen dienst? Input: Geregistreerde melding Output: Vastgestelde uitvoerende)
- Bepaling verzekeraar (ApplicationService, Geautomatiseerde handelingen gericht op ophalen welke verzekeraar van toepassing is inclusief contactgegevens.)
- Collectief object (Representation)
- Complexbeheerplan(nen) (incl. onderhoudsbudget) (Representation)
- Eenheid (Representation)
- Facturering onderhoudsorder (ApplicationService, Geautomatiseerde handelingen gericht op het registeren en opslaan van specificaties en het vervolgens aanmaken en vastleggen van een factuur welke kosten voor welke uitgevoerde onderhoudsactiviteiten in rekening worden gebracht.)
- Film/video (Representation)
- Foto('s) (Representation)
- Garantie(s) (Representation)
- Geregisseerde onderhoudsorder afgerond (BusinessEvent)
- Huurder (Representation)
- Inspectieorder (Representation)
- Inspectierapport (Representation)
- Intake melding klant afgerond (BusinessEvent)
- Kostenspecificatie (Representation)
- Kwaliteitscriteria (Representation)
- Notificering orderverstrekking (ApplicationService, Geautomatiseerde handelingen gericht op het informeren van leverancier/ketenpartner/bedrijfsfunctie dat opdracht wordt verleend betreffende order uit te laten voeren.)
- Offerte aanvraag (Representation)
- Offerte(s) (Representation)
- Onderhoudsovereenkomst (Representation)
- Onderhoudsta(a)k(en) (Representation)
- Onderhoudsverzoek (Representation)
- Onjuiste toerekening van kosten (Assessment, De kosten van reparatieonderhoud kunnen voor rekening van de corporatie zijn, van de huurder of van een leverancier. Onjuiste kostentoekenning is een risico dat veroorzaakt kan worden doordat als gevolg van het niet kennen van de oorzaak van een defect, kosten niet kunnen worden doorberekend aan huurder of leverancier onderdeel (fabrieksfouten, garanties), doordat medewerkers bestedingen niet, te laat of onjuist registreren, doordat garanties niet onderkend worden, of door het vooraf niet (goed) afspreken en vastleggen van kosten huurder. Beheersmaatregel: Meer effort steken in het achterhalen van defect en oorzaak; Inspectie uitvoeren om oorzaak beter te kunnen achterhalen; Verbeteren monitoring op basis van (standaard)rapportages. Automatiseren van registratie van materiaalverbruik en urenbesteding. Vastleggen van garanties; Inbouwen standaard check op garanties. Afspraken over kosten huurder vooraf schriftelijk vastleggen.)
- Onveilige werkomstandigheden voor medewerkers/ uitvoerenden (Assessment, Onveilige omstandigheden kunnen ontstaan wanneer een agressieve bewoner niet onderkend wordt of de uitvoerende hier niet op is voorbereid. Beheersmaatregelen: Automatische signalering agressiemelding tijdens intake en op opdrachtbon vermelden. Automatisch 2 personen inplannen wanneer signalering in systeem staat)
- Opdracht verstrekken voor inspectie (BusinessProcess, Verstrek opdracht voor een inspectie. De inspectie vindt plaats conform proces Inspecteren bouwdeel. Input: Toegekende onderhoudsmelding met inspectie Output: Inspectie opdracht)
- Openstaande Onderhoudsverzoeken (in complex) (Representation)
- Opvragen offerte(s) (BusinessProcess, INDIEN MUTATIEONDERHOUD: Vraag op basis van de conceptopdracht een offerte op voor de werkzaamheden bij één of meerdere aannemers. Deze stap is optioneel en wordt niet uitgevoerd wanneer er al vaste afspraken zijn met de partners zoals bij afkoop of vaste prijsafspraken. Input: Opgestelde onderhoudsorder Output: Verstuurde offerte aanvraag INDIEN NIEUWE SERVICECOMPONENTEN: Zet de marktuitvraag uit bij de leveranciers van de shortlist. Input: Shortlist leveranciers + Opgestelde marktuitvraag Output: Opgevraagde offertes INDIEN REPARATIEONDERHOUD: Vraag een offerte voor de uit te voeren werkzaamheden op. Dit is een optionele stap die afhankelijk van het beleid wordt uitgevoerd. Afhankelijk van dat beleid kan het nodig zijn een offerte op te vragen bij complexe onderhoudstaken of onderhoudstaken waarvan de kosten boven een bepaald bedrag uit zullen komen en die door een externe partij worden uitgevoerd. Input: Opdracht reparatieonderhoud Output: Opgevraagde offerte)
- Planning (Representation)
- Plattegrond(en) (Representation)
- Prijzenboek/standaardprijs (Representation)
- Project (Representation)
- Regisseren reparatieonderhoud (BusinessProcess, Het werkproces Regisseren reparatieonderhoud bestaat uit processtappen die zorgdragen voor de juiste afhandeling van het geregistreerde onderhoudsverzoek. Steekproef: Naast het regisseren van het reparatieonderhoud is ook het steekproefsgewijs controleren of de werkzaamheden conform opdracht en kwaliteitseisen zijn uitgevoerd een belangrijk proces. De steekproef is een apart proces dat hier niet volledig is uitgewerkt. Steekproefcontroles kunnen at random worden uitgevoerd en/of standaard (bijvoorbeeld 100% boven een bepaald bedrag). Input : Intake melding klant afgerond Output : Geregisseerde onderhoudsorder afgerond)
- Reparatieonderhoud technisch gereed (BusinessService)
- Serviceovereenkomst (Representation, Let op: heeft bij reparatieverzoek andere lading dan bij servicekosten)
- Toetsing aan beleid (ApplicationService, Geautomatiseerde handelingen gericht op het registreren en vastleggen of, de beoogde activiteiten voldoen aan de normeringen voortkomend uit vastgesteld beleid.)
