CORA en VERA online

Verhuren eenheid

Procesketen

CORA 4.3.1
Bekijken met Legenda Bekijken op ware grootte om deze op te slaan or printen
Onder het model staat een lijst van de getoonde elementen.
ArchiMateNote KPI's ArchiMateNote Dienstverlening aan nieuwe huurder Passende eenheid is (de combinatie van) een fysieke woning, bedrijfsruimte, parkeerplaats enzovoorts, waarvan de 'woningzoekende' op basis van vigerende wet- en regelgeving het gebruiksrecht of eigendomsrecht mag verkrijgen en die zo goed als mogelijk aansluit bij de wensen van de huurder/koper. (Product) Passende eenheid De gematchte eenheid is de combinatie beschikbare eenheid en beschikbare kandidaten waarbij de volgorde van matches op basis van vooraf gestelde criteria en volgordebepaling bekend is. De kandidaat weet hiermee of deze in aanmerking (kan) komen voor deze eenheid. De gegadigde is de kandidaat die de beschikbare eenheid daadwerkelijk krijgt aangeboden. (BusinessService) Gematchte eenheid De gegadigde is de eerste kandidaat op de kandidatenlijst die overeenkomstig de bepalingen recht heeft om in aanmerking te komen voor de beschikbare eenheid. Indien de eerste kandidaat weigert of door de aanbieder om moverende redenen wordt geweigerd, wordt de eerste volgende geschikte kandidaat de gegadigde. (BusinessService) Gegadigde Dit is de eenheid (woning, bedrijfsruimte, garage, parkeerplaats enzovoorts) waarvan middels een publicatie (woningadvertentie) bekend is gemaakt is dat deze voor een nieuwe verhuring/verkoop beschikbaar komt/is gekomen en waarvoor belangstellenden hun belangstelling kunnen tonen. (BusinessService) Gepubliceerde eenheid Verhuurde eenheid is (de combinatie van) een fysieke woning, bedrijfsruimte, parkeerplaats enzovoorts, waarvan de huurder het exclusieve gebruiksrecht heeft en op basis van de huurovereenkomst en algemene voorwaarden van de woningcorporatie recht heeft op aanvullende diensten. (Product) Verhuurde eenheid Het exclusieve gebruiksrecht huureenheid aan huurders betreft de overeengekomen dienst waarbij (mede)huurder exclusief het gebruiksrecht heeft verkregen voor de overeengekomen periode van vastgoed dat in eigendom is van de woningcorporatie en waarbij de woningcorporatie zorg draagt voor het adequaat beheer en onderhoud van dit vastgoed. (BusinessService) Exclusief gebruiksrecht huureenheid Het document (inclusief bijlagen) waarin de rechten en plichten omtrent het exclusief gebruiksrecht van een huureenheid door de woningcorporatie (als verhuurder) en de huurder worden vastgelegd en ondertekend. (BusinessService) Afgesloten huurovereenkomst Dit zijn de sleutels van de huureenheid die aan huurder worden overgedragen zodra de huurder het exclusief gebruiksrecht van betreffende huureenheid heeft verkregen. (BusinessService) Overhandigde sleutels BusinessInteraction Procesketen aanboeden en verhuren eenheid Procesboek: Te publiceren eenheid (BusinessEvent) Eenheid voor publicatie beschikbaar gesteld Het zorgdragen van vraag en aanbod van vastgoed binnen gestelde kaders (BusinessFunction) Vastgoedbemiddeling Het zorgdragen dat het beschikbaar komende aanbod van vastgoedeenheden wordt aangeboden aan de klant(groep) die daar conform de wens van de klant(groep) én vigerende wet- en regelgeving het beste op aansluit. (BusinessFunction) Matching Werven en selecteren kandidaten is het bedrijfsproces waarmee beschikbaar komend vastgoed op basis van vooraf vastgestelde kaders inclusief vigerende wet- en regelgeving wordt aangeboden en geïnteresseerde kandidaten worden verzameld om vervolgens op basis van vooraf gestelde criteria de volgorde wordt bepaald welke kandidaat als eerste recht heeft ( de gegadigde) om in aanmerking te komen voor de te verhuren/verkopen vastgoedeenheid (BusinessProcess) Werven en selecteren kandidaten Publiceren eenheid bevat alle processtappen die nodig zijn om een te verhuren eenheid te publiceren, zodat geïnteresseerde huurders erop kunnen reageren. Dit proces wordt gevolgd voor te verhuren eenheden, ofwel als gevolg van een huuropzegging, ofwel wanneer er sprake is van een nieuwe eenheid (nieuwbouw, aankoop). Niet alle toewijzingsmodellen vragen om het volledig volgen van alle processtappen. In dit referentieproces wordt uitgegaan van het Aanbodmodel (Wachttijdmodel). Overige modellen kunnen aanleiding geven tot het overslaan van stappen of een geheel andere variant van dit proces. (BusinessProcess) Publiceren eenheid Verzamel alle voor het publiceren benodigde gegevens en controleer of alles volledig is, wanneer duidelijk is dat er bezit vrijkomt voor nieuwe verhuring. Voorzie de te publiceren eenheid van een woonruimtebemiddelingsmodel. Veel voorkomende voorbeelden daarvan zijn: Aanbod model (wachttijd model) Optie model (wens en wacht model) Loting model Direct te huur model Woningruil model Verkoop model Handmatige toewijzing model Het WRB-model kan grote invloed hebben op het verdere procesverloop. Als voorbeeld: bij directe verhuur worden veel stappen overgeslagen en vindt direct screening/intake van een kandidaat plaats. Input: Bepaalde vervolgstap voor eenheid/complex (B.5.1.) en Vastgestelde aanbiedhuur (B.5.4.). Output: Gecontroleerde publicatiegegevens, conform gekozen WRB-model. (BusinessProcess) Verzamelen en controleren publicatiegegevens Publiceer de eenheid ten behoeve van het werven van nieuwe huurders, via de hiervoor door de corporatie gebruikte kanalen. Input: Gecontroleerde publicatiegegevens. Output: Publicatie woningadvertentie. Inspiratie: In plaats van het handmatig verzamelen van foto’s en woningplattegronden en het overtypen van woningkenmerken van het ERP naar het WRB-systeem, gebruiken veel corporaties gestandaardiseerde koppelingen. Bezichtigingsdata van tevoren inplannen met huidige huurder en in de advertentie al weergeven. Woningen categoriseren naar betaalbaarheid in verband met passend toewijzen. De advertentietekst aanvullen met informatie over voorrang voor kandidaten die voldoen aan gestelde passendheidsnormen. (BusinessProcess) Publiceren / adverteren Voeg op basis van de eindinspectie, het uitgevoerde mutatieonderhoud en de definitief vastgestelde aanbiedhuur, aanvullende informatie toe aan de uitstaande woningadvertentie. Input: Eindinspectierapport/Uitgevoerde onderhoudsorder/Vastgestelde aanbiedhuur. Output: Aangevulde woningadvertentie. (BusinessProcess) Aanvullen advertentiegegevens Bepalen kandidaat levert een definitieve gegadigde op die de eenheid gaat huren na ondertekening van het contract. Het proces volgt op Opstellen kandidatenlijst. Ook wanneer er maar één kandidaat is, spreken we van een kandidatenlijst. (BusinessProcess) Bepalen kandidaat Nodig de eerste kandidaat (of kandidaten in geval van groepsbezichtiging) die bovenaan de kandidatenlijst staat uit voor een bezichtiging van de eenheid. Input: Bezichtigingsplanning (Individueel of Groep) Output: Bezichtigde eenheid Van tevoren inplannen en automatisch aanbieden van de datum. Maak gebruik van een (tussentijdse) interessepeiling. (BusinessProcess) Uitvoeren (groeps)bezichtiging Na de bezichtiging krijgt kandidaat 1 de vraag of er daadwerkelijk interesse is. Wijst deze kandidaat de eenheid af, dan wordt de vraag aan kandidaat 2 gesteld. Etc. Deze vraag kan ook gelijktijdig worden gesteld om geen doorlooptijd te verliezen. De kandidaat accepteert of weigert de eenheid na bezichtiging en deze reactie wordt verwerkt. Input: Reactie kandidaat na (groeps)bezichtiging eenheid Output: Verwerkte reactie