Opstellen/actualiseren portefeuilleplan

Kennismodel

ArchiMate

Elementtype: BusinessInteraction
Element-id: Id-3449172a-2db8-5373-2b90-0702dc1c5ad8
ArchiMate-model: CORA 4.3.3
Bron: CORA 4.3

Opstellen/actualiseren portefeuilleplan

Prototype

De verzameling processen om te komen tot een (geactualiseerd) portefeuilleplan.

In deze fase worden de plannen op portefeuilleniveau gemaakt. Deze fase moet uiteindelijk leiden tot een gebalanceerd facetbeleid en portefeuilleplan. Deze worden in samenhang in balans gebracht door de beleidssimulatie ex-ante.

Toelichting

De keten van werkprocessen om de gekozen richting te vertalen naar plannen op portefeuilleniveau die als basis voor het jaarplan en daarmee de op te stellen jaarbegroting dienen.

Toelichting figuur

Het proces en de te leveren dienst staan centraal.
De kPi's en risico's staan altijd boven de procesketen/dienst ingetekend.

Elementen

Aankoop- en verkoopplan (Bedrijfsservice)
Actuele portefeuillevisie vastgesteld (Gebeurtenis)
Administratief vastleggen JOB (Processtap, Op enig moment voorafgaand aan de uitvoering, wordt de JOB bevroren en administratief vastgelegd. Dit betekent dat de totale jaarbegroting is vastgezet. Wel is er enige ruimte gewenst om te kunnen schuiven binnen deze begroting om veranderende marktprijzen en mee- en tegenvallers op te vangen. Input: Vastgestelde JOB; planning Output: Bevroren en vastgelegde JOB Variant: Het administratief vastleggen van de JOB kan ook als eindstap van het proces Vaststellen MJOB zijn opgenomen.)
Administratief vastleggen MJOB (Processtap, Leg de MJOB administratief vast in het desbetreffende systeem, met de juiste coderingen, indien nodig gesplitst in Onderhoud en Investeringen en met de juiste fiscale registraties. Input: Vastgestelde MJOB Output: Geadministreerde MJOB)
Afstemmen aankoop- en verkoopplan met voorkeurscenario (Processtap)
Afstemmen duurzaamheidsplan met voorkeurscenario (Processtap)
Afstemmen portefeuilleplan (of wensportefeuille) met voorkeurscenario (Processtap)
Afstemmen sociaal beheerplan met voorkeurscenario (Processtap)
Afstemmen verhuurplan met voorkeurscenario (Processtap)
Bedrijfsstrategie (Bedrijfsfunctie, Het zorgdragen dat de missie en visie van de organisatie bepaald kunnen worden op basis waarvan de strategie kan worden bepaald en het bepalen welke veranderingen zouden moeten worden doorgevoerd en de doelstellingen die daaraan ten grondslag liggen.)
Begroting jaarplanning planmatig onderhoud (Bedrijfsservice, De 'begroting jaarplanning planmatig onderhoud' betreft de opsomming van beoogde planmatige onderhoudswerkzaamheden voor het eerstkomende kalenderjaar dat uit de vastgestelde begroting meerjaren-onderhoudsplan is af te leiden en wordt als zodanig opnieuw vastgesteld.)
Begroting meerjaren-onderhoudsplan (Bedrijfsservice, Het 'begroting meerjaren-onderhoudsplan' betreft de opsomming van mogelijke en beoogde planmatige onderhoudswerkzaamheden om het vastgoed de gehele exploitatieperiode in conditie te houden en wordt jaarlijks geactualiseerd en vastgesteld.)
Beleidsplannen (Dienst, In beleidsplannen wordt beschreven welk beleid de organisatie op betreffend thema wenst te voeren.)
Beleidssimulatie ex ante portefeuille- en facetbeleid (Bedrijfsservice, Dit is de verzameling scenario's waarin de balans tussen doelstellingen van de woningcorporatie het voorgenomen beleid en de beoogde vastgoedportefeuilleplannen voor komende periode zijn doorgerekend en waaruit een voorkeursvariant naar voren komt. Toelichting: de doorvertaling naar de afzonderlijke deelgebieden/complexen/vastgoedclusters moet nog plaatsvinden en kan tot aanpassingen leiden.)