- Toetsing inkomende offerte (ApplicationService, Geautomatiseerde handelingen gericht op het registreren en vastleggen of de ontvangen offerte voldoet aan de geldende criteria.)
- Toetsing inspectierapport(en) (ApplicationService, Geautomatiseerde handelingen gericht op het registreren en vastleggen of er reeds een inspectierapport is van de voorinspectie en welke bevindingen in het eindinspectierapport opnieuw gecontroleerd moeten worden.)
- Toetsing onderhoudsverzoek (ApplicationService, Geautomatiseerde handelingen gericht op het registreren en vastleggen of een (nieuwe) inspectie noodzakelijk is om vervolgens wel of geen opdracht te kunnen verstrekken voor de uitvoering van het onderhoudsverzoek.)
- Toetsing verzekering (ApplicationService, Geautomatiseerde handelingen gericht op het registreren en vastleggen of sprake is van een lopende verzekering waarop aanspraak gemaakt kan worden.)
- Uitvoerende(n) (Representation)
- VVE (samenstelling) (Representation)
- Verdeling orders (Value, Aantal onderhoudsorders uitgevoerd door de eigen dienst als percentage van het totaal aantal onderhoudsorders.)
- Verwerking inspectieopdracht (ApplicationService, Geautomatiseerde handelingen gericht op het registreren en opslaan van)
- Verwerking offerteverzoek (ApplicationService, Geautomatiseerde handelingen gericht op het registreren, wijzigen en opslaan van)
- Verwerking onderhoudsorder (ApplicationService, Geautomatiseerde handelingen gericht op het registreren, wijzigen en opslaan van benodigde onderhoudswerkzaamheden (bijvoorbeeld aan de hand van standaard bestektaken).)
- Verzekering (Representation)
- Verzekeringspolis (Representation)
Relaties
- Bepalen planning uitvoerende verwerkt Onderhoudsta(a)k(en) (AccessRelationship)
- Beoordelen inspectie nodig verwerkt Kwaliteitscriteria (AccessRelationship)
- Bepalen uitvoerende verwerkt Huurder (AccessRelationship)
- Regisseren reparatieonderhoud leidt tot Geregisseerde onderhoudsorder afgerond (TriggeringRelationship)
- Beoordelen inspectie nodig verwerkt Eenheid (AccessRelationship)
- Beoordelen inspectie nodig verwerkt Asbestinventarisatie(s) (AccessRelationship)
- Aanmaken en verstrekken opdracht uitvoeren onderhoudsorder verwerkt (Concept) onderhoudsorder (AccessRelationship)
- Aanmaken en verstrekken opdracht uitvoeren onderhoudsorder verwerkt (Getekende) offerte (AccessRelationship)
- Bepalen te verrekenen kosten verwerkt (Concept) onderhoudsorder (AccessRelationship)
- Toetsing inkomende offerte bedient Beoordelen offerte(s) (ServingRelationship)
- Bepalen uitvoerende verwerkt VVE (samenstelling) (AccessRelationship)
- Bepalen planning uitvoerende verwerkt Afspraak (AccessRelationship)
- Beoordelen inspectierapport verwerkt Inspectierapport (AccessRelationship)
- Beoordelen offerte(s) verwerkt Onderhoudsverzoek (AccessRelationship)
- Verwerking onderhoudsorder bedient Bepalen planning uitvoerende (ServingRelationship)
- Beoordelen offerte(s) verwerkt Inspectierapport (AccessRelationship)
- Verwerking onderhoudsorder bedient Aanmaken en verstrekken opdracht uitvoeren onderhoudsorder (ServingRelationship)
- Onveilige werkomstandigheden voor medewerkers/ uitvoerenden is gerelateerd aan Regisseren reparatieonderhoud (AssociationRelationship)
