045 Realiseren onderhoudsorder

CORA 4.3.1

Klik op de onderdelen voor de beschrijving van dat onderdeel.

Legenda

Selecteer een kleurenweergave :

Originele kleuren

CORA-concepttype

   Applicatieservice
   Bedrijfsservice
   Gebeurtenis
   Informatieobject
   Proces-indicator
   Processtap
   Resultaat-indicator
   Risico
   Werkproces

Reparatieonderhoud

   Ja
   Anders

Bron

   CORA 4.0
   CORA 4.1
   CORA 4.1 / Processenboek

Aedes processenboek

   Ja
   Anders

Verhuurmutatie

   Ja
   Anders

Prestatie-indicatorenmodel

   Ja
   Anders

Planmatig onderhoud

   Ja
   Anders

Wederverkoop

   Ja
   Anders

(Her)ontwikkeling eenheden

   Ja
   Anders

Toelichting

   Output werkproces
   Trigger werkproces
   Anders

Type proces

   Primair
   Anders

BIM

   Ja
   Anders

Procesmodel

   Ja
   Anders

ArchiMate basiskleuren

   Rationale-elementen
   Bedrijfslaag
   Applicatielaag

Kennismodel

Type Werkproces

ArchiMate

Elementtype

ArchiMateView

Element-id

Id-136b31fa-de25-9c6f-9113-a6d672928618

ArchiMate-model

CORA 4.3.1

Downloads

Werkproces 045 Realiseren onderhoudsorder als SVG

045 Realiseren onderhoudsorder

Elementen

• % One time fix (Value, Percentage van de onderhoudsverzoeken die in één keer conform de vereisten wordt uitgevoerd zonder dat herhaalverzoeken nodig zijn.)
• % Openstaande meldingen (Value, Percentage van meldingen welke na een x aantal dagen nog open staan.)
• (Concept) onderhoudsorder (Representation)
• Aantal vervolgopdrachten (Value, Aantal vervolgopdrachten per onderhoudsverzoek.)
• Afspraak (Representation)
• Beoordelen, vaststellen en afstemmen meerwerk/vervolgtaken (BusinessProcess, Beoordeel en stel vast, indien er meerwerk nodig is, of vervolgtaken dienen plaats te vinden en stem dit af met de opdrachtgever. Input: Uitgevoerde onderhoudstaak Output: Beoordeeld meerwerk Indien een medewerker ter plaatse meerwerk vaststelt, kan dit direct via bijvoorbeeld een app aangemaakt worden.)
• Bestelling materialen (ApplicationService, Geautomatiseerde handelingen gericht op het registreren en opslaan van welke materialen niet voorradig zijn en besteld worden om te laten leveren.)
• Bewaken uitvoering onderhoudsorder (BusinessProcess, Bewaak centraal dat alle taken behorende bij de onderhoudsorder conform opdracht en tijdig worden uitgevoerd. Input: Onderhoudsorder Output: Bewaakte uitvoering)
• Controleren voorraad c.q. bestellen materialen (BusinessProcess, Controleer de voorraad van het materiaal dat benodigd is voor het uitvoeren van de onderhoudsorder. Bestel wat niet op voorraad is. Dit kan gaan om materiaal in het eigen magazijn, de busvoorraad of om specialistisch materiaal dat niet standaard op voorraad is. (Het op peil houden van de bus- of magazijnvoorraad is een separaat proces dat hier niet is uitgewerkt). Input: Opdracht onderhoudsorder Output: Besteld materiaal)
• Geen one time fix (Assessment, Reparaties worden bij voorkeur in één keer correct uitgevoerd. Mogelijke oorzaken voor het niet halen van deze one time fix kunnen zijn het incorrect uitvoeren van de werkzaamheden waardoor rework nodig is, het onjuist uitvoeren van de intake of maken van een verkeerde beoordeling of het ontbreken van de juiste (correcte, volledige) gegevens leverancier onderdeel (fabrieksfouten, garanties). Beheersmaatregelen: Zorgdragen voor juiste tools en juiste kennisniveau bij medewerkers. Verbeteren intake. Inplannen van inspecties alvorens uitvoering op te pakken. Evalueren met en managen van verwachtingen met uitvoerende partij; Verbeteren intake proces; Vastleggen van alle gegevens en controleren datakwaliteit. Werken met basiskwaliteitseisen die zijn vastgelegd in een (digitaal) kwaliteitshandboek.)
• Gemiddelde mutatiekosten per complex (Value, Gemiddeld mutatiekosten per mutatie, uitgerekend over alle eenheden in het complex.)
• Gemiddelde mutatiekosten per eenheid. (Value, Gemiddelde mutatiekosten per eenheid per mutatie.)