Bepalen voorkeurscenario transformatieopgave (Processtap)
Besturing (Hoofdbedrijfsfunctie, Het richting geven aan de organisatie door het bepalen van de gewenste verandering en de kaders waarbinnen deze verandering moet plaatsvinden, het vormen van samenwerkingsverbanden om hier in vulling aan te geven en het verantwoorden of doelstellingen ook behaald zijn.)
Communiceren MJOB (Processtap, Draag zorg voor interne communicatie van de uiteindelijke MJOB en waar nodig of gewenst ook voor externe communicatie, naar bijvoorbeeld de huurdersraad of bewonerscommissies. Actualiseer complexbeheerplannen op basis van de MJOB en voorzie het Klantcontactcentrum van nieuwe informatie om vragen over geplande onderhoudswerkzaamheden te kunnen beantwoorden. Input: Vastgesteld Voorkeursscenario MJOB Output: Gecommuniceerde MJOB, Geactualiseerde complexbeheerplannen)
Concept portefeuilleplan (Bedrijfsservice)
Concept portefeuilleplan opgesteld
Doorrekenen scenario's portefeuilleniveau (Processtap)
Duurzaamheidsplan (Bedrijfsservice,Bedrijfsservice)
Evaluatie/terugkoppeling (Product, Evaluatie producten om op basis van de monitoring terug te koppelen en waar nodig richting en plan(nen) bij te stellen)
Financiële planning (Bedrijfsfunctie, Het zorgdragen dat de financiële behoefte en middelen van de woningcorporatie in balans blijven binnen te stellen kaders en daarmee de bedrijfsvoering gefinancierd kan worden.)
Geactualiseerd portefeuilleplan (Dienst, De gewenste samenstelling van de vastgoedportefeuille.)
Geactualiseerd portefeuilleplan vastgesteld (Gebeurtenis)
Geactualiseerde facetbeleidsplannen (Gebeurtenis)
Gebalanceerd facetbeleid en portefeuilleplan (de transformatieopgave) (Dienst, Het scenario waarin de effecten van het bijgestelde beleid geanalyseerd zijn met behulp van beleidssimulaties en waarin de balans tussen doelstellingen van de woningcorporatie, het voorgenomen beleid en de beoogde vastgoedportefeuilleplannen voor komende periode als meest realistisch wordt beschouwd. Eventueel zijn daarbij verschillende beleidsscenario’s onderzocht. De evaluatie betreft zowel de inhoudelijke (volkshuisvestelijke, maatschappelijke) doelstellingen als de financiële. Op grond van de evaluatieresultaten wordt eventueel het portefeuille- en/of facetbeleid bijgesteld.)
Importeren concept MJOB/MJIB (Processtap)
Importeren geactualiseerde vastgoedwaarderingen (Processtap)
Indienen MJOB (Processtap, Dien de MJOB in ter vaststelling conform het begrotingsproces. Input: MJOB Output: Vastgestelde MJOB)
JIB vastgesteld (Gebeurtenis)
JOB vastgesteld (Gebeurtenis, Procesboek: Vastgestelde JOB)
Jaarplanning investeringsbegroting (Bedrijfsservice)
MJIB vastgesteld (Gebeurtenis)
MJOB vastgesteld (Gebeurtenis, Procesboek: Vastgestelde MJOB)
Meerjaren-investeringsbegroting (Bedrijfsservice)
Nieuwe jaarcyclus vereist (Gebeurtenis, Procesboek: Nieuwe jaarcyclus)
Onderhoudsplan (Dienst, Het onderhoudsplan betreft de opsomming van mogelijke en beoogde planmatige onderhoudswerkzaamheden uitgezet in tijd en geld om het vastgoed in conditie te houden binnen de kaders van het vastgestelde onderhoudsbeleid, eventueel gedifferentieerd naar deelportefeuilles.)