- Bepalen te verrekenen kosten verwerkt Kostenspecificatie (AccessRelationship)
- Bepalen uitvoerende verwerkt Uitvoerende(n) (AccessRelationship)
- Opvragen offerte(s) verwerkt Offerte aanvraag (AccessRelationship)
- Bepalen uitvoerende verwerkt Serviceovereenkomst (AccessRelationship)
- Toetsing onderhoudsverzoek bedient Beoordelen inspectie nodig (ServingRelationship)
- Bepalen te verrekenen kosten verwerkt (Getekende) offerte (AccessRelationship)
- Bepalen uitvoerende verwerkt Onderhoudsovereenkomst (AccessRelationship)
- Toetsing aan beleid bedient Bepalen uitvoerende (ServingRelationship)
- Opvragen offerte(s) verwerkt Onderhoudsverzoek (AccessRelationship)
- Opvragen offerte(s) verwerkt Inspectierapport (AccessRelationship)
- Beoordelen offerte(s) verwerkt Offerte(s) (AccessRelationship)
- Opvragen offerte(s) leidt tot Beoordelen offerte(s) (TriggeringRelationship)
- Beoordelen inspectie nodig verwerkt Complexbeheerplan(nen) (incl. onderhoudsbudget) (AccessRelationship)
- Verwerking inspectieopdracht bedient Opdracht verstrekken voor inspectie (ServingRelationship)
- Beoordelen inspectie nodig verwerkt Plattegrond(en) (AccessRelationship)
- Beoordelen inspectie nodig verwerkt Film/video (AccessRelationship)
- Notificering orderverstrekking bedient Afstemmen met verzekering (ServingRelationship)
- Bepalen uitvoerende verwerkt Garantie(s) (AccessRelationship)
- Verdeling orders is gerelateerd aan Regisseren reparatieonderhoud (AssociationRelationship)
- Onjuiste toerekening van kosten is gerelateerd aan Regisseren reparatieonderhoud (AssociationRelationship)
- Opdracht verstrekken voor inspectie verwerkt Inspectieorder (AccessRelationship)
- Verwerking offerteverzoek bedient Opvragen offerte(s) (ServingRelationship)
- Beoordelen inspectie nodig verwerkt Foto('s) (AccessRelationship)
- Toetsing inspectierapport(en) bedient Beoordelen inspectierapport (ServingRelationship)
- Intake melding klant afgerond leidt tot Regisseren reparatieonderhoud (TriggeringRelationship)
- Bepalen uitvoerende verwerkt Project (AccessRelationship)
- Bepalen uitvoerende verwerkt Verzekeringspolis (AccessRelationship)
- Toetsing verzekering bedient Afstemmen met verzekering (ServingRelationship)
- Beoordelen inspectierapport verwerkt (Concept) onderhoudsorder (AccessRelationship)
- Afstemmen met verzekering verwerkt (Concept) onderhoudsorder (AccessRelationship)
- Afstemmen met verzekering verwerkt Verzekering (AccessRelationship)
- Facturering onderhoudsorder bedient Bepalen te verrekenen kosten (ServingRelationship)
- Opvragen offerte(s) verwerkt Prijzenboek/standaardprijs (AccessRelationship)
- Bepalen planning uitvoerende verwerkt (Concept) onderhoudsorder (AccessRelationship)
- Beoordelen offerte(s) verwerkt Complexbeheerplan(nen) (incl. onderhoudsbudget) (AccessRelationship)
- Bepalen uitvoerende verwerkt Openstaande Onderhoudsverzoeken (in complex) (AccessRelationship)
- Bepalen planning uitvoerende verwerkt Planning (AccessRelationship)
- Beoordelen inspectie nodig verwerkt Collectief object (AccessRelationship)
- Beoordelen offerte(s) verwerkt Prijzenboek/standaardprijs (AccessRelationship)
- Bepaling verzekeraar bedient Afstemmen met verzekering (ServingRelationship)
- Regisseren reparatieonderhoud realiseert Reparatieonderhoud technisch gereed (RealizationRelationship)