• Gerealiseerde onderhoudsorder (BusinessService, Dit betreft de mijlpaal die bereikt is zodra alle onderhoudswerkzaamheden door de uitvoerder zijn gerealiseerd.)
• Intern inplannen taken (BusinessProcess, Intern worden, indien nodig, de uitgesplitste taken in de juiste volgorde en bij de juiste specialisten ingepland, indien nodig rekening houdend met de levertijden van bestelde materialen. Hierbij kan het nodig zijn om af te stemmen met de huurder. Input: Uitgesplitste onderhoudstaken Output: Ingeplande onderhoudstaken Een scherpe planning en goed op elkaar afgestemde volgorde van uitvoering is een van de succesfactoren van dit proces. Indien deze planning uitloopt kan dit gevolgen hebben voor andere werkzaamheden en voor de oplevering van de eenheid aan de nieuwe huurder.)
• Leveringsbevestiging (Representation)
• Materiaal ontvangst (Representation)
• Materiaalorder (Representation)
• Monitoring onderhoudsplanning (ApplicationService, Geautomatiseerde handelingen gericht op het bepalen of de voortgang van het geplande onderhoud binnen de vooraf gestelde planning gerealiseerd wordt.)
• Notificering meerwerk (ApplicationService, Geautomatiseerde handelingen gericht op het informeren van leverancier of er wel of geen opdracht wordt verleend voor het uitvoeren van beoogd meerwerk.)
• Onderhoudsbesteding (Representation)
• Onderhoudsorder verstrekt (BusinessEvent, Procesboek: Opdracht onderhoudsorder)
• Onderhoudsta(a)k(en) (Representation)
• Onjuiste toerekening van kosten (Assessment, De kosten van reparatieonderhoud kunnen voor rekening van de corporatie zijn, van de huurder of van een leverancier. Onjuiste kostentoekenning is een risico dat veroorzaakt kan worden doordat als gevolg van het niet kennen van de oorzaak van een defect, kosten niet kunnen worden doorberekend aan huurder of leverancier onderdeel (fabrieksfouten, garanties), doordat medewerkers bestedingen niet, te laat of onjuist registreren, doordat garanties niet onderkend worden, of door het vooraf niet (goed) afspreken en vastleggen van kosten huurder. Beheersmaatregel: Meer effort steken in het achterhalen van defect en oorzaak; Inspectie uitvoeren om oorzaak beter te kunnen achterhalen; Verbeteren monitoring op basis van (standaard)rapportages. Automatiseren van registratie van materiaalverbruik en urenbesteding. Vastleggen van garanties; Inbouwen standaard check op garanties. Afspraken over kosten huurder vooraf schriftelijk vastleggen.)
• Ontvangen materialen (BusinessProcess, Ontvang het door de leverancier geleverde materiaal. Input: Besteld materiaal Output: Ontvangen materiaal)
• Opdracht onderhoudsorder uitgevoerd (BusinessEvent)
• Orderbevestiging (Representation)
• Planning onderhoudstaken (ApplicationService, Geautomatiseerde handelingen gericht op het opstellen van een planning en werkverdeling voor het uitvoeren van planmatige en niet-planmatige onderhoudstaken op één of meer 'te onderhouden eenheden', eventueel voortkomend uit onderhoudsjaarplannen, onderhoudsovereenkomsten of beheerovereenkomsten.)
• Planning ordermaterialen (ApplicationService, Geautomatiseerde handelingen gericht op het registeren en vastleggen wanneer en welke benodigde materialen beschikbaar moeten zijn.)
• Realiseren onderhoudsorder (Value, Percentage van gerealiseerde onderhoudsorders binnen X dagen na eindinspectie.)
• Realiseren onderhoudsorder (BusinessProcess, Realiseren Onderhoudsorder bevat de stappen die gezet worden door de uitvoerende partij van het onderhoud. Dit kan een interne dienst en/of een externe aannemer zijn. Een onderhoudsverzoek kan bestaan uit meerdere orders. Een order kan bestaan uit meerdere onderhoudstaken. Meestal wordt één order en daarmee alle onderliggende taken, uitgevoerd door één uitvoerende partij, op basis van het benodigde specialisme.)
• Realiseren taken (BusinessProcess, Voer de onderhoudstaken uit. Input: Ingeplande onderhoudstaak Output: Uitgevoerde onderhoudstaak Meestal wordt er bij het plannen gebruik gemaakt van bloktijden. Het is een service naar de klant toe om vooraf te melden hoe laat deze de monteur kan verwachten. Dat kan bijvoorbeeld door track & trace functionaliteit in een huurdersportaal in te richten, of door een bericht te versturen wanneer de monteur onderweg is.)
