CORA en VERA online

Vaststellen servicecomponenten

Bedrijfsproces

CORA 4.3.1
Bekijken met Legenda Bekijken op ware grootte om deze op te slaan or printen
 
In deze baan worden de belangrijkste (bedrijfs/proces)risico's gemodelleerd (ArchiMateNote) Risico's Onvolledige doorbelasting kan vele oorzaken hebben, zoals ontbrekende componenten (op contractniveau en/of vastgoedniveau), onjuiste vastgoedgegevens, ontbrekende facturen, ontbreken van (eenduidig) beleid, onvoldoende controles/functiescheidingen in de procesgang, niet facturabel gebruik. Ook kan het zijn dat kosten ten onrechte worden doorbelast, dat er onrechtmatige kosten in rekening worden gebracht, dat er kosten in rekening worden gebracht waarvoor er geen prestatie is geleverd of dat de BTW niet juist wordt meegerekend in de doorbelasting. Ook tijdigheid kan een rol spelen, bijvoorbeeld dat de afrekenperiode niet 12 maanden is of dat de afrekening pas komt als een vertrokken huurder al uit beeld is. Beheersmaatregel: Afstemming met verschillende afdelingen; Datakwaliteit op orde; Inbouwen controles; Controle met behulp van rapportages; Vergroten van kennis van beleid bij medewerkers; Facturenproces inregelen, altijd factuur langs prestatiehouder (opdrachtgever) en budgethouder voor akkoord; Data-analyses inzetten zodat je trends ziet i.p.v. elke losse factuur. Het soort inkopen bepaalt de manier van controleren. bijv. bij termijnen toets je elke termijn i.p.v. elke factuur. (Assessment) Onvolledige en/of onjuiste doorbelasting Klachten van ontevreden bewoners die door ontoereikende of veel te ruime voorschotten te maken krijgen met (hoge) bijbetaling of grote restituties. Beheersmaatregel: IC op voorschotten (steekproef); Meten en analyseren van data; Toereikende communicatie; Analyse en opvolging klachtenrapportage. (Assessment) Imagoschade/ klachten Opdrachten of contracten (met leveranciers of huurders) kunnen opgesteld zijn zonder deze te toetsen aan wet- en regelgeving, of zonder de juiste procesgang (exact) te hebben gevolgd. Bijvoorbeeld wanneer een wijziging pas kan worden doorgevoerd bij 70% akkoord van bewoners, maar een wijziging ook wordt doorgevoerd zonder dat akkoord. Het ontbreken van de juiste kennis kan hieraan ten grondslag liggen. Beheersmaatregel: Jaarlijkse check op regelgeving; Inbouwen compliance-controles. (Assessment) Niet voldoen aan wet- en regelgeving In deze baan staat het bedrijfsproces, de werkprocessen die onderdeel uitmaken van het bedrijfsproces én de gebeurtenissen die de werrkprocessen starten respectievelijk opleveren. (ArchiMateNote) Proces Vaststellen servicecomponenten is het bedrijfsproces waarin nieuwe diensten die als servicecomponent in rekening worden gebracht bij de (toekomstige) huurders worden vastgesteld. (BusinessProcess) Vaststellen servicecomponenten Opstellen voorstel servicecomponenten bestaat uit processtappen welke nodig zijn om voor een specifiek complex een specifiek te leveren service vast te stellen inclusief de verdeling van de kosten over de eenheden welke de service ontvangen. (BusinessProcess) Opstellen voorstel servicecomponente- n Verkrijgen bewonersakkoord is een generiek proces binnen de corporatie en bestaat uit processtappen welke nodig zijn om akkoord te verkrijgen van huurders op een voorstel waarbij wettelijk bewonersakkoord benodigd is. In dit specifieke geval betreft dit het bewonersakkoord op het voorstel voor een nieuwe/aangepaste levering van een door huurders te betalen service en de hiervoor bepaalde voorschotten. Inspiratie voor het gehele proces: Door actief gebruik te maken van digitalisering kan onderstaand proces volledig geautomatiseerd worden. Dit kan bijvoorbeeld via een “mijn omgeving” of vergelijkbaar programma. (BusinessProcess) Verkrijgen bewonersakkoord Procesboek: Voorgestelde nieuwe servicecomponent (BusinessEvent) Bewonersakkoord gevraagd Procesboek: Behoefte aan servicecomponent(en) (BusinessEvent) Servicecomponent- behoefte vastgesteld Procesboek: Bewonersakkoord (BusinessEvent) Bewonersakkoord nieuwe servicecomponent gegeven In deze baan staan de dienst die door het bedrijfsproces wordt gerealiseerd en de bedrijfsservices die door de werkprocessen worden gerealiseerd (ArchiMateNote) Producten en diensten Servicecomponenten maken onderdeel uit van de exploitatie van betreffend vastgoed. (BusinessService) Vastgestelde servicecomponenten Een servicecomponent waarvan de behoefte is ontstaan om die te gaan leveren, maar (indien lopende exploitatie) waarvoor het akkoord van bewoners verkregen moet worden alvorens te kunnen gaan leveren. (BusinessService) Voorgestelde nieuwe servicecomponent(- en) Een servicecomponent waarvan de behoefte is ontstaan en waarvoor het akkoord van bewoners is verkregen om te kunnen gaan leveren. (BusinessService) Vastgestelde nieuwe servicecomponent(- en) In deze baan staan de resultaat kPi's (ArchiMateNote) Resultaat KPI's AssociationRelationship AssociationRelationship AssociationRelationship RealizationRelationship Realiseert RealizationRelationship TriggeringRelationship RealizationRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship Deze svg is op 08-04-2025 11:48:58 CEST gegenereerd door ArchiMedes™ © 2016-2025 ArchiXL. ArchiMedes 08-04-2025 11:48:58 CEST