Opstellen en toetsen MJIB en scenario's (Processtap)
Opstellen en toetsen MJOB en scenario's (Processtap, Stel de MJOB op dan wel actualiseer deze, op basis van de verzamelde informatie, de conditiemeting en eventueel inspecties, door het voorstellen van technische ingrepen plus begrote kosten (meestal op basis van eenheidsprijzen) en de (gewijzigde) planningen. Vervolgens wordt de conceptversie besproken, beoordeeld en getoetst (aan jaarplanbrief, kaders en beleid) door verschillende (interne) betrokkenen. Dit kan leiden tot aanpassingen welke worden doorgevoerd, waarna wederom een beoordeling plaatsvindt. Dit is een iteratief proces, mogelijk ook samen met stap Toetsen aan financiële meerjarenplanning (FMP), dat meerdere malen doorlopen kan worden tot er een eerste concept MJOB ligt. Vaak wordt hier ook al het MT in meegenomen. Veelal wordt er gewerkt met meerdere scenario’s waar vervolgens een keuze uit gemaakt moet worden. Input: Informatie over vastgoedconditie Output: Scenario’s, Concept MJOB)
Opstellen portefeuilleplan (Werkproces)
Opstellen sociaal beheerplan (Werkproces)
Opstellen uitvoeringsplanning (Processtap, Stel op basis van de vastgestelde JOB een uitvoeringsplanning op. Houdt daarbij ook rekening met andere zaken die de planning kunnen beïnvloeden, bijvoorbeeld de capaciteitsplanning. De planning dient daarnaast ook enige flexibiliteit in zich te hebben, zodat er ruimte is om tijdens de uitvoering te schuiven (ook tussen projecten onderling) wanneer er mee- of tegenvallers zijn. Communiceer de uitvoeringsplanning intern en eventueel extern, zodat er in andere processen rekening mee kan worden gehouden. Bijvoorbeeld in het proces Reparatieonderhoud, waar reparaties worden afgewogen tegen gepland Planmatig Onderhoud. Input: Vastgestelde JOB Output: Uitvoeringsplanning Variant: Wanneer de inspecties niet in het proces Vaststellen MJOB zijn uitgevoerd, kan ervoor gekozen worden deze als eerste stap in het proces Plannen Uitvoering JOB uit te voeren. Maak verschillende planningen op basis van de ‘grootte’ van een project.)
Opstellen verhuurplan (Werkproces)
Opstellen/actualiseren (Meerjaren-)Investeringsbegroting (Bedrijfsproces, Opstellen actualiseren (M)JIB is het bedrijfsproces waarmee de beoogde vastgoedinvesteringen in afstemming met de meerjaren-onderhoudsbegroting worden getemporiseerd en waarvan de activiteiten voor het eerstvolgende kalenderjaar als jaarschijf afzonderlijk wordt vastgesteld om vervolgens in productie te kunnen nemen.)
Opstellen/actualiseren (Meerjaren-)Onderhoudsbegroting (Bedrijfsproces, Opstellen actualiseren (M)JOB is het bedrijfsproces waarmee de beoogde onderhoudswerkzaamheden in afstemming met de meerjaren-investeringsbegroting worden getemporiseerd en waarvan de activiteiten voor het eerstvolgende kalenderjaar als jaarschijf afzonderlijk wordt vastgesteld om vervolgens in productie te kunnen nemen.)
Opstellen/actualiseren Aankoop- en verkoopplan (Werkproces, Opstellen/actualiseren Aankoop- en verkoopplan is het werkproces waarin de tekorten/overschotten van de vastgoedportefeuille ten opzictte van de wensportefeuille worden bepaald en plannen wodren uitgewerkt om die tekorten/overschotten middels verwerving respctievelijk vervreemding gerealiseerd worden.)