• Registreren bestedingen (BusinessProcess, Registreer de gedane bestedingen (uren, kosten, reiskosten), zodat deze kunnen worden doorbelast. Input: Uitgevoerde onderhoudstaak Output: Geregistreerde bestedingen)
• Splitsing onderhoudsordertaken (ApplicationService, Geautomatiseerde handelingen gericht op het registreren en vastleggen van de los planbare en uitvoerbare taken van een order inclusief werkomschrijving per taak.)
• Status (Representation)
• Te hoge kosten/urenbesteding voor verrichte prestatie bij mutatieonderhoud (Assessment, Te hoge kosten kunnen bijvoorbeeld veroorzaakt doordat werkzaamheden gestart worden zonder dat daartoe de formele opdracht aan de aannemer voor verstrekt is, doordat er onjuiste bedragen in rekening gebracht worden door de aannemer of doordat er ten onrechte meerwerk is vastgesteld. Beheersmaatregel: Accorderen factuur door inhoudelijk betrokkene; Bespreken in periodieke evaluatiegesprekken met partners. Book & Match (boven een bepaald bedrag). (Steekproefsgewijze) prestatiecontrole op facturen/uren. Opdrachten alleen via systeem kunnen geven en daar de juiste controles inrichten. Facturen zonder ordernummer niet betalen.)
• Technisch gereedmelden onderhoudsorder (BusinessProcess, Wanneer alle onderhoudstaken conform opdracht zijn afgerond, worden deze aan de opdrachtgever technisch gereed gemeld. Vul na het afronden van de werkzaamheden de (bus)voorraad weer aan. (Het op peil houden van de magazijn- en busvoorraad is een separaat proces dat hier niet is uitgewerkt). Opvolgend op het gereed melden van het onderhoudsverzoek wordt vaak een klanttevredenheidsenquête gedaan. Dit conform het generieke proces in het laatste hoofdstuk. Ook heeft een bewoner altijd de mogelijkheid tot het indienen van een klacht, die wordt afgehandeld via het generieke proces Klachtenafhandeling (in dit processenboek niet uitgewerkt). Input: Gerealiseerde onderhoudsorder Output: Technisch gereed gemelde onderhoudsorder)
• Toetsing meerwerk (ApplicationService, Geautomatiseerde handelingen gericht op het registreren en vastleggen of er wel of geen meerwerk uitgevoerd moet worden.)
• Totale mutatiekosten (Value, Totale mutatiekosten per eenheid per mutatie.)
• Uitsplitsen onderhoudstaken (BusinessProcess, Een onderhoudsorder kan bestaan uit meerdere onderhoudstaken. In deze stap worden alle bij de order behorende taken uitgesplitst. Input: Opdracht onderhoudsorder Output: Uitgesplitste onderhoudstaken)
• Veiligheidsproblematiek (Assessment, Veiligheidsproblematiek kan ontstaan wanneer niet de juiste richtlijnen voor het verwijderen van asbest worden gevolgd, door huurders, medewerkers of externen. Beheersmaatregel: Werken conform verplichte werkwijze asbestinventarisatie. Informeren huurders over risico’s bij eenheden van vóór een bepaald bouwjaar.)
• Vertraging (Assessment, Vertraging in mutatieonderhoud kan ontstaan door het niet tijdig herkennen of bespreken van meerwerk of wanneer de huurder afgesproken herstelpunten niet of niet correct heeft uitgevoerd. Vertraging kan (langere) mutatieleegstand opleveren. Beheersmaatregel: Zorgen voor voldoende c.q. de juiste expertise bij de voorinspectie of tussentijdse controle van de uitvoering. Tijdens de voorinspectie aanbieden om werkzaamheden tegen een laag tarief te doen voor de huurder. Heldere afspraken maken en verwachtingen communiceren.)
• Verwerking materiaal- en urenverbruik (ApplicationService, Geautomatiseerde handelingen gericht op het registeren en opslaan van besteedde uren en verbruikte materialen.)
• Verwerking materiaalontvangsten (ApplicationService, Geautomatiseerde handelingen gericht op het registeren en opslaan van de ontvangen materialen.)
• Verwerking status onderhoudstaken en orders (ApplicationService, Geautomatiseerde handelingen gericht op het registreren, wijzigen en opslaan van)
• Voorraad (Representation)

