020 Afhandelen huuropzegging

CORA 4.3.1

Kennismodel

Type Werkproces

ArchiMate

Elementtype: ArchiMateView
Element-id: Id-05abc6c1-8a2d-c4d6-2914-de7ce9ce9fbd
ArchiMate-model: CORA 4.3.1

Downloads

Werkproces 020 Afhandelen huuropzegging als SVG

020 Afhandelen huuropzegging

Elementen

% Inplannen inspecties binnen termijn (Value, Percentage van de inspecties dat binnen X dagen wordt ingepland na bevestiging huuropzegging.)
(Digitale) eindafrekening (Representation)
Aantal beëindigde huurovereenkomsten in de meetperiode (Value, Aantal beëindigde huurovereenkomsten in de meetperiode.)
Aantal opgezegde huurovereenkomsten in de meetperiode (Value, Aantal huurovereenkomsten met een opzegdatum in de meetperiode.)
Afhandelen huuropzegging (BusinessProcess, Afhandelen Huuropzegging bestaat uit de processtappen die nodig zijn om een ingekomen verzoek tot huuropzegging af te handelen.)
Archiveren huuropzegging (BusinessProcess, Archiveer het huuropzeggingsbericht in het hiervoor bestemde systeem. Input: Bevestigde huuropzegging Output: Gearchiveerde huuropzegging Deze stap wordt veelal geautomatiseerd verwerkt.)
Bepaling inspectie (ApplicationService, Geautomatiseerde handelingen gericht op het registreren en opslaan wanneer een te onderhouden eenheid, verhuurbare eenheid, verkoopbare eenheid of verkochte eenheid geïnspecteerd zal worden.)
Bevestigen huuropzegging (BusinessProcess, Stuur de vertrekkende huurder een bevestiging van de huuropzegging. Neem contact op met de vertrekkende huurder om diens nieuwe adres te controleren en een einddatum af te spreken. Communiceer ook het vervolgtraject, bijvoorbeeld voor: Voorinspectie EPA-label inspectie Verkoopproces Planning mutatiewerkzaamheden Asbestinventarisatie Input: Verwerkte huuropzegging Output: Bevestigde huuropzegging Variant: Bij sommige corporaties wordt de huurder persoonlijk gecontacteerd om de vervolgstappen te bespreken. Dit kan dan een aparte stap ‘contacteren huurder’ zijn. Inspiratie: De bevestiging van een huuropzegging kan ook een trigger zijn voor het proces van asbestinventarisatie wanneer het een eenheid betreft van voor een bepaald bouwjaar.)
Bevestiging huuropzegging (Representation)
Bouwkundig element(en) (Representation)
Contactadres (Representation)
Controleren eindafrekening (BusinessProcess, Controleer opgemaakte eindnota. Input: Opgestelde eindnota Output: Gecontroleerde eindnota Controle hoeft niet achteraf plaats te vinden wanneer bij het opvoeren van kosten deze aan de voorkant al worden geaccordeerd door de budgethouder. De eindnota kan dan automatisch worden gegenereerd en verstuurd.)
Debiteur (Representation)
Eenheid (Representation)
Eindafrekening (Representation)
Eindinspectierapport (Representation)
Generatie eindafrekening (ApplicationService, Geautomatiseerde handelingen gericht op het aanmaken en vastleggen van een eindafrekening voor een geleverde dienst.)
Huurder (Representation)
Huuropzegging (Representation)
Huurovereenkomst (Representation)
Huurovereenkomst beëindigd (BusinessService, Dit is de huurovereenkomst die op initiatief van huurder of verhuurder (met inachtneming van de opzegtermijn) is ontbonden en daarmee het exclusief gebruiksrecht en daaruit voortkomende rechten voor huurder is komen te vervallen per datum waarop de huurovereenkomst is beeindigd.)