Opstellen/actualiseren beleidsplannen (Bedrijfsproces, Opstellen/actualiseren beleidsplannen betreft een evaluatie van het facetbeleid naar aanleiding van eventuele beleidswijzigingen van de corporatie en/of veranderend overheidsbeleid en wet- en regelgeving. Het facetbeleid omvat het prijsbeleid (huurbeleid), het kwaliteitsbeleid ten aanzien van het vastgoed, het onderhoudsbeleid, het beleid t.a.v. leefbaarheid en sociaal beheer, het verhuurbeleid en het beleid ten aanzien van service en dienstverlening.)
Opstellen/actualiseren duurzaamheidsplan (Werkproces)
Opstellen/actualiseren portefeuilleplan (Procesketen, De verzameling processen om te komen tot een (geactualiseerd) portefeuilleplan. In deze fase worden de plannen op portefeuilleniveau gemaakt. Deze fase moet uiteindelijk leiden tot een gebalanceerd facetbeleid en portefeuilleplan. Deze worden in samenhang in balans gebracht door de beleidssimulatie ex-ante.)
Opstellen/actualiseren portefeuilleplan (Bedrijfsproces, Het geactualiseerde beleid m.b.t. de vastgoedportefeuille wordt gekwantificeerd in de vorm van een ideaalportefeuille. Uit een vergelijking tussen de ideaal-portefeuille en de huidige portefeuille volgt een transformatieopgave. De veranderopgave in de portefeuille wordt in de vorm van doelstellingen op PMC-niveau vastgelegd in een portefeuilleplan. Tevens vindt een evaluatie van het facetbeleid plaats naar aanleiding van eventuele beleidswijzigingen van de corporatie en/of veranderend overheidsbeleid en wet- en regelgeving. Het facetbeleid omvat het prijsbeleid (huurbeleid), het kwaliteitsbeleid ten aanzien van het vastgoed, het onderhoudsbeleid, het beleid t.a.v. leefbaarheid en sociaal beheer, het verhuurbeleid en het beleid ten aanzien van service en dienstverlening.)
Plannen (Product, Gedetailleerd overzicht van acties die moeten worden ondernomen om een specifiek doel te bereiken. Het is een praktische benadering van het bereiken van resultaten. Het kan zowel voor korte als lange termijn doeleinde zijn.)
Plannen uitvoering Jaarplanning investeringsbegroting (Werkproces)
Plannen uitvoering Jaarplanning/begroting (JOB) projecten planmatig onderhoud (Werkproces, Plannen uitvoering JOB bestaat uit de processtappen die nodig zijn om de uitvoering van de MJOB voor het komende jaar te bepalen. De JOB is dat deel van de MJOB betreffende één jaar.)
Processtap (Processtap, Deze processtap is slechts visueel weergegeven maar dient tzt vervangen te worden door een unieke processtap of kan komen te vervallen als blijkt dat het proces minder processtappen bevat dan thans weergegeven.)
Sociaal beheerplan (Bedrijfsservice, Het sociaal beheerplan betreft de opsomming van mogelijke en beoogde activiteiten die de woningcorporatie wil realiseren gericht op het sociale beheer)
Toetsen aan financiële meerjarenplanning (FMP) (Processtap, De concept MJOB danwel meerdere scenario’s worden getoetst aan c.q. doorgerekend in relatie tot de totale financiële meerjarenplanning van de corporatie. Pas hierbij de juiste coderingen voor bijvoorbeeld Onderhoud en Investeringen toe. Dat is van belang omdat in de uitvoering steeds vaker renovatie- en verduurzamingswerkzaamheden worden gecombineerd met werkzaamheden voor Planmatig Onderhoud. De uitgevoerde toets leidt uiteindelijk tot een voorkeursscenario. Stappen Opstellen en toetsen MJOB en scenario's en Toetsen aan financiële meerjarenplanning (FMP) kunnen meerdere keren als een cyclus doorlopen worden tot er een voorkeursscenario is. Input: Scenario’s / Concept MJOB Output: Voorkeursscenario)