kandidaat Er kan een variant voorkomen dat een kandidaat wel interesse toont maar nog niet definitief accepteert. (BusinessProcess) Verwerken acceptatie/weigerin- g Houd een intake met de kandidaat die de eenheid heeft geaccepteerd en controleer (de geldigheid van) de inschrijfgegevens zoals de verhuurdersverklaring, inkomensgegevens en ID. Soms wordt ook een signaleringslijst geraadpleegd. Het gebruik van een dergelijke lijst is gebonden aan strikte (AVG) wet- en regelgeving. Input: Positieve reactie kandidaat Output: Gecontroleerde gegevens kandidaat voor definitieve toewijzing Varianten: Deze processtap uitvoeren alvorens een uitnodiging tot bezichtiging te versturen. Dat voorkomt teleurstelling bij de woningzoekende achteraf en bespaart doorlooptijd. Intakegesprek voeren met de kandidaat als onderdeel van deze processtap. Toetsen of iemand als persoon gaat passen in een complex bijvoorbeeld door te hospiteren. (BusinessProcess) Screenen kandidaat / Intake Wanneer een kandidaat (voorlopig) heeft geaccepteerd en door de (optionele) screening/intake is gekomen, wordt de toewijzingsbrief verstuurd met IRF, concept huurcontact, huurvoorwaarden, brochureonderhoudsabonnement, etc. De toewijzing is pas definitief wanneer de gegadigde het huurcontract heeft ondertekend. Alle andere kandidaten ontvangen bericht dat zij niet voor de eenheid geselecteerd zijn. Input: Geaccepteerde eenheid met eventueel gescreende kandidaat Output: Voorlopig geaccepteerde kandidaat Persoonsgegevens kandidaat via koppeling van WRB-systeem naar systeem corporatie sturen. (BusinessProcess) Voorlopige acceptatie Stuur op basis van de (volgorde op de) kandidatenlijst een woningzoekende een woningaanbieding en plan een afspraak voor een (groeps)bezichtiging. Input: Definitieve kandidatenlijst Output: Bezichtigingsplanning (Individueel of Groep) Inspiratie: Interessepeiling organiseren onder woningzoekenden die hebben gereageerd. Mogelijke varianten: 24-uur interessepeiling waarbij de kandidaat die bovenaan de lijst staat de kans krijgt om te bevestigen dat deze de woningaanbieding wenst te ontvangen. Direct woningaanbieding doen aan kandidaat die bovenaan de lijst staat en parallel hieraan (dus zonder tijdverlies) de overige 10 kandidaten polsen of deze de woningaanbieding wensen te ontvangen. Uiteraard met het voorbehoud dat anderen hen voor kunnen zijn. (BusinessProcess) Aanbieden eenheid Opstellen kandidatenlijst bevat alle processtappen die nodig zijn om voor een te verhuren eenheid te komen tot een lijst met passende kandidaten. Het proces kan volgen op proces Publiceren eenheid, maar ook wanneer een eenheid niet gepubliceerd is, moeten de (niet optionele) stappen in dit proces doorlopen worden om te komen tot een passende toewijzing. Ook wanneer er maar één kandidaat is, spreken we van een kandidatenlijst. (BusinessProcess) Opstellen kandidatenlijst Informeer geregistreerde woningzoekenden die een zoekprofiel hebben dat een woning, welke voldoet aan de passendheid en de woonwensen, in het aanbod is gekomen. Input: Gepubliceerde eenheid en Registreren Woningzoekenden Output: Genotificeerde woningzoekende. Inspiratie: Automatisch gegenereerd tipbericht dat vanuit het WRB-systeem naar de woningzoekende wordt verstuurd. (BusinessProcess) Notificeren passend aanbod Woningzoekenden reageren op advertenties van vrijkomende eenheden. Input: Woningadvertentie/Publicatie. Output: Reactie woningzoekende. (BusinessProcess) Reageren Verwerk alle reacties van woningzoekenden tot een volgordelijst met kandidaten. Deze stap is optioneel, vanwege de mogelijkheid dat als aan de voorkant al op passendheid gecheckt wordt, er maar 1 geschikte kandidaat is. Input: Verwerkte reacties Output: Voorlopige kandidatenlijst (BusinessProcess) Verwerken reacties Controleer de gegevens van de kandidaten op de voorlopige lijst op volledigheid en of controleer of de kandidaten op basis van hun gegevens en de criteria voor passend toewijzen in aanmerking komen voor deze eenheid. Wat er exact gecontroleerd dient te worden, kan afhankelijk zijn van bijvoorbeeld de wijze van reageren, een passendheidscheck aan de voorkant of het gebruik van een huurpaspoort voor de inkomenstoets. Input: Voorlopige kandidatenlijst Output: Gecontroleerde gegevens Verschillende aanbieders van woningzoekendenportalen ontwikkelen een zogenaamd ‘Huurpaspoort’ met gevalideerde (inkomens)gegevens die worden opgehaald bij sites van de overheid. Woningzoekende hoeven dan niet zelf inkomensgegevens bij de overheid op te vragen en aan te leveren en het inkomen kan geautomatiseerd worden gecontroleerd op passendheid. (BusinessProcess) Controleren passendheid Stuur kandidaten die niet voldoen aan de toewijzingscriteria een afwijzing. Deze stap is optioneel wanneer er aan de voorkant al op passendheid gecheckt wordt. Input: Gecontroleerde gegevens Output: Afgewezen kandidaat (BusinessProcess) Afwijzen kandidaat Stel op basis van de gecontroleerde gegevens van kandidaten die hebben gereageerd, een definitieve kandidatenlijst op met kandidaten die voldoen aan de gestelde eisen voor deze specifieke eenheid. De definitieve kandidatenlijst kan ook bestaan uit 1 kandidaat, bijvoorbeeld bij directe matching. Wanneer er sprake is van loting wordt op basis van de loting de kandidatenlijst definitief gemaakt, daarna kan er niks meer aan veranderd worden. Input: Gecontroleerde gegevens Output: Definitieve kandidatenlijst Variantie: De interessepeiling kan gelijklopen met het doen van de eerste aanbieding. (BusinessProcess) Definitief maken kandidatenlijst BusinessEvent Eenheid gepubliceerd In procesenboek: Voorlopig geaccepteerde kandidaat Dit betreft de kandidaat die aan de voorwaarden voldoet en op basis daarvan recht heeft om de eenheid te gaan huren oftewel de gegadigde voor de beschikbare eenheid. Indien de gadigde afziet van zijn of haar recht, dan is de eerstvolgende kandidaat op de kandidatenlijst die voldoet aan de gestelde voorwaarden de nieuwe 'gegadigde' (BusinessEvent) Kandidaat voorlopig geaccepteerd Het zorgdragen voor het verhuur van het vastgoed van de woningcorporatie aan doelgroepen van beleid. (BusinessFunction) Vastgoedverhuur Het zorgdragen voor het verhuur van het vastgoed van de woningcorporatie aan doelgroepen van beleid. (BusinessFunction) Contracteren Verhuren eenheden is het bedrijfsproces waarmee aangaan en beëindigen van de huurovereenkomst met huurders wordt gerealiseerd inclusief het in rekening brengen van de netto huur (BusinessProcess) Verhuren eenheden Verhuren eenheden bestaat uit de processtappen die nodig zijn om voor een leeggekomen eenheid een nieuw verhuurcontract af te sluiten. Het selecteren van de kandidaat gebeurt in bedrijfsproces Werven en Selecteren kandidaten. Daar worden de essentiële gegevens van de kandidaat verzameld en gecontroleerd om te kunnen voldoen aan de eisen voor passend toewijzen. Wanneer een ingeschreven woningzoekende een woning geaccepteerd heeft, zal de inschrijving al dan niet automatisch aangepast moeten worden. Zie hiervoor ook de procesbeschrijving van Inschrijven Woningzoekenden. (BusinessProcess) Verhuren eenheid Verzamel ter voorbereiding van de verhuring de benodigde gegevens in een dossier. Input: Voorlopig geaccepteerde kandidaat Output: Verhuurdossier (BusinessProcess) Voorbereiden verhuurdossier Maak, indien er sprake is van een nieuwe klant, deze aan in het systeem om een contract aan te kunnen maken en betalingen te kunnen verwerken. Input: Voorlopig geaccepteerde