In gebreke stellen huurder (BusinessProcess, Stel indien de huurder zich niet aan de, in het eindinspectierapport vastgelegde, afspraken houdt, een in gebreke stellingsbericht op en stuur deze aan de contractant. Indien de contractant niet binnen de gestelde termijn reageert, wordt het Incassoproces gestart. Input: Eindinspectierapport Output: In gebreke gestelde contractant)
In gebreke stelling (Representation)
Innemen sleutels en formaliseren beëindigd huurcontract (BusinessProcess, De vertrekkende huurder levert de sleutels in, samen met de meterstanden en het overnameformulier (en indien van toepassing de getekende afstandsverklaring). Hiermee is de beëindiging van de huurovereenkomst geformaliseerd. Input: Ondertekend Eindinspectierapport Output: Ingenomen sleutels beëindigde huurovereenkomst Sleutels worden in sleutelkluis geplaatst.)
Inspectieorder (Representation)
Inspectieplanning (Representation)
Klanttevredenheid vertrekkende huurder (Value, Beoordeling van de vertrekkende huurder van het proces verlaten woning.)
Meterstanden (Representation)
Notificering ingebrekestelling (ApplicationService, Geautomatiseerde handelingen gericht op het informeren van de (ex)huurder waarin deze wordt geinformeerd dat sprake is van een in gebreke stelling en dat eventuele kosten in rekening worden gebracht.)
Opstellen eindafrekening (BusinessProcess, Maak de eindnota op basis van alle informatie over de huur(opzegging) en woninginspectie. Input: Ondertekend eindinspectierapport, openstaand saldo huur en servicecomponenten, andere openstaande nota’s en ZAV-afspraken Output: Opgestelde eindnota)
Overnameformulier (Representation)
Plannen inspectie(s) (BusinessProcess, Plan intern de voor-, eind- en indien nodig tusseninspectie ter voorbereiding op de opdrachtverstrekking. Input: Bepaalde vervolgstappen Output: Geplande inspecties Een belangrijk aspect in dit deel van het proces is het plannen van inspecties en het plannen van de uitvoering van mutatiewerkzaamheden. Doel is veelal om de leegstandsperiode zo kort mogelijk te houden. Variatie zit in de volgorde van deze werkzaamheden en wie er bij bepaalde stappen betrokken wordt. Corporaties hebben dan ook verschillende varianten op dit proces. Onder meer: In plaats van twee inspecties één inspectie uitvoeren. Het laten vervallen van de voorinspectie leidt veelal niet tot een betere uitvoering van dit proces. Met het laten vervallen van de eindinspectie wordt meer geëxperimenteerd. Bijvoorbeeld door deze geheel te laten vervallen of te combineren met de sleuteluitgifte aan de nieuwe huurder. In andere gevallen wordt de uitvoerende van het mutatieonderhoud zo vroeg mogelijk betrokken in het inspectieproces, bijvoorbeeld door iemand van de aannemer mee te nemen naar de voorinspectie. Zo houd je de lijnen kort, wordt de kwaliteit van de inspectie beter, is de informatievoorziening optimaal, ontstaat er een scherpere planning en is daarmee de doorlooptijd van het mutatieonderhoud veelal korter en de kwaliteit veelal beter. Zie ook Inspecteren vastgoed.)
Planning inspectie(s) (Representation)
Sleutelnummer (Representation)
Tijdigheid bevestiging opzeggen (Value, Aantal werkdagen waarbinnen er contact is geïnitieerd met de vertrekkende huurder voor het bevestigen van de huuropzegging en eventuele te nemen vervolgstappen.)
