Opstellen en verstrekken (M)JOB
Werkproces
Kennismodel
Type: Werkproces
Soort: Primair
ArchiMate
- Elementtype
- BusinessProcess
- Element-id
- Id-070f9cfb-4c3d-4234-c654-2da54a9f8f4e
- ArchiMate-model
- CORA 4.3
- Bron
- CORA 4.0
Opstellen en verstrekken (M)JOB
Opstellen en verstrekken meerjarenonderhoudsbegroting is het werkproces waarin de temporisering en omvang van te plannen onderhoudswerkzaamheden worden doorgerekend op effectiviteit en prijs en ter besluitvoming van de jaarlijkse vvEvergadering een scenario wordt uitgewerkt en de onderhoudsbegroting voor het komende boekjaar wordt bepaald.
Toelichting figuur
- Het proces en de te leveren bedrijfsservice staan centraal.
- De kPi's en risico's staan altijd boven het werkproces/bedrijfsservice ingetekend, de objecten en applicatieservices staan onder het werkproces/bedrijfsservice ingetekend.
Elementen
- Administratief vastleggen JOB (Processtap, Op enig moment voorafgaand aan de uitvoering, wordt de JOB bevroren en administratief vastgelegd. Dit betekent dat de totale jaarbegroting is vastgezet. Wel is er enige ruimte gewenst om te kunnen schuiven binnen deze begroting om veranderende marktprijzen en mee- en tegenvallers op te vangen. Input: Vastgestelde JOB; planning Output: Bevroren en vastgelegde JOB Variant: Het administratief vastleggen van de JOB kan ook als eindstap van het proces Vaststellen MJOB zijn opgenomen.)
- Indienen MJOB (Processtap, Dien de MJOB in ter vaststelling conform het begrotingsproces. Input: MJOB Output: Vastgestelde MJOB)
- Onderhoudsbegroting (Bedrijfsservice)
- Opstellen en toetsen MJOB en scenario's (Processtap, Stel de MJOB op dan wel actualiseer deze, op basis van de verzamelde informatie, de conditiemeting en eventueel inspecties, door het voorstellen van technische ingrepen plus begrote kosten (meestal op basis van eenheidsprijzen) en de (gewijzigde) planningen. Vervolgens wordt de conceptversie besproken, beoordeeld en getoetst (aan jaarplanbrief, kaders en beleid) door verschillende (interne) betrokkenen. Dit kan leiden tot aanpassingen welke worden doorgevoerd, waarna wederom een beoordeling plaatsvindt. Dit is een iteratief proces, mogelijk ook samen met stap Toetsen aan financiële meerjarenplanning (FMP), dat meerdere malen doorlopen kan worden tot er een eerste concept MJOB ligt. Vaak wordt hier ook al het MT in meegenomen. Veelal wordt er gewerkt met meerdere scenario’s waar vervolgens een keuze uit gemaakt moet worden. Input: Informatie over vastgoedconditie Output: Scenario’s, Concept MJOB)
- Opstellen en verstrekken (M)JOB (Werkproces, Opstellen en verstrekken meerjarenonderhoudsbegroting is het werkproces waarin de temporisering en omvang van te plannen onderhoudswerkzaamheden worden doorgerekend op effectiviteit en prijs en ter besluitvoming van de jaarlijkse vvEvergadering een scenario wordt uitgewerkt en de onderhoudsbegroting voor het komende boekjaar wordt bepaald.)