Legenda




   
   
   
   
   
   

   
   
   
   

   

   
   

   
   

   
   

   
   

   
   

   
   

Kennismodel

Type: Bedrijfsproces
Soort: Primair

ArchiMate

Elementtype
BusinessProcess
Element-id
Id-3e1c79f3-722d-5123-dbd9-59f0e86ed32a
ArchiMate-model
CORA 4.3.1
Bron
CORA 4.1

Vaststellen servicecomponenten

Vaststellen servicecomponenten is het bedrijfsproces waarin nieuwe diensten die als servicecomponent in rekening worden gebracht bij de (toekomstige) huurders worden vastgesteld.

Toelichting figuur

  1. Het proces en de te leveren bedrijfsservice staan centraal.
  2. De resultaat kPi's en bedrijfsrisico's staan altijd boven het bedrijfsproces/de dienst ingetekend, apart van de proceskPi's en procesrisico's die altijd onder boven het bedrijfsproces/de dienst staan.

Elementen

  • Bewonersakkoord gevraagd (Gebeurtenis, Procesboek: Voorgestelde nieuwe servicecomponent)
  • Bewonersakkoord nieuwe servicecomponent gegeven (Gebeurtenis, Procesboek: Bewonersakkoord)
  • Imagoschade/ klachten (Risico, Klachten van ontevreden bewoners die door ontoereikende of veel te ruime voorschotten te maken krijgen met (hoge) bijbetaling of grote restituties. Beheersmaatregel: IC op voorschotten (steekproef); Meten en analyseren van data; Toereikende communicatie; Analyse en opvolging klachtenrapportage.)
  • Niet voldoen aan wet- en regelgeving (Risico, Opdrachten of contracten (met leveranciers of huurders) kunnen opgesteld zijn zonder deze te toetsen aan wet- en regelgeving, of zonder de juiste procesgang (exact) te hebben gevolgd. Bijvoorbeeld wanneer een wijziging pas kan worden doorgevoerd bij 70% akkoord van bewoners, maar een wijziging ook wordt doorgevoerd zonder dat akkoord. Het ontbreken van de juiste kennis kan hieraan ten grondslag liggen. Beheersmaatregel: Jaarlijkse check op regelgeving; Inbouwen compliance-controles.)
  • Onvolledige en/of onjuiste doorbelasting (Risico, Onvolledige doorbelasting kan vele oorzaken hebben, zoals ontbrekende componenten (op contractniveau en/of vastgoedniveau), onjuiste vastgoedgegevens, ontbrekende facturen, ontbreken van (eenduidig) beleid, onvoldoende controles/functiescheidingen in de procesgang, niet facturabel gebruik. Ook kan het zijn dat kosten ten onrechte worden doorbelast, dat er onrechtmatige kosten in rekening worden gebracht, dat er kosten in rekening worden gebracht waarvoor er geen prestatie is geleverd of dat de BTW niet juist wordt meegerekend in de doorbelasting. Ook tijdigheid kan een rol spelen, bijvoorbeeld dat de afrekenperiode niet 12 maanden is of dat de afrekening pas komt als een vertrokken huurder al uit beeld is. Beheersmaatregel: Afstemming met verschillende afdelingen; Datakwaliteit op orde; Inbouwen controles; Controle met behulp van rapportages; Vergroten van kennis van beleid bij medewerkers; Facturenproces inregelen, altijd factuur langs prestatiehouder (opdrachtgever) en budgethouder voor akkoord; Data-analyses inzetten zodat je trends ziet i.p.v. elke losse factuur. Het soort inkopen bepaalt de manier van controleren. bijv. bij termijnen toets je elke termijn i.p.v. elke factuur.)
  • Opstellen voorstel servicecomponenten (Werkproces, Opstellen voorstel servicecomponenten bestaat uit processtappen welke nodig zijn om voor een specifiek complex een specifiek te leveren service vast te stellen inclusief de verdeling van de kosten over de eenheden welke de service ontvangen.)
  • Servicecomponentbehoefte vastgesteld (Gebeurtenis, Procesboek: Behoefte aan servicecomponent(en))
  • Vastgestelde nieuwe servicecomponent(en) (Bedrijfsservice, Een servicecomponent waarvan de behoefte is ontstaan en waarvoor het akkoord van bewoners is verkregen om te kunnen gaan leveren.)
  • Vastgestelde servicecomponenten (Dienst, Servicecomponenten maken onderdeel uit van de exploitatie van betreffend vastgoed.)
  • Vaststellen servicecomponenten (Bedrijfsproces, Vaststellen servicecomponenten is het bedrijfsproces waarin nieuwe diensten die als servicecomponent in rekening worden gebracht bij de (toekomstige) huurders worden vastgesteld.)
  • Verkrijgen bewonersakkoord (Werkproces, Verkrijgen bewonersakkoord is een generiek proces binnen de corporatie en bestaat uit processtappen welke nodig zijn om akkoord te verkrijgen van huurders op een voorstel waarbij wettelijk bewonersakkoord benodigd is. In dit specifieke geval betreft dit het bewonersakkoord op het voorstel voor een nieuwe/aangepaste levering van een door huurders te betalen service en de hiervoor bepaalde voorschotten. Inspiratie voor het gehele proces: Door actief gebruik te maken van digitalisering kan onderstaand proces volledig geautomatiseerd worden. Dit kan bijvoorbeeld via een “mijn omgeving” of vergelijkbaar programma.)
  • Voorgestelde nieuwe servicecomponent(en) (Bedrijfsservice, Een servicecomponent waarvan de behoefte is ontstaan om die te gaan leveren, maar (indien lopende exploitatie) waarvoor het akkoord van bewoners verkregen moet worden alvorens te kunnen gaan leveren.)