Relaties

• % One time fix is gerelateerd aan Realiseren onderhoudsorder (AssociationRelationship)
• Notificering meerwerk bedient Beoordelen, vaststellen en afstemmen meerwerk/vervolgtaken (ServingRelationship)
• Registreren bestedingen verwerkt Onderhoudsbesteding (AccessRelationship)
• Veiligheidsproblematiek is gerelateerd aan Realiseren onderhoudsorder (AssociationRelationship)
• Toetsing meerwerk bedient Beoordelen, vaststellen en afstemmen meerwerk/vervolgtaken (ServingRelationship)
• Intern inplannen taken verwerkt (Concept) onderhoudsorder (AccessRelationship)
• Onderhoudsorder verstrekt leidt tot Realiseren onderhoudsorder (TriggeringRelationship)
• Intern inplannen taken verwerkt Onderhoudsta(a)k(en) (AccessRelationship)
• Technisch gereedmelden onderhoudsorder verwerkt Status (AccessRelationship)
• Ontvangen materialen verwerkt Leveringsbevestiging (AccessRelationship)
• Uitsplitsen onderhoudstaken verwerkt (Concept) onderhoudsorder (AccessRelationship)
• Verwerking materiaal- en urenverbruik bedient Registreren bestedingen (ServingRelationship)
• Bestelling materialen bedient Technisch gereedmelden onderhoudsorder (ServingRelationship)
• Vertraging is gerelateerd aan Realiseren onderhoudsorder (AssociationRelationship)
• Bewaken uitvoering onderhoudsorder verwerkt Afspraak (AccessRelationship)
• Intern inplannen taken verwerkt Afspraak (AccessRelationship)
• Verwerking materiaal- en urenverbruik bedient Technisch gereedmelden onderhoudsorder (ServingRelationship)
• Controleren voorraad c.q. bestellen materialen verwerkt (Concept) onderhoudsorder (AccessRelationship)
• Geen one time fix is gerelateerd aan Realiseren onderhoudsorder (AssociationRelationship)
• Realiseren onderhoudsorder is gerelateerd aan Realiseren onderhoudsorder (AssociationRelationship)
• Controleren voorraad c.q. bestellen materialen verwerkt Materiaalorder (AccessRelationship)
• Realiseren onderhoudsorder realiseert Gerealiseerde onderhoudsorder (RealizationRelationship)
• Technisch gereedmelden onderhoudsorder verwerkt Onderhoudsta(a)k(en) (AccessRelationship)
• Realiseren taken verwerkt Onderhoudsta(a)k(en) (AccessRelationship)
• Registreren bestedingen verwerkt (Concept) onderhoudsorder (AccessRelationship)
• Beoordelen, vaststellen en afstemmen meerwerk/vervolgtaken verwerkt (Concept) onderhoudsorder (AccessRelationship)
• Technisch gereedmelden onderhoudsorder verwerkt (Concept) onderhoudsorder (AccessRelationship)
• Realiseren taken verwerkt Status (AccessRelationship)
• Beoordelen, vaststellen en afstemmen meerwerk/vervolgtaken verwerkt Onderhoudsta(a)k(en) (AccessRelationship)