kandidaat Output: Aangemaakte klant (BusinessProcess) Aanmaken klant Onderteken de huurovereenkomst inclusief bijlagen in de eenheid of op kantoor, door de huurder en door een bevoegde medewerker van de corporatie. Input: Voorlopig geaccepteerde kandidaat Output: Ondertekende en geëffectueerde huurovereenkomst Huurcontract digitaal ondertekenen middels een verhuurapp en/of digitale handtekening oplossing. (BusinessProcess) Ondertekenen huurovereenkomst Stel de af te sluiten huurovereenkomst voor de eenheid op voor de klant en maak de eerste verhuurnota op. Input: Aangemaakte klant Output: Aangemaakte huurovereenkomst (BusinessProcess) Opstellen huurovereenkomst Opleveren eenheid bestaat uit de processtappen die nodig zijn om een eenheid waarvoor een nieuwe huurovereenkomst is ondertekend, op te leveren aan de huurder. (BusinessProcess) Opleveren eenheid Op de dag van de sleuteluitgifte dient de eerste huurbetaling te zijn ontvangen. Indien de eerste verhuurnota niet betaald is, dan wordt er betaald tijdens de sleuteloverdracht. Niet alle corporaties stellen een betaling vooraf verplicht, het betreft hier dan ook een optionele stap. Input: Ondertekende en geëffectueerde huurovereenkomst Output: Betaling eerste verhuurnota Wanneer betaling vooraf wel verplicht is, is het een idee om het proces zo in te richten dat de ontvangst van de betaling automatisch de afspraakbevestiging voor de sleuteluitgifte is. (BusinessProcess) Controleren ontvangst eerste huurbetaling De huurder ondertekent de bij de huurovereenkomst behorende documenten zoals de staat van aanvaarding (beschrijving van het gehuurde inclusief meterstanden en eventuele foto’s). Archiveer de getekende stukken en stel een kopie beschikbaar aan de huurder. Het exacte moment waarop de staat van aanvaarding wordt getekend is variabel binnen het totale proces. Input: Ondertekende en geëffectueerde huurovereenkomst Output: Ondertekende staat van aanvaarding Variant: Sommige corporaties zijn bewust afgestapt van het maken van foto’s. Het werk dat dit met zich meebrengt woog niet op tegen eventueel gebruik bij problemen later, zo was de ervaring. Inspiratie: Staat van aanvaarding digitaal ondertekenen middels een verhuurapp en/of digitale handtekening oplossing. (BusinessProcess) Ondertekenen staat van aanvaarding Overhandig na het tekenen van de huurovereenkomst en de betaling van de eerste verhuurnota, de nieuwe huurder de sleutels van de woning. Noteer hoeveel sleutels er zijn uitgegeven. Input: Ondertekende en geëffectueerde huurovereenkomst Output: Overhandigde sleutels (BusinessProcess) Overhandigen sleutels Lever nazorg aan de nieuwe huurder. Input: Meting klantwaardering Output: Geleverde nazorg (BusinessProcess) Nazorg nieuwe huurder Procesboek: Opgeleverde eenheid (BusinessEvent) Eenheid opgeleverd In processenboek: Ondertekende huurovereenkomst (BusinessEvent) Huurovereenkomst ondertekend Procesboek: Definitieve kandidatenlijst (BusinessEvent) Kandidatenlijst definitief gemaakt Procesboek: Te matchen eenheid dit was 'Eenheid klaar voor verhuur' maar omdat dit proces ook voor te verkopen eenheden/appartementsrechten toegepast kan worden is de naam van de gebeurtenis generieker geformuleerd (BusinessEvent) Eenheid voor matching beschikbaar gesteld TriggeringRelationship RealizationRelationship Realiseert TriggeringRelationship RealizationRelationship TriggeringRelationship RealizationRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship RealizationRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship RealizationRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship Deze svg is op 22-03-2025 17:38:29 CET gegenereerd door ArchiMedes™ © 2016-2025 ArchiXL. ArchiMedes 22-03-2025 17:38:29 CET