Uitvoeren beleidssimulatie beoogd facetbeleid en portefeuilleplan (Werkproces)
Uitvoeren beleidssimulatie ex-ante en accorderen facetbeleid en portefeuilleplan (opstellen MJB) (Bedrijfsproces, De effecten van het (geactualiseerde) beleid wordt geanalyseerd met behulp van beleidssimulaties. Eventueel worden daarbij verschillende beleidsscenario’s onderzocht. De evaluatie betreft zowel de inhoudelijke (volkshuisvestelijke, maatschappelijke) doelstellingen als de financiële. Op grond van de evaluatieresultaten wordt eventueel het portefeuille- en/of facetbeleid bijgesteld.)
Uitvoeren inspectie element (Processtap, INDIEN INSPECTEREN ELEMENT: Inspecteer het in de reparatiemelding genoemde defecte element in de eenheid. Input: Voorbereidde inspectie Output: Inspectieresultaten/-rapport Hanteer bij het inspecteren van elementen de binnen de corporatie vastgestelde eisen voor basiskwaliteit. INDIEN VASTSTELLEN MJOB: Aanvullend op de conditiemeting kan vastgoed worden geïnspecteerd om te bepalen welke werkzaamheden er nodig zijn om de gewenste kwaliteit en conditie te behalen. Veelal wordt deze inspectie gebruikt om door het systeem voorgestelde maatregelen te toetsen of extra informatie te verzamelen wanneer een complex niet recentelijk onderdeel is geweest van de conditiemeting. Hoe deze inspectie exact vorm wordt gegeven, verschilt per corporatie. Een uitwerking van dit deel van het inspectieproces is hier niet opgenomen. Input: Gestart MJOB proces Output: Uitgevoerde inspectie Variant: De inspecties worden door sommige corporaties uitgevoerd bij het vertalen van de MJOB naar de JOB.)
Vastgesteld portefeuilleplan (Bedrijfsservice)
Vastgoed-Assetmanagement (Bedrijfsfunctie, Het zorgdragen dat het voorgenomen portefeuillebeleid binnen de gestelde kaders gerealiseerd wordt.)
Vastgoed-Onderhoudsplanning (Bedrijfsfunctie, Het zorgdragen dat de juiste onderhoudsmaatregelen op het beste moment gepland worden, afgezet tegen vooraf gestelde kaders en waarbij van diverse informatiebronnen gebruik wordt gemaakt.)
Vastgoed-Portefeuillesturing (Bedrijfsfunctie, Het zorg dragen dat op basis van de visie en strategie van de woningcorporaties (o.a. welke doelgroepen zij wil (gaan) bedienen) de gewenste omvang, samenstelling en geografische spreiding van de vastgoedportefeuille bepaald wor inclusief de transformatieopgave die daaruit voortvloeit.)
Vastgoedinvesteringsplan (Dienst, Het vastgoedinvesteringsplan betreft de opsomming van de voorgenomen uitbreidingen van de huidige vastgoedportefeuille en/of voorgenomen herstructurering van een deel daarvan uitgezet in tijd en geld.)
Vaststellen Meerjaren-investeringsbegroting (Werkproces)
Vaststellen Meerjaren-onderhoudsbegroting (Werkproces, Vaststellen MJOB bestaat uit de processtappen die nodig zijn om jaarlijks de MJOB op te stellen c.q. te actualiseren en vast te stellen. Het MJOB-proces is een continue cyclus die een corporatie jaarlijks doorloopt en die over het algemeen op een bepaald moment in de tijd start. Per corporatie kan dat moment verschillen. Input voor de MJOB is in ieder geval het Strategische Voorraadbeleid danwel de portefeuillestrategie. Periodiek komen dezelfde complexen terug in de MJOB voor bepaalde werkzaamheden.)
Vaststellen portefeuilleplan (Werkproces)
Vaststellen voorkeursscenario MJIB (Processtap)
Vaststellen voorkeursscenario MJOB (Processtap, Stel het uit stap Toetsen aan financiële meerjarenplanning (FMP) voortgekomen voorkeursscenario vast. Input: Voorkeurscenario Output: Vastgesteld voorkeursscenario MJOB)