• Ontvangen materialen verwerkt Materiaal ontvangst (AccessRelationship)
• Planning onderhoudstaken bedient Bewaken uitvoering onderhoudsorder (ServingRelationship)
• Gemiddelde mutatiekosten per eenheid. is gerelateerd aan Realiseren onderhoudsorder (AssociationRelationship)
• Realiseren taken verwerkt (Concept) onderhoudsorder (AccessRelationship)
• Gemiddelde mutatiekosten per complex is gerelateerd aan Realiseren onderhoudsorder (AssociationRelationship)
• Planning onderhoudstaken bedient Intern inplannen taken (ServingRelationship)
• Technisch gereedmelden onderhoudsorder verwerkt Voorraad (AccessRelationship)
• Technisch gereedmelden onderhoudsorder verwerkt Materiaalorder (AccessRelationship)
• Uitsplitsen onderhoudstaken verwerkt Onderhoudsta(a)k(en) (AccessRelationship)
• Te hoge kosten/urenbesteding voor verrichte prestatie bij mutatieonderhoud is gerelateerd aan Realiseren onderhoudsorder (AssociationRelationship)
• Ontvangen materialen verwerkt Voorraad (AccessRelationship)
• Ontvangen materialen verwerkt Materiaalorder (AccessRelationship)
• Beoordelen, vaststellen en afstemmen meerwerk/vervolgtaken verwerkt Orderbevestiging (AccessRelationship)
• Registreren bestedingen verwerkt Onderhoudsta(a)k(en) (AccessRelationship)
• Verwerking materiaalontvangsten bedient Ontvangen materialen (ServingRelationship)
• Bewaken uitvoering onderhoudsorder verwerkt (Concept) onderhoudsorder (AccessRelationship)
• Realiseren onderhoudsorder leidt tot Opdracht onderhoudsorder uitgevoerd (TriggeringRelationship)
• Verwerking status onderhoudstaken en orders bedient Realiseren taken (ServingRelationship)
• % Openstaande meldingen is gerelateerd aan Bewaken uitvoering onderhoudsorder (AssociationRelationship)
• Controleren voorraad c.q. bestellen materialen verwerkt Voorraad (AccessRelationship)
• Onjuiste toerekening van kosten is gerelateerd aan Realiseren onderhoudsorder (AssociationRelationship)
• Planning ordermaterialen bedient Controleren voorraad c.q. bestellen materialen (ServingRelationship)
• Totale mutatiekosten is gerelateerd aan Realiseren onderhoudsorder (AssociationRelationship)
• Monitoring onderhoudsplanning bedient Bewaken uitvoering onderhoudsorder (ServingRelationship)
• Aantal vervolgopdrachten is gerelateerd aan Realiseren onderhoudsorder (AssociationRelationship)
• Bestelling materialen bedient Controleren voorraad c.q. bestellen materialen (ServingRelationship)
• Splitsing onderhoudsordertaken bedient Uitsplitsen onderhoudstaken (ServingRelationship)