Gerelateerde views


Relaties



Contextdiagram

Bekijken op ware grootte om deze op te slaan or printen
Klik op de onderdelen voor de beschrijving van dat onderdeel.
Vaststellen servicecomponenten is het bedrijfsproces waarin nieuwe diensten die als servicecomponent in rekening worden gebracht bij de (toekomstige) huurders worden vastgesteld. (BusinessProcess) Vaststellen servicecompo- nenten De bedrijfsfuncties in dit domein gaan over het feitelijke werk van de organisatie. Deze functies leveren een directe bijdrage aan de producten en diensten die een organisatie levert. Met andere woorden: deze functies leveren primair de toegevoegde waarde van de organisatie (Grouping) Primair Onvolledige doorbelasting kan vele oorzaken hebben, zoals ontbrekende componenten (op contractniveau en/of vastgoedniveau), onjuiste vastgoedgegevens, ontbrekende facturen, ontbreken van (eenduidig) beleid, onvoldoende controles/functiescheidingen in de procesgang, niet facturabel gebruik. Ook kan het zijn dat kosten ten onrechte worden doorbelast, dat er onrechtmatige kosten in rekening worden gebracht, dat er kosten in rekening worden gebracht waarvoor er geen prestatie is geleverd of dat de BTW niet juist wordt meegerekend in de doorbelasting. Ook tijdigheid kan een rol spelen, bijvoorbeeld dat de afrekenperiode niet 12 maanden is of dat de afrekening pas komt als een vertrokken huurder al uit beeld is. Beheersmaatregel: Afstemming met verschillende afdelingen; Datakwaliteit op orde; Inbouwen controles; Controle met behulp van rapportages; Vergroten van kennis van beleid bij medewerkers; Facturenproces inregelen, altijd factuur langs prestatiehouder (opdrachtgever) en budgethouder voor akkoord; Data-analyses inzetten zodat je trends ziet i.p.v. elke losse factuur. Het soort inkopen bepaalt de manier van controleren. bijv. bij termijnen toets je elke termijn i.p.v. elke factuur. (Assessment) Onvolledige en/of onjuiste doorbelasting Opdrachten of contracten (met leveranciers of huurders) kunnen opgesteld zijn zonder deze te toetsen aan wet- en regelgeving, of zonder de juiste procesgang (exact) te hebben gevolgd. Bijvoorbeeld wanneer een wijziging pas kan worden doorgevoerd bij 70% akkoord van bewoners, maar een wijziging ook wordt doorgevoerd zonder dat akkoord. Het ontbreken van de juiste kennis kan hieraan ten grondslag liggen. Beheersmaatregel: Jaarlijkse check op regelgeving; Inbouwen compliance-controles. (Assessment) Niet voldoen aan wet- en regelgeving Opstellen voorstel servicecomponenten bestaat uit processtappen welke nodig zijn om voor een specifiek complex een specifiek te leveren service vast te stellen inclusief de verdeling van de kosten over de eenheden welke de service ontvangen. (BusinessProcess) Opstellen voorstel servicecompo- nenten Het zorgdragen dat de kwaliteit van de directe leefomgeving van de huurders (zoals straten, portieken enzovoorts) op peil blijft zoals dat in beheerplannen is beschreven en/of waar de woningcorporatie als verhuurder vanuit vigerende wet- en regelgeving toe verplicht is. (BusinessFunction) Omgevingsbe- heer Verhuurde eenheid is (de combinatie van) een fysieke woning, bedrijfsruimte, parkeerplaats enzovoorts, waarvan de huurder het exclusieve gebruiksrecht heeft en op basis van de huurovereenkomst en algemene voorwaarden