Verhuurplan (Bedrijfsservice)
Verstrekken opdracht conditiemeting (Processtap, Om input voor de MJOB te verzamelen, is het nodig de conditie van het bezit te kennen. Als input voor de MJOB kan opdracht tot het intern of extern uitvoeren van een conditiemeting worden verstrekt. Input: Verzamelde informatie Output: Verstrekte opdracht tot uitvoeren conditiemeting Variant: Bij het volledig conform RGS werken kan ervoor gekozen worden om de conditiemeting niet meer zelf te laten uitvoeren. In dat geval kunnen de partners verantwoordelijk zijn voor het aanleveren van de complexcondities op basis van een conditiemeting of schouw. Bij hybride vormen, bijvoorbeeld wanneer alleen bij bepaalde complexen of voor bepaalde werkzaamheden conform RGS wordt gewerkt, zal er zowel van de partners informatie moeten komen als vanuit de interne organisatie. De conditiemeting kan ook jaarlijks standaard ingepland zijn, waardoor een expliciete opdracht niet nodig is. Inspiratie: Automatiseer de overdracht van de informatie van de partners, zodat dit direct kan worden verwerkt in de MJOB-software.)
Verwerken resultaten conditiemeting (Processtap, Verwerken de resultaten van de conditiemeting in het systeem. Input: Uitgevoerde conditiemeting Output: Verwerkte resultaten conditiemeting Het is ook mogelijk om tijdens het uitvoeren van de conditiemeting alle gegevens al in een systeem te verwerken. Dan is deze stap hier niet meer nodig. Een andere mogelijkheid is om bij het verwerken van de conditiemeting voorgestelde ingrepen al te koppelen aan normbedragen (prijzenboek) om zo meteen een financieel inzicht te hebben.)
Verzamelen informatie eenheden en beleid (Processtap, Verzamel alle informatie benodigd voor het opstellen van de MJOB. Input: Moment in de tijd Output: Verzamelde informatie Inspiratie: De kwaliteit van de aangeleverde informatie is essentieel voor een zo accuraat mogelijke MJOB. Met name de datakwaliteit van vastgoedgegevens is een thema dat bij corporaties hoog op de agenda staat. Er zijn verschillende manieren om de datakwaliteit te controleren. Dit kan door middel van de inzet van analisten, het gebruik van controlerapporten, het automatiseren en inrichten van processen rondom het beheer van datakwaliteit. In de risicoparagraaf wordt ingegaan op enkele concrete risico’s en mogelijke beheersmaatregelen. Het proces MJOB kan ook opgestart worden wanneer er nieuw vastgoed is opgeleverd. Dit zorgt namelijk voor wijzigingen in de MJOB ten opzichte van het voorgaande jaar.)

Gerelateerde views

Opstellen/actualiseren portefeuilleplan (Procesketen)
Vastgoedsturing (Stuurscenario)

Relaties

Opstellen/actualiseren portefeuilleplan is gerelateerd aan Opstellen/actualiseren Complex- en projectplannen (AssociationRelationship)
Opstellen/actualiseren portefeuilleplan is gerelateerd aan Waarderen en taxeren vastgoed (AssociationRelationship)
Waarderen en taxeren vastgoed is gerelateerd aan Opstellen/actualiseren portefeuilleplan (AssociationRelationship)
Vastgoedsturing inclusief Ondernemingsstrategie aggregeert Opstellen/actualiseren portefeuilleplan (AggregationRelationship)
Actualiseren bedrijfsstrategie is gerelateerd aan Opstellen/actualiseren portefeuilleplan (AssociationRelationship)

Contextdiagram

Klik op de onderdelen voor de beschrijving van dat onderdeel.

Selecteer een kleurenweergave :