   
   
   
   
   
   
   
   
   
   

   
   
   
   

   
   

   
   

   
   

   
   
   
   

   
   
   

   
   
   
   
   
   
   

   
   

   
   

   
   

   
   

   
   

   
   

   
   

   
   

   
   

   
   

   
   

   
   

   

Kennismodel

Type Procesketen

ArchiMate

Elementtype
ArchiMateView
Element-id
Id-000b4ebf-cff8-20d6-aa5d-8430173b1024
ArchiMate-model
CORA 4.3.1
Bron
CORA 4.3.1

Downloads

Procesketen Verhuren eenheid als SVG

Verhuren eenheid

Referentie

De keten van werkprocessen waarin het inschrijven, matchen en verhuren tot en met sleuteloverdracht aan de nieuwe huurder is uitgewerkt.
Om in aanmerking te kunnen komen voor een (sociale) huurwoning schrijven woningzoekenden zich in om inschrijfduur op te bouwen. Daarmee maken ze grotere kans om als eerste in aanmerking te komen voor de woning waarop ze reageren indien inschrijfduur de wijze is waarop de volgorde wordt bepaald. Indien loting of woonduur de volgorde bepaalt heeft inschrijfduur geen waarde. Met de kandidaat die als eerste in aanmerking komt voor de beschikbare woning en de woning ook graag wil, wordt vervolgens een huurovereenkomst opgesteld en na wederzijdse instemming getekend. Vervolgens kunnen de sleutels van de nieuwe woning worden overhandigd.

Alle stappen vanaf inschrijven tot en met overhandigen sleutel van de nieuwe woning is in CORA een procesketen. Deze procesketen is weer onderdeel van het stuurscenario 'Verhuurmutatie'.

Toelichting figuur

In deze figuur zijn de producten, diensten, processen en daarvoor benodigde bedrijfsfuncties van de procesketen in onderlinge samenhang weergeven.
Aan de rechterzijde worden altijd de producten en diensten getoond en links daarvan het betreffende proces weergegeven. De processen worden daarbij geclusterd per bedrijfsfunctie waarbij het uitgangspunt is dat we altijd beginnen met bovenaan de sturende bedrijfsfuncties te modelleren, in het midden de primaire bedrijfsfuncties en onderaan de ondersteunende bedrijfsfuncties.
De verticale weergave maakt het mogelijk om met je muis makkelijker verticaal te kunnen scrollen door de figuur op een beeldscherm.

Elementen


Overgenomen van "https://www.coraveraonline.nl/index.php?title=Id-000b4ebf-cff8-20d6-aa5d-8430173b1024&oldid=182015"
Deze pagina is voor het laatst bewerkt op 22 mrt 2025 om 15:29.
Nora-familie.png CORA & VERA zijn onderdeel van de NORA-familie↗