van de woningcorporatie recht heeft op aanvullende diensten. (Product) Verhuurde eenheid De procesketen van werkprocessen waarin nieuwe servicecomponenten worden bepaald, bewonersinstemming wordt geregeld en worden ingekocht. (BusinessInteraction) Bepalen en inkopen nieuw ingekochte servicecompo- nenten Klachten van ontevreden bewoners die door ontoereikende of veel te ruime voorschotten te maken krijgen met (hoge) bijbetaling of grote restituties. Beheersmaatregel: IC op voorschotten (steekproef); Meten en analyseren van data; Toereikende communicatie; Analyse en opvolging klachtenrapportage. (Assessment) Imagoschade/ klachten De volledige keten van inkopen, leveren en verrekenen servicecomponenten inclusief managen inkoopcontract waarop de woningcorporatie integraal stuurt. Woningcorporaties leveren aan huurders vaak aanvullende diensten. Bij het sluiten van de huurovereenkomst in bestaand vastgoed heeft de huurder daar geen invloed op. Het wordt immers aangeboden als een all-in-one pakket. Voor het aangaan van nieuwe diensten in bestaand vastgoed dient de woningcorporatie een voorstel in te dienen en ten minste 70% van de huurders mee in te stemmen voordat de nieuwe dienst doorgevoerd kan worden. Soms levert de woningcorporatie zelf de aanvullende dienst (zoals huismeesterdiensten), maar kan de dienst ook extern inkopen (zoals schoonmaakdiensten). Indien er sprake is van een collectieve verwarming en/of warmwaterinstallatie, dan wordt een maandelijks voorschot van de stookkosten in rekening gebracht en periodiek verrekend met alle huurders. Dit wordt meestal tegelijk met de servicekosten verrekend. In CORA zijn hier twee afzonderlijke procesketens: - 'Bepalen en inkopen nieuw ingekochte servicecomponenten' - 'Leveren, afrekenen en managen contract servicecomponenten' (BusinessInteraction) Inkopen, leveren en verrekenen servicecompo- nenten Verkrijgen bewonersakkoord is een generiek proces binnen de corporatie en bestaat uit processtappen welke nodig zijn om akkoord te verkrijgen van huurders op een voorstel waarbij wettelijk bewonersakkoord benodigd is. In dit specifieke geval betreft dit het bewonersakkoord op het voorstel voor een nieuwe/aangepaste levering van een door huurders te betalen service en de hiervoor bepaalde voorschotten. Inspiratie voor het gehele proces: Door actief gebruik te maken van digitalisering kan onderstaand proces volledig geautomatiseerd worden. Dit kan bijvoorbeeld via een “mijn omgeving” of vergelijkbaar programma. (BusinessProcess) Verkrijgen bewonersakko- ord Servicecomponenten maken onderdeel uit van de exploitatie van betreffend vastgoed. (BusinessService) Vastgestelde servicecompo- nenten AggregationRelationship AssociationRelationship AssociationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AssociationRelationship AggregationRelationship AssociationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship RealizationRelationship Realiseert Deze svg is op 25-03-2025 15:17:40 CET gegenereerd door ArchiMedes™ © 2016-2025 ArchiXL. ArchiMedes 25-03-2025 15:17:40 CET



Overgenomen van "https://www.coraveraonline.nl/index.php?title=Id-3e1c79f3-722d-5123-dbd9-59f0e86ed32a&oldid=148408"
Deze pagina is voor het laatst bewerkt op 24 feb 2024 om 16:47.
Nora-familie.png CORA & VERA zijn onderdeel van de NORA-familie↗