- Opstellen uitvoeringsplanning (Processtap, Stel op basis van de vastgestelde JOB een uitvoeringsplanning op. Houdt daarbij ook rekening met andere zaken die de planning kunnen beïnvloeden, bijvoorbeeld de capaciteitsplanning. De planning dient daarnaast ook enige flexibiliteit in zich te hebben, zodat er ruimte is om tijdens de uitvoering te schuiven (ook tussen projecten onderling) wanneer er mee- of tegenvallers zijn. Communiceer de uitvoeringsplanning intern en eventueel extern, zodat er in andere processen rekening mee kan worden gehouden. Bijvoorbeeld in het proces Reparatieonderhoud, waar reparaties worden afgewogen tegen gepland Planmatig Onderhoud. Input: Vastgestelde JOB Output: Uitvoeringsplanning Variant: Wanneer de inspecties niet in het proces Vaststellen MJOB zijn uitgevoerd, kan ervoor gekozen worden deze als eerste stap in het proces Plannen Uitvoering JOB uit te voeren. Maak verschillende planningen op basis van de ‘grootte’ van een project.)
- Toetsen aan financiële meerjarenplanning (FMP) (Processtap, De concept MJOB danwel meerdere scenario’s worden getoetst aan c.q. doorgerekend in relatie tot de totale financiële meerjarenplanning van de corporatie. Pas hierbij de juiste coderingen voor bijvoorbeeld Onderhoud en Investeringen toe. Dat is van belang omdat in de uitvoering steeds vaker renovatie- en verduurzamingswerkzaamheden worden gecombineerd met werkzaamheden voor Planmatig Onderhoud. De uitgevoerde toets leidt uiteindelijk tot een voorkeursscenario. Stappen Opstellen en toetsen MJOB en scenario's en Toetsen aan financiële meerjarenplanning (FMP) kunnen meerdere keren als een cyclus doorlopen worden tot er een voorkeursscenario is. Input: Scenario’s / Concept MJOB Output: Voorkeursscenario)
- Uitvoeren inspectie element (Processtap, INDIEN INSPECTEREN ELEMENT: Inspecteer het in de reparatiemelding genoemde defecte element in de eenheid. Input: Voorbereidde inspectie Output: Inspectieresultaten/-rapport Hanteer bij het inspecteren van elementen de binnen de corporatie vastgestelde eisen voor basiskwaliteit. INDIEN VASTSTELLEN MJOB: Aanvullend op de conditiemeting kan vastgoed worden geïnspecteerd om te bepalen welke werkzaamheden er nodig zijn om de gewenste kwaliteit en conditie te behalen. Veelal wordt deze inspectie gebruikt om door het systeem voorgestelde maatregelen te toetsen of extra informatie te verzamelen wanneer een complex niet recentelijk onderdeel is geweest van de conditiemeting. Hoe deze inspectie exact vorm wordt gegeven, verschilt per corporatie. Een uitwerking van dit deel van het inspectieproces is hier niet opgenomen. Input: Gestart MJOB proces Output: Uitgevoerde inspectie Variant: De inspecties worden door sommige corporaties uitgevoerd bij het vertalen van de MJOB naar de JOB.)
- Vaststellen voorkeursscenario MJOB (Processtap, Stel het uit stap Toetsen aan financiële meerjarenplanning (FMP) voortgekomen voorkeursscenario vast. Input: Voorkeurscenario Output: Vastgesteld voorkeursscenario MJOB)
- Verstrekken opdracht conditiemeting (Processtap, Om input voor de MJOB te verzamelen, is het nodig de conditie van het bezit te kennen. Als input voor de MJOB kan opdracht tot het intern of extern uitvoeren van een conditiemeting worden verstrekt. Input: Verzamelde informatie Output: Verstrekte opdracht tot uitvoeren conditiemeting Variant: Bij het volledig conform RGS werken kan ervoor gekozen worden om de conditiemeting niet meer zelf te laten uitvoeren. In dat geval kunnen de partners verantwoordelijk zijn voor het aanleveren van de complexcondities op basis van een conditiemeting of schouw. Bij hybride vormen, bijvoorbeeld wanneer alleen bij bepaalde complexen of voor bepaalde werkzaamheden conform RGS wordt gewerkt, zal er zowel van de partners informatie moeten komen als vanuit de interne organisatie. De conditiemeting kan ook jaarlijks standaard ingepland zijn, waardoor een expliciete opdracht niet nodig is. Inspiratie: Automatiseer de overdracht van de informatie van de partners, zodat dit direct kan worden verwerkt in de MJOB-software.)