Toetsing eindafrekening (ApplicationService, Geautomatiseerde handelingen gericht op het registreren en vastleggen of de kostenspecificatie en bedragen van de opgestelde eindnota volledig en correct zijn.)
Vastgoedbestemming (Representation)
Verstrekken inspectieopdracht(en) (BusinessProcess, Verstrek opdracht voor het starten van de inspectie van de eenheid. Input: Bepaalde vervolgstappen Output: Verstrekte inspectieopdrachten)
Verstrekking order inspectie (ApplicationService, Geautomatiseerde handelingen gericht op het versturen van een inspectieopdracht gebaseerd op de planning en het toewijzen van deze opdrachten aan eigen medewerkers of leveranciers.)
Versturen eindafrekening (BusinessProcess, Verstuur de goedgekeurde eindafrekening naar de huurder. De bedrijfsfunctie huurdebiteurenbeheer ontvangt een kopie om een factuur te kunnen opstellen indien de huurder moet betalen. De bedrijfsfunctie crediteurenbeheer ontvangt een kopie om een boeking te kunnen doen indien de huurder geld ontvangt. Input: Goedgekeurde eindnota Output: Verstuurde eindnota)
Versturen eindafrekening (Value, Aantal werkdagen waarbinnen de eindafrekening wordt verstuurd na einde huurcontract/inlevering sleutels.)
Vertrekmutatiegraad (Value, Het totaal aantal eenheden met een beëindigde huurovereen-komst plus het totaal aantal terugge-kochte eenheden in de meetperiode als percentage van het totaal aantal in exploitatie zijnde eenheden plus totaal aantal met een terugkoop-plicht verkochte eenheden op 1 januari van de betreffende meetperiode Formule: (A+B)/C*100%)
Verwerken verzoek huuropzegging (BusinessProcess, Leg onder meer de volgende gegevens van de huuropzegging vast: De datum van de ontvangst van de huuropzegging. De einddatum, de datum per wanneer de huur, het contract, is opgezegd. De reden van vertrek. Het nieuwe contactadres van de huurder. Input: Verzoek beëindiging huurovereenkomst Output: Verwerkte huuropzegging De huuropzegging kan op verschillende (digitale) manieren binnenkomen. Deze processtap biedt veel mogelijkheden voor digitalisering. Zo kan een contractant bij sommige corporaties bij het digitaal opzeggen van de huurovereenkomst in de ‘mijn’ omgeving of digitale balie ook direct de voor- en eindinspectie inplannen. Een medewerker controleert deze gegevens en legt ze vervolgens vast. Het verwerken van de gegevens is dan niet meer dan het controleren ervan. Een mogelijkheid is om het zo in te richten dat de verwerking van de huuropzegging in het systeem automatisch werkt als trigger voor andere processen, zoals het plannen van inspecties.)
Verwerking huuropzegging (ApplicationService, Geautomatiseerde handelingen gericht op het registreren en opslaan van de huuropzegging.)
Verwerking sleutels (ApplicationService, Geautomatiseerde handelingen gericht op het registeren en opslaan van uitgegeven sleutelnummers, certificaat en aantallen inclusief metadata.)
Verwerking uitgaande factuur (ApplicationService, Geautomatiseerde handelingen gericht op het registeren en opslaan van een factuur voor de debiteur.)
Verwerking verhuurdossier (ApplicationService, Geautomatiseerde handelingen gericht op het registreren, wijzigen en opslaan van benodigde gegevens voor de verhuring inclusief metadata.)
Verzoek beeïndigen huurovereenkomst (BusinessEvent)
Verzoek beeïndigen huurovereenkomst verwerkt (BusinessEvent)
Vordering (Representation)