- Verwerken resultaten conditiemeting (Processtap, Verwerken de resultaten van de conditiemeting in het systeem. Input: Uitgevoerde conditiemeting Output: Verwerkte resultaten conditiemeting Het is ook mogelijk om tijdens het uitvoeren van de conditiemeting alle gegevens al in een systeem te verwerken. Dan is deze stap hier niet meer nodig. Een andere mogelijkheid is om bij het verwerken van de conditiemeting voorgestelde ingrepen al te koppelen aan normbedragen (prijzenboek) om zo meteen een financieel inzicht te hebben.)
- Verzamelen informatie eenheden en beleid (Processtap, Verzamel alle informatie benodigd voor het opstellen van de MJOB. Input: Moment in de tijd Output: Verzamelde informatie Inspiratie: De kwaliteit van de aangeleverde informatie is essentieel voor een zo accuraat mogelijke MJOB. Met name de datakwaliteit van vastgoedgegevens is een thema dat bij corporaties hoog op de agenda staat. Er zijn verschillende manieren om de datakwaliteit te controleren. Dit kan door middel van de inzet van analisten, het gebruik van controlerapporten, het automatiseren en inrichten van processen rondom het beheer van datakwaliteit. In de risicoparagraaf wordt ingegaan op enkele concrete risico’s en mogelijke beheersmaatregelen. Het proces MJOB kan ook opgestart worden wanneer er nieuw vastgoed is opgeleverd. Dit zorgt namelijk voor wijzigingen in de MJOB ten opzichte van het voorgaande jaar.)
- Verzoek nieuwe MJOB VvE (Gebeurtenis)
- Verzoek nieuwe MJOB VvE uitgevoerd (Gebeurtenis)
Gerelateerde views
- 035 Opstellen en verstrekken (M)JOB (Bedrijfsproces)
- 035 Voeren technisch beheer VVE (Bedrijfsproces)
- Jaarcyclus ALV VvE (Procesketen)
- Procesmodel incl werkprocessen
Relaties
- Opstellen en verstrekken (M)JOB aggregeert Uitvoeren inspectie element (AggregationRelationship)
- Opstellen en verstrekken (M)JOB aggregeert Verzamelen informatie eenheden en beleid (AggregationRelationship)
- Opstellen en verstrekken (M)JOB aggregeert Opstellen en toetsen MJOB en scenario's (AggregationRelationship)
- Opstellen en verstrekken (M)JOB aggregeert Indienen MJOB (AggregationRelationship)
- Opstellen en verstrekken (M)JOB aggregeert Opstellen uitvoeringsplanning (AggregationRelationship)
- Opstellen en verstrekken (M)JOB aggregeert Administratief vastleggen JOB (AggregationRelationship)
- Opstellen en verstrekken (M)JOB leidt tot Verzoek nieuwe MJOB VvE uitgevoerd (TriggeringRelationship)
- Opstellen en verstrekken (M)JOB realiseert Onderhoudsbegroting (RealizationRelationship)
- Opstellen en verstrekken (M)JOB aggregeert Verstrekken opdracht conditiemeting (AggregationRelationship)
- Opstellen en verstrekken (M)JOB aggregeert Verwerken resultaten conditiemeting (AggregationRelationship)
- Opstellen en verstrekken (M)JOB aggregeert Toetsen aan financiële meerjarenplanning (FMP) (AggregationRelationship)
- Opstellen en verstrekken (M)JOB aggregeert Vaststellen voorkeursscenario MJOB (AggregationRelationship)
- Voeren technisch beheer VVE aggregeert Opstellen en verstrekken (M)JOB (AggregationRelationship)
- Verzoek nieuwe MJOB VvE leidt tot Opstellen en verstrekken (M)JOB (TriggeringRelationship)