Relaties

Bepaling inspectie bedient Plannen inspectie(s) (ServingRelationship)
Verwerken verzoek huuropzegging verwerkt Huuropzegging (AccessRelationship)
Versturen eindafrekening verwerkt Debiteur (AccessRelationship)
Archiveren huuropzegging verwerkt Huuropzegging (AccessRelationship)
Verwerking uitgaande factuur bedient Versturen eindafrekening (ServingRelationship)
Innemen sleutels en formaliseren beëindigd huurcontract verwerkt Sleutelnummer (AccessRelationship)
Versturen eindafrekening is gerelateerd aan Versturen eindafrekening (AssociationRelationship)
Aantal beëindigde huurovereenkomsten in de meetperiode is gerelateerd aan Afhandelen huuropzegging (AssociationRelationship)
Verstrekken inspectieopdracht(en) verwerkt Inspectieorder (AccessRelationship)
Opstellen eindafrekening verwerkt Debiteur (AccessRelationship)
Bevestigen huuropzegging verwerkt Bevestiging huuropzegging (AccessRelationship)
Verstrekking order inspectie bedient Verstrekken inspectieopdracht(en) (ServingRelationship)
Vertrekmutatiegraad is gerelateerd aan Afhandelen huuropzegging (AssociationRelationship)
In gebreke stellen huurder verwerkt Eindinspectierapport (AccessRelationship)
Bevestigen huuropzegging leidt tot Archiveren huuropzegging (TriggeringRelationship)
Afhandelen huuropzegging leidt tot Verzoek beeïndigen huurovereenkomst verwerkt (TriggeringRelationship)
Bevestigen huuropzegging verwerkt Vastgoedbestemming (AccessRelationship)
Bevestigen huuropzegging verwerkt Inspectieplanning (AccessRelationship)
Opstellen eindafrekening verwerkt Eindinspectierapport (AccessRelationship)
Opstellen eindafrekening leidt tot Controleren eindafrekening (TriggeringRelationship)
Innemen sleutels en formaliseren beëindigd huurcontract verwerkt Meterstanden (AccessRelationship)
Generatie eindafrekening bedient Opstellen eindafrekening (ServingRelationship)
Toetsing eindafrekening bedient Controleren eindafrekening (ServingRelationship)
Controleren eindafrekening verwerkt Eindafrekening (AccessRelationship)
Verwerken verzoek huuropzegging verwerkt Huurder (AccessRelationship)
Verwerking verhuurdossier bedient Archiveren huuropzegging (ServingRelationship)
Verwerking huuropzegging bedient Bevestigen huuropzegging (ServingRelationship)
Innemen sleutels en formaliseren beëindigd huurcontract verwerkt Overnameformulier (AccessRelationship)
% Inplannen inspecties binnen termijn is gerelateerd aan Plannen inspectie(s) (AssociationRelationship)
Opstellen eindafrekening verwerkt Vordering (AccessRelationship)
Bevestigen huuropzegging verwerkt Eenheid (AccessRelationship)
Afhandelen huuropzegging realiseert Huurovereenkomst beëindigd (RealizationRelationship)
Verstrekken inspectieopdracht(en) verwerkt Bouwkundig element(en) (AccessRelationship)
Verwerken verzoek huuropzegging leidt tot Bevestigen huuropzegging (TriggeringRelationship)
Verwerken verzoek huuropzegging verwerkt Contactadres (AccessRelationship)
Plannen inspectie(s) verwerkt Planning inspectie(s) (AccessRelationship)
Notificering ingebrekestelling bedient In gebreke stellen huurder (ServingRelationship)
Tijdigheid bevestiging opzeggen is gerelateerd aan Bevestigen huuropzegging (AssociationRelationship)
Klanttevredenheid vertrekkende huurder is gerelateerd aan Afhandelen huuropzegging (AssociationRelationship)
Aantal opgezegde huurovereenkomsten in de meetperiode is gerelateerd aan Afhandelen huuropzegging (AssociationRelationship)
Controleren eindafrekening leidt tot Versturen eindafrekening (TriggeringRelationship)
Versturen eindafrekening verwerkt (Digitale) eindafrekening (AccessRelationship)
Verwerking sleutels bedient Innemen sleutels en formaliseren beëindigd huurcontract (ServingRelationship)
In gebreke stellen huurder verwerkt In gebreke stelling (AccessRelationship)
Plannen inspectie(s) leidt tot Verstrekken inspectieopdracht(en) (TriggeringRelationship)
Verwerken verzoek huuropzegging verwerkt Huurovereenkomst (AccessRelationship)
Opstellen eindafrekening verwerkt Eindafrekening (AccessRelationship)
Archiveren huuropzegging verwerkt Huurder (AccessRelationship)
Verzoek beeïndigen huurovereenkomst leidt tot Afhandelen huuropzegging (TriggeringRelationship)
Verwerking huuropzegging bedient Verwerken verzoek huuropzegging (